Le buone maniere e l’etichetta in ufficio

Le buone maniere sono fondamentali sul posto di lavoro.

Sapersi comportare correttamente e educatamente aiuta a migliorare i rapporti con i colleghi e anche, perché no? a fare carriera.

La capacità di saper stare a proprio agio in ogni tipo di situazione, personale professionale può essere un fattore decisivo nell’ottenere un lavoro, una promozione o un cambio di funzione all’interno della vostra azienda.

L’etichetta in ufficio

Come ho già detto essere in grado di confrontarsi con diversi interlocutori senza avere difficoltà e senza sentirsi in difetto è fondamentale nei rapporti di lavoro.

Qui di seguito alcuni suggerimenti su come comportarsi in modo educato e consono all’ambiente di lavoro.

La “vostra” etichetta

Anche se vi è sempre stato detto di non giudicare le persone dall’apparenza, sappiate che è quello che ognuno di noi fa quando vede un’altra persona per la prima volta.

Che vi piaccia o no, al primo incontro, l’essere umano “giudica” un altro essere umano in circa 10 secondi e senza che nessuno dei due abbia neanche proferito parola.

Quando incontrate qualcuno per la prima volta, cercate di essere sempre sorridenti e guardatelo negli occhi, quando vi date la mano, la stretta deve essere ferma – non stritolategli la mano, ma neanche dare una mano “molliccia” fa una buona impressione!

Presentatevi dicendo il vostro nome ed evitate di usare la comune formula “Piacere”, ma piuttosto preferite “Molto lieta di fare la sua conoscenza”, formula che mostra maggiore rispetto e educazione nei confronti di chi incontrate per la prima volta e che vi mantiene in confini formali e cortesi.

Etichetta telefonica

Ricordate che siete delle persone adulte e delle professioniste. Suonerie un po’ folli e sciocchine potevano andare bene finché non eravate nel mondo del lavoro, ma ora è il caso che le evitiate scegliendo qualcosa di più sobrio e che non disturbi chi vi sta intorno.

I cellulari non dovrebbero essere portati in riunione, è estremamente maleducato rispondere a una chiamata mentre si dovrebbe ascoltare un altro che parla. Se avete un’urgenza o aspettate una chiamata importante, informate chi partecipa all’incontro, in modo da evitare occhiatacce e disapprovazione in caso di squilli inaspettati. Scusatevi, chiudete velocemente la chiamata e tornate a rivolgere la vostra attenzione alla riunione. Se avete con voi il cellulare, mettetelo in modalità silenziosa e possibilmente lasciatelo nella borsa.

Anche i messaggini possono essere un ottimo metodo di comunicazione ma possono anche essere una grande distrazione se esagerate. Non messaggiate durante una riunione o peggio ancora durante una conversazione in cui siete coinvolte. Pensate come vi sentireste voi, se la persona con cui state parlando e da cui vi aspettate la massima attenzione, si facesse distrarre da sms e messaggistica istantanea di vario genere!

L’etichetta della mail

Ricordatevi che il vostro indirizzo di posta personale deve essere professionale e riconoscibile.

Quando scrivete una mail tenete presente che l’oggetto è fondamentale per far comprendere al destinatario l’importanza della vostra mail.

Firmate sempre con nome e cognome, il vostro ruolo e le informazioni necessarie a contattarvi e se avete un sito, inserite il link.

Salvo il caso in cui scriviate alla vostra migliore amica, non esprimetevi con espressioni gergali e ricordatevi di controllare sintassi, grammatica e punteggiatura.

Non utilizzate la mail per comunicare brutte notizie, in questi casi è meglio fare una telefonata.

Non rimproverate nessuno, non fate pettegolezzi e neppure diffondete notizie poco chiare o non certe, quello che scrivete resta per sempre. Se poi qualcuno inoltrasse la vostra mail a persone a cui non avreste mai voluto arrivasse l’informazione, sarebbe un vero disastro! E non usate MAI la funzione ccn (copia conoscenza nascosta) perché è molto spesso fonte di guai.
Mantenete le vostre mail brevi e professionali. Se la mail dovesse risultare troppo lunga è meglio allegare un file con le informazioni che il ricevente possa stampare e leggere con calma.

I social network

I datori di lavoro, anche i potenziali e futuri, i clienti e fornitori, usano i social media per scoprire più informazioni possibili sui loro impiegati e sui possibili partner.

Fate sempre attenzione a quello che pubblicate e se proprio volete esprimere un vostro parere, calcolate bene le conseguenze che potrebbe avere sul vostro futuro professionale e personale. Avrete sicuramente sentito di impiegati denunciati o licenziati, opportunità e occasioni perse per un commento stupido o avventato.

Non pubblicate mai niente che non vorreste mai vedere riportata da altri e messa in evidenza, ameno che non sia una notizia che davvero volete che circoli. Una volta messa on-line, sia che si tratti di una foto, di una storia, anche un solo un semplice commento, non potrete mai cancellarla! Non pubblicate le foto di altri senza autorizzazione e non “taggatele” con commenti inappropriati.

Tenete sempre presente che le persone intorno a voi vi apprezzeranno se saranno certe di avere a che fare con una persona serena ed equilibrate, quindi meglio un sorriso che un broncio! Anche se dentro di voi siete terrorizzate, non datelo a vedere. Se non siete sicure di qualcosa, chiedete. La conoscenza è potere e dà maggiore sicurezza. Restate sempre calme, composte e ferme sulle vostre posizioni e riuscirete a superare qualunque tipo di situazione per quanto terribile vi possa apparire.

 

La Comunicazione: Emittente, Destinatario, Ricevente

La comunicazione è uno dei principali e più importanti modi con i quali si ottengono e si forniscono informazioni, dandoci così la possibilità di interagire con altre persone.

Come sappiamo non si può evitare di comunicare, anche quando si sta in silenzio e tramite la comunicazione impariamo a conoscere gli altri e tutto quello che ci circonda.

Quando parliamo e quando scriviamo c’è sempre qualcuno che dice qualcosa e qualcun altro che ascolta o legge e quello che è scritto rimane molto più impresso di quello che viene detto: verba volant, scripta manent, quindi facciamo molta attenzione a quello che scriviamo.

Infine, tra chi parla e ascolta c’è una differenza di ruolo, che cambia secondo la situazione: se sto ricevendo o sto comunicando informazioni.

Emittente, Destinatario e Ricevente

La comunicazione è la trasmissione, lo scambio d’informazione, verbale (a parole) o scritta (mail, lettere, relazioni).
Quando si parla o si scrive di comunicazione, si definisce E emittente, chi manda il messaggio, mentre si definisce come D il destinatario oppure R il ricevente, chi riceve il messaggio.

Ogni comunicazione ha uno scopo, che è il motivo per cui si avvia una comunicazione.

Da segnalare, specialmente nella nostra professione, che può accadere che tra destinatario e ricevente ci sia una differenza: il destinatario è chi dovrebbe ricevere il messaggio, per esempio il capo, mentre il ricevente è l’assistente, che in realtà lo riceve.

Ora è il momento di affrontare il tema destinatario/ricevente.

Come si può entrare in sintonia con lui e coinvolgerlo emotivamente con il nostro modo di comunicare?

Una tecnica molto utile, nella comunicazione verbale, è quella del “mirroring”, che prevede la capacità di instaurare con il nostro interlocutore un “rapporto empatico”, basato sulla fiducia e la sintonia emotiva, creando empatia.

Secondo Wikipedia, l’empatia è la capacità di un individuo di comprendere in modo immediato i pensieri e gli stati d’animo di un’altra persona.

L’empatia, prevede modalità di comunicazione per cui il ricevente, ascoltando attivamente l’altro, sospende momentaneamente il suo modo di percepire la realtà per cercare di comprendere le esperienze e sintonizzarsi sulle percezioni dell’interlocutore. È una forma molto profonda di comprensione dell’altro perché si tratta d’immedesimazione nelle emozioni degli altri.

Un sistema per creare velocemente empatia con il nostro interlocutore è proprio il “mirroring” che significa assumere la stessa postura del nostro interlocutore, ma attenzione a non esagerare, perché l’altro potrebbe non comprendere e sentirsi preso in giro!

Per esempio, se chi abbiamo di fronte ha le braccia conserte, anche noi lo faremo, se il nostro interlocutore si accarezza i capelli, possiamo imitarlo, ma senza eccedere.

Il suggerimento è di non ripetere gli stessi movimenti esattamente come lui, ma quando tocca a noi parlare. Aspettiamo che finisca di esprimere il suo pensiero o di farci delle domande e poi, quando cominciamo a parlare, mimiamo la sua postura.

In questo modo ci identificherà come persone empatiche nei suoi confronti, ci vedrà come simili a lui permettendoci d’instaurare un rapporto di fiducia: “Non so perché, ma sento di potermi fidare di te”.

 

5 suggerimenti per imparare a scrivere in modo professionale

Che ci piaccia o no, nel nostro lavoro veniamo giudicate anche da come scriviamo. Una buona capacità di esprimersi per iscritto ci è utile per farci comprendere dai colleghi e guadagnarne il rispetto oltre che aiutarci a crescere in termini di sviluppo di carriera.

Un concetto espresso in forma concisa e corretta, piuttosto che contorta e confusa, il rispetto della grammatica e dell’analisi logica è fondamentale per una comunicazione efficace.

Qui di seguito alcuni suggerimenti per migliorare le nostre mail e relazioni scritte..

1. Cercate di capire a chi state scrivendo.

I migliori scrittori adattano il loro stile narrativo alle persone che presumono, leggeranno quello che stanno scrivendo. Pensate a chi è indirizzato quello che state per scrivere e immaginate le loro necessità, problemi, obiettivi, quindi procedete tenendo presente cosa volete ottenere da loro.

2. Procedete con calma.

L’adrenalina è il peggior nemico di chi scrive, quindi non aspettate l’ultimo momento per mandare una comunicazione. Se potete, cercate di ritagliarvi dei momenti in cui potete concentrarvi, scegliere con cura il tono, le parole adatte all’argomento che intendete trattare. Ricordate di fare attenzione ad eventuali errori che ci possono essere comunque, anche utilizzando il correttore automatico di Word!

3. Rileggete attentamente quello che avete scritto.

Non mandate subito la mail che avete scritto, aspettate una decina di minuti o se ne avete la possibilità anche di più. In questo modo la vostra mente ha tempo di schiarirsi e magari, tornando su quello che avete scritto, noterete di non aver espresso bene un concetto o di aver fatto degli errori che non avevate notato in precedenza.

4. Leggete molto.

Più leggete, più avete modo di imparare a scrivere meglio e di capire chi scrive male e chi invece riesce a comunicare in modo adeguato. Non limitatevi a leggere argomenti legati al vostro ambito professionale, spaziate su diversi temi e autori, in questo modo allargherete i vostri orizzonti.

5. Sviluppate un vostro stile di scrittura.

Si può imparare a scrivere bene, ma è un’attività che non può essere svolta di tanto in tanto, se volete imparare a scrivere bene, dovete esercitarvi spesso. E ricordate che chi legge le vostre email o relazioni non gradisce uno stile contorto o costellato di paroloni ed errori.