Il percorso di carriera di una Manager Assistant: suggerimenti su come crescere e cambiare

A volte il cambiamento può essere una buona cosa, soprattutto se è un stimolo a un interessante sviluppo di carriera.

Se pensi che il tuo attuale ruolo ti stia un po’ stretto e cerchi nuove sfide, guardati intorno, le possibilità ci sono, basta cercarle e mettersi in gioco.

Da PA/Ea a…?

Tutti i giorni i manager si trovano a dover affrontare un’agenda fitta di impegni, ricevono migliaia di e-mail, rispondono a chiamate a tutte le ore del giorno e a volte anche di notte, senza contare le conference call.

Come fanno a sopravvivere? Ma è ovvio! Hanno una fantastica PA/EA che li aiuta ad arrivare alla fine della giornata superando con disinvoltura tutti i problemi.

Le PA/EA sono il cuore pulsante delle organizzazioni, lavorano fianco a fianco con i manager svolgendo un ruolo di supporto chiave, garantendo la buona riuscita delle attività.

Hanno sempre più responsabilità e sono sempre più coinvolte in tutti i livelli del business delle aziende dove operano.

A volte può anche accadere che una PA/EA riesca a progredire all'interno di un settore o di un'area specifica e riesca ad ottenere un ruolo più specializzato, per esempio nell’ambito della comunicazione se ha ottime capacità di relazione, nello sviluppo del sito dell’azienda se le interessano le nuove tecnologie, nelle risorse umane o nella formazione se il suo focus è sulle persone.

La capacità di gestire la complessa vita di un manager può portarla a diventare un project manger se si fa notare per particolari doti organizzative, un team leader se ci sono gruppi di persone da organizzare.

Le possibilità sono numerose, basta averne voglia.

Interessante? Qui di seguito sono alcune idee su come fare.

La preparazione è fondamentale

Districarsi in molti compiti diversi è oggettivamente difficile, non tutti sono capaci di farlo in modo efficiente, quindi essere in grado di organizzare e coordinare più di una attività è un plus.

Con l'introduzione della tecnologia moderna, il ruolo di PA/ EA non è più solamente la gestione dell’agenda e dei documenti da preparare per le riunioni del manager, ma può diventare proprio uno di quelli elencati in precedenza.

Ma è necessario prepararsi a questi ruoli, non ci si può improvvisare.

Si sa che le PA/EA sono eccellenti a lavorare sotto pressione, imperturbabili in una situazione tesa e perfettamente in grado di lavorare bene con gli altri. Esperte di comunicazione a tutti i livelli, sanno che essere un giocatore di squadra è altrettanto essenziale.

La perfetta PA/EA conosce tutte le funzioni di Outlook per gestire al meglio le riunioni del manager, è in grado di mettere insieme una presentazione di PowerPoint, maneggia con disinvoltura tabelle Pivot in Excel, sa organizzare una videoconferenza, accendere un proiettore in sala riunioni e a volte è un IT manager improvvisato, è un’esperta di social media, ed è la persona cui rivolgersi quando nessun altro riesce ad aiutarvi.

La formazione è la chiave

Ma tutte queste capacità spesso non bastano a fare il salto di qualità, ci vuole qualcosa in più.

Questo “qualcosa in più” ve lo può fornire solo la formazione continua. In un mondo del lavoro che è in continua evoluzione è necessario stare al passo ed essere sempre aggiornate  e pronte  a nuove sfide. Attraverso la formazione è possibile non solo aggiornarsi, ma anche acquisire nuove competenze, mantenendo il cervello allenato ad apprendere.

Sia che restiate nella vostra azienda, sia che decidiate di cambiare, il fatto di avere appreso nuove e diverse competenze non può che rendervi più interessanti e farvi ottenere un ruolo che ambivate da tempo e anche uno stipendio migliore.

 

Come diventare un’assistente di successo

In un mondo in cui il tempo a disposizione è sempre meno e gli impegni sempre di più la chiave del successo di ogni manager è avere una assistente. Di conseguenza le aspettative del manager nei confronti della sua assistente sono molto più alte che in passato e ciò che è previsto per questo ruolo professionale diventa sempre più complesso e delicato. Che cosa potete fare per essere certe di avere successo nella vostra carriera?

Gestire le relazioni sul posto di lavoro

Il rapporto che avete con il vostro manager e i suoi riporti e superiori, è uno dei fattori più importanti per il vostro successo professionale. È necessario essere proattive nel comprendere a fondo le persone con cui lavorate e con cui avete un rapporto ben definito, in termini di aspettative da parte loro circa i compiti che sono pertinenti al vostro ruolo professionale. È quindi auspicabile che  utilizziate la vostra iniziativa per gestire le consuete e giornaliere attività del vostro manager senza doverlo consultare in ogni occasione.

Uno degli elementi cruciali per assicurare un rapporto di successo con il vostro manager è la comunicazione. Tuttavia, un punto fondamentale da capire è che, sebbene la comunicazione debba fluire in modo continuo, dovreste cercare di evitare domande inutili e interruzioni inopportune e invece organizzare un momento specifico per discutere in modo efficace un programma da condividere insieme.

Purtroppo a volte potrebbe essere necessario lavorare con qualcuno che provoca problemi e difficoltà, tuttavia, interagendo efficacemente con loro migliorerà le vostre capacità di relazionarvi a tutti i livelli. E' importante imparare a identificare e affrontare le situazioni difficili, in modo da poter adottare l'approccio più efficace per gestirle correttamente.

Autorevolezza e assertività

Lavorare per crearvi autorevolezza vi porterà enormi vantaggi sia nella vita lavorativa sia in quella personale. Essere autorevoli prevede la capacità di essere in grado di comunicare correttamente con ogni tipo di interlocutore, essere il punto di riferimento per il vostro manager e i colleghi, saper gestire il tempo in modo efficiente, essere assertive e sicure di voi in modo da diventare eccellenti nel negoziare e convincere chi sta intorno a voi anche quando non siete investite della necessaria autorità. Tutti questi fattori combinati definiranno nel bene o nel male, le vostre relazioni in ufficio. Queste abilità interpersonali preziose vi saranno utili sempre, non importa se cambierete ruolo o azienda.

Un suggerimento è quello di non aver paura di dire "no". Se qualcuno cerca di caricarvi di troppo lavoro e vi rendete conto che non potete gestire in modo le scadenze, siate assertive e spiegate i vostri limiti di tempo. L'approccio migliore è quello di cercare compromessi e offrire alternative in una negoziazione “win-win”.

La gestione del tempo è uno delle componenti chiave per raggiungere l’eccellenza nel vostro ruolo. Questo comporta la definizione di scadenze realistiche per completare il lavoro, la gestione non solo del vostro tempo, ma anche quello del vostro manager e la capacità di utilizzare tecniche di organizzazione e pianificazione efficaci per ottenere il massimo controllo possibile.

L’importanza dell’immagine

"Il 93% della prima impressione si basa su come ci presentiamo e solo il 7% su quello che diciamo," Albert Mehrabian. L’immagine comprende il vostro aspetto (come siete vestite, pettinate, truccate), il vostro tono di voce (se avete un tono adeguato oppure se la vostra voce è bassa e impaurita o stridula e aggressiva), l'atteggiamento con cui vi ponete nei confronti dei vostri interlocutori, e infine il linguaggio del corpo che trasmette immediatamente chi siete. Osservate gli altri intorno a voi e riflettete sulle ragioni per cui li rispettate, oppure no,  e vi renderete conto che spesso il vostro primo giudizio si basa sull’apparenza. Quindi mantenete sempre un tono di voce tranquillo per incoraggiare le persone ad ascoltarvi, mantenete un atteggiamento positivo e gli altri vi ascolteranno, tenere la testa alta, abbiate fiducia in voi stesse guardando tutti negli occhi con un sorriso e otterrete il rispetto di tutti.

Sviluppo personale e di carriera

Non dovete limitarvi a fare le cose che già sapete fare; credete in voi stesse, otterrete di più e renderete la vostra vita lavorativa interessante e stimolante. Siate proattive, pensate a soluzioni creative e accettate nuove responsabilità per ampliare il vostro ruolo e le vostre competenze. Ricordate, assumendo incarichi aggiuntivi e dimostrando le vostre capacità di iniziativa e di innovazione, contribuirà a influenzare il giudizio del vostro manager nei vostri confronti. Attuate un piano d'azione per monitorare il vostro sviluppo e utilizzatelo come prova per dimostrare al vostro manager i progressi e i risultati ottenuti.