La Manager Assistant Certificata

Si ottiene la certificazione M.A.C. superando un esame di accesso al percorso formativo che valuta sia l’esperienza accumulata dalla MA, i titoli di studio acquisiti e precedenti corsi di formazione che sono stati seguiti.

Il percorso formativo può essere svolto sia seguendo i corsi e le attività organizzati da MACSE Italia (www.macseitalia.it) sia frequentando i moduli formativi realtivi ad ogni livello di certificazione, sia seguendo altri tipi di corsi che vengono valutati da una commissione esaminatrice.

Il percorso è suddiviso in 3 livelli di certificazione: Assistant (per accedervi sono necessari 2 anni di esperienza nel ruolo e dura 5 anni), Executive Assistant (per accedervi sono necessari 5 anni di esperienza nel ruolo e dura 4 anni), Senior Executive Assistant (per accedervi sono necessari 9 anni di esperienza nel ruolo e dura 3 anni).

Per ottenere la certificazione finale di ogni livello è necessario superare un secondo esame al termine di ogni livello.

http://www.macse.it/certification/modules.asp

Chi può accedere al programma M.A.C.?Chiunque vogli accostarsi alla professione di Manager Assistant e chi vuole certificarsi durante il percorso di carriera. L'accesso al Programma M.A.C. prevede un esame per accedere al programma e uno alla fine di ogni modulo di certificazione.

Quali sono i vantaggi della certificazione M.A.C.?

Il percorso M.A.C. facilita e supporta la Manager Assistant nell'apprendimento di best practice e protocolli così da poter lavorare sia nel settore privato che nel pubblico offrendo un elevata qualità di servizio.
Si tratta di una importante qualifica che fornisce le competenze necessarie per accedere ad un percorso professionale di alto livello preparando la Manager Assistant a lavorare in ambienti di ogni genere.
M.A.C. è un programma di certificazione che prepara la Manager Assistant su varie e diverse attività in modo che sia in grado di affrontare differenti percorsi di carriera.

E’ importante che le MA si mantegano sempre aggiornate e preparate ad affrontare le nuove sfide del mercato del lavoro  leggendo riviste specializzate, newsletter e altre informazioni. E’ inoltre consigliabile che facciano networking ocn latre colleghe e che portino avanti la condivisione di pratiche di lavoro per mezzo dei programmi organizzati da MACSE Italia.

M.A.C. - la Job description

http://www.macse.it/certification/to_whom.asp

 

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Lo sviluppo di carriera

Ottenere la certificazione M.A.C.  è è l’unica strada possibile per avere una carriera di successo in questo settore. Il programma richiede tenacia e dedizione, bisogna superare degli esami di accesso al programma e di certificazione finale e seguire il percorso formativo che dura qualche anno, ma garantisce una preparazione eccellente e la possibilità di far parte dell’élite della professione.

Le aziende spesso non supportano lo sviluppo professionale delle loro MA. Il programma M.A.C.  si avvale di una serie di risorse, offerte dai programmi portati avanti dall’associazione MACSE Italia, così come di workshop, seminari e conferenze. Questi tipi di eventi sono in grado di fornire preziose opportunità di networking e sono di grande aiuto nella crescita personale e professionale.

Molto importante è anche la partnership che M.A.C.  ha attivato con la rivista di settore Executive Secretary Magazine (www.executivesecretary.com). Le MA Certificate potranno partecipare agli eventi e alle conferenze organizzate dalla riviste a tariffe favorevoli, ottenere uno sconto sull’abbonamento alla rivista e avranno accesso a informazioni, best practise e protocolli in condivisione con le colleghe straniere.

 

In futuro saranno attivati anche programmi di scambio professionali e culturali tra l’Italia e alcuni paesi di cultura anglosassone.

 

 

Il programma M.A.C. fornisce competenze di alto livello che sono il punto di partenza anche per chi vuole cambiare ruolo e iniziare una diversa carriera, raggiungendo posizioni di rilievo nelle aziende dove la MA lavora. Ottenuta la certificazione di III livello la MA avrà acquisito tali e tante competenze da essere in grado anche di avviare una sua attività indipendente nell’ambito che avrà voluto approfondire.

 

 

·Company secretarial assistant: Ben

 

 

 

 

 

From Assistant to CEO

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Have you been in a situation where everything seems to be going well? Then BAM! The balance is upset and you have to face a change. How do you deal with it?

Imagine a scenario where your job has disappeared.

Although the process will be the same in any situation, this is the moment when you need to stop, take a step back and look at the bigger picture. What is the worse that could happen? Is it life threatening? It may feel as though it is at that particular moment but it probably isn’t.

It may well be challenging but you have met challenges before and know you can overcome it.

If you have been prudent you will have been putting some money into savings for just this sort of situation, or you may get a redundancy rockclimbing in the summer. The Arctic Leadership Challenges are my legacy.

I set it up so that it can be run by my children in the future and it will provide another revenue stream for them, or they can sell it to someone else.

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About the author:

Rona Cant is an explorer, international speaker and author. Once an unexceptional, middle-aged single parent she became a round-the-world yachts woman by competing in the BT Global Challenge Round the World Yacht Race (the toughest yacht race in the world). For the last 10 years she has been putting together programmes on leadership and teamwork, and motivating businesses and individuals to get out of their comfort zone and reach their potential based on the lessons learnt on her expeditions. Her second book, Snow, Sleds & Silence – the Story of the Nordkapp Expedition describes the ups and downs of her epic adventure on this trail, which lead her to establish Arctic Leadership Challenges Ltd, which offers experiential training inside the Arctic Circle for individuals and teams.

 

 

5 suggerimenti per la gestione dei colleghi disturbatori

GRRRR! Questo collega continua a farvi impazzire? Lo conoscete ormai molto bene, ogni interazione vi lascia esaurite e infastidite. Riesce a fare cose che semplicemente vi fanno uscire di testa e vi lasciano incavolata per il resto della giornata. Un collega irritante può fare qualsiasi cosa, interrompervi continuamente, chiedervi di fare cose che non vi competono e anche arrivare a dire cose sgradevoli su di voi se fate quello che vi ha chiesto. La gamma di comportamenti può essere molto variegata.

Come si fa a trattare con qualcuno in modo da non rovinare del tutto ogni giorno di lavoro?

Ecco alcuni consigli per aiutarvi in questa situazione:

1. Fatevene una ragione, non ce l’ha con voi

Anche se vi può sembrare che il collega ce l’abbia con voi, la maggior parte delle volte il suo comportamento deriva da come si sente e dai suo problemi personali, che malauguratamente non sa gestire e riversa su di voi. Provate a non farne una questione personale. Non potete sapere quello che sta passando e concedere, ogni tanto, il beneficio del dubbio, fa bene all’anima.

2. Se insiste, evitatelo!

Riflettendoci un po’ su, sareste sorprese di come sia facile ridurre la quantità e la frequenza delle vostre interazioni con il collega molesto. Quando si presenta nel vostro ufficio, mostratevi troppo occupate per interrompere quello che state facendo per il capo, probabilmente di fronte alla parola “capo” desisterà. Chiedetegli di mandarvi una e-mail o di lasciare un post-it con la sua richiesta. Quando si riduce, in modo educato e cortese, l'interazione con qualcuno con cui non si ha un buon rapporto, spesso succede che l'interazione migliori.

Di certo anche lui ha percepito di non essere nelle vostre grazie e quindi rendendo meno frequenti i contatti diretti e lasciando a voi il tempo e il modo di gestire le sue richieste, entrambi ne trarrete giovamento.

Meno contatto = meno possibilità di irritarsi.

3. Cercate di scoprire che cosa vi disturba veramente in lui

Posto il fatto che non potete sapere perché vi disturba così frequentemente e senza apparente logica ragione, forse è meglio capire quali comportamenti specifici vi fanno perdere il controllo. Una volta mi è capitata un’esperienza con un collega che arrivava continuamente con ogni tipo di richieste, mi faceva perdere un sacco di tempo e non mi lasciava in pace neanche durante la pausa, perseguitandomi anche in mensa. Alla fine ho capito che non aveva ben capito quale fosse il mio lavoro e in modo particolare il mio ruolo rispetto al suo, dato che veniva da un’altra azienda, dove l’assistente aveva compiti diversi dai miei. Dopo averlo scoperto ho sviluppato un piano per ridurre il suo impatto su di me, che è partito dal presupposto che con molta tranquillità gli ho spiegato il mio ruolo e i miei compiti e alla fine gli ho detto che, terminate le cose che mi erano state assegnate, nel caso mi fosse rimasto tempo, sarei stata disponibile ad aiutarlo.

Non si può risolvere un problema finché non si sa esattamente di cosa si tratta.

4. Pensate a un piano strategico

Potrebbe però andarvi male e, anche con la riduzione del contatto, le interazioni continuare ad essere motivo di fastidio. A questo punto avrete bisogno di mettere insieme un piano strategico più “sottile” per migliorare le cose.

Prima di tutto fatevi un esame: potete cambiare qualcosa nel vostro atteggiamento che magari indispone il collega e lo incita a continuare nel comportamente molesto. Potete cambiare il modo in cui gli rispondete? Riuscite a controllare o almeno a ritardare la vostra reazione in modo da avere le idee più chiare, la mente sgombra così da poter capire come rispondere in modo più efficace? State facendo qualcosa che fa sì che il collega continui ad agire in un certo modo?

Certo che sì. Potete controllare ciò che fate, quindi, in primo luogo è meglio guardare a voi stesse.

Ovviamente, non potrete evitare di entrare in contatto con lui e non vi è possibile controllare il modo in cui agisce e reagisce, quindi cercate voi di minimizzare e contenere i danni. Dovete smettere di pensare a voi come vittime e agire come persone responsabili e competenti in grado di gestire anche le situazioni più difficili.

5. Dimostrate la vostra professionalità

Non importa il modo in cui il collega può agire verso di voi, dovete mantenere un approccio professionale e imparare a trattare e gestire correttamente anche i colleghi difficili. Questo significa che non dovete fare accuse, dare la colpa ad altri, o farvi compatire. Dovete rimanere concentrate sul vostro comportamento e assumere il corretto atteggiamento. Dovete essere pronte, capaci e preparate. Non fatevi cogliere impreparate, guadagnatevi il suo rispetto e la vostra professionalità sarò il vostro migliore alleato nel conquistarvi la sua fiducia. Quando interagite con lui, cercate di diminuire al minimo i motivi di contrasto per risparmiarvi eventuali reazioni negative che possono causarvi imbarazzo in pubblico.

Il vostro percorso di carriera non è semplice e diritto. Sarebbe bello pensare che dopo che vi hanno assunte in azienda e voi sapete di far bene il vostro lavoro, possiate avere la certezza di non avere problemi, di ottenere riconoscimenti e aumenti di stipendio.

Le relazioni con i colleghi che vi stanno intorno sono importanti tanto quanto il vostro effettivo rendimento, quindi ragionate, pensate in modo strategico e progettate il modo migliore per vivere al meglio la vostra giornata di lavoro.  

Plan B - Your road to success when the marching orders come...

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When we, the 60s generation, began working we were absolutely sure that the job we were going to choose would last all our lives. Even if we might have decided to change companies, (though in Italy this is not common), we were able to do what we studied for and had a real possibility of finding the best job opportunity.

In the last 20 years the job environment has changed, slowly but relentlessly. In the last two years this change has been accelerated by the economic situation with companies firing people left, right and centre.

I was one of them and after six months I am still unemployed and with me, I have noticed, many women of my age, whom I refer to as the “differently young”.

In a culture where experience seems not to be considered an important skill and employers are looking only to save money, many women my age have suffered.

And the solution? Here is my Plan B.

Plan B

I took into consideration my 20 years of experience as executive assistant, the last three years as President of MACSE Italia and I thought about all the people I have met in these 20 years and the network I have. I thought about my skills and expertise and I decided to become an entrepreneur. My initial investment was only my free time.

To become an entrepreneur without spending a lot of money there are 3 steps.

Step 1

I had a lot of free time and I used it to go to all the free conferences and seminars there were in town and I became a great networker by attending associations and business meetings.

Then I used LinkedIn to increase my professional visibility and credibility. I wrote my opinions in many professional groups I was interested in and in blogs relevant to the profession I intended to work in. I built up new contacts both with colleagues and with HR managers and companies.

Last but not least I found other colleagues with whom to share the project and cooperate, each following their vocation, Roberta who wants to be a Virtual Assistant and Michela who is specialized in interviewing and resume editing.

Step 2

The most important thing: I selected the area of interest in which I was going to operate.

I am an executive assistant and during my work experience I managed and organized people

and things, I interviewed candidates, helped to develop careers and suggested and organized training. I found my niche by considering my past in order to invent my future.

My areas of competence are recruiting and training but to differentiate myself (in Italy there are more or less 14,000 training companies) I decided to focus only on executive assistants.

I intend to be the best recruiter of executive assistants because I have been one myself for 20

years and I know the role perfectly and which skills are important and necessary.

I want to be a good recruiter respecting candidates, giving correct and positive answers and timely feed-back, making them feel like people, and not just numbers. In addition I have worked in many companies and I know the internal logic that moves them.

I am the perfect training organizer because I know what executive assistants need to improve their professional performance. In the past three years through MACSE Italia activity I have had a lot of contact with trainers and discussed with them the content of many courses and seminars in order to develop an interesting and useful program.

This focuses on what is important to learn to be a successful executive assistant and to have a great career.

Step 3

When you have reached this step you are sure of what you want to do (and that it will be almost impossible to change your mind or to go back) therefore you can invest some money.

First of all choose the name and the logo of your new company. Second, if you still don’t have business cards it is time to print them.

Third, it’s a good idea to have visibility on the Internet, a website is perfect but you can begin advertising your company through LinkedIn creating a new company profile. If you don’t want to spend a lot of money on a website there are cheaper ways of creating a basic but really nice website, Squarespace is one that springs to mind, a drag and drop platform that anyone can build starting from $8 a month including a domain and full support.

My final suggestions are: think about what you did in your life and about what you really like and want. Identify an area where your competencies are strong and study the market in which you want to operate. Don’t imagine impossible things, but stay grounded and don’t overreach yourself.

I wish good luck to all the “differently young”!

 

About the author

Mariachiara Novati lives in Milan, has a degree in foreign languages, a Masters in HR management and a degree in marketing and communication management. With almost 20 years of experience she has changed many companies and improved her skills through different experiences and continuous learning. In 2005, accepting a new challenge, she went to Singapore where she lived and worked for two years. When she came back to Italy she founded the free website MACSE (www.macse.it) dedicated to the professional development and training of Manager Assistants and after one year she became president of the first Italian Association dedicated to Manager Assistants (www.macseitalia.it).

it.linkedin.com/in/mariachiaranovati/






 




 




 

 

 

 

Swirl that Rotating Chair of Yours! Managing anger in the office is simpler than you think.

 

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9:00am to 5:00pm, stuck on a rotating chair, in front of a screen, making the same small talk with the same people since you started work.

 

Deadlines are looming, e-mails are flying, and the pressure is mounting.

 

Let’s face it – anger, tension and outbursts in the workplace are inevitable. So how do we keep conflict clean? How do we express our anger and frustration in a productive way?

 

The balance is delicate. On the one hand, by biting your tongue you may eventually explode. However, if you are constantly aggressive you might lead yourself down a path of abusive behaviour. Sharing your frustrations with your work colleagues and letting your anger out can actually serve to strengthen your work relationships, and perhaps lead to a more productive team. On the other hand, shouting alarms people and could drive them away, and it may impede on their ability to be productive.

 

Conflict is healthy and can be very productive.

 

This is why learning how to express your anger in a clean and healthy way is so important.

Next time you feel angry, try and follow these tips:

- Try to listen when the other person is talking. This is a sign of respect, and entitles you to the same platform to voice your opinions.

 

- Something to remember is that your opinions are not fact, and that everyone isentitled their own opinion.

- Expectations are a waste of time; they only lead to disappointment because they are unrealised resentments just waiting to happen. At the end of the day, an important lesson to learn is that it is ok to agree to disagree.

 

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about the author

Mike Fisher is the Founder and Director of the British Association of Anger Management. Mike has worked with over 14,000 people in 14 years, trained 166 students and has over 24 years of experience in human potential and personal growth areas. Mike is known as the leading guru in the field of anger management in the UK and has contributed to hundreds of radio interviews, magazine and newspaper articles and many television documentaries.

Mike´s book Beating Anger was published in 2005 has sold over 65,000 copies, his new book Mindfulness & the Art of Managing Anger was published in June 2012

What Your Executive Needs From You

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What Your Executive Needs From You

Have you ever heard an executive raving about his or her assistant and wondered what that person does that garners such praise? Would you like to be that person?

As an administrative professional turned entrepreneur, my perspective has shifted from how to become the admin my executives couldn’t live without, to finding admins I can trust and rely on completely.

It has been an eye opening journey that has led me to some important insights I want to share so you can become the admin your executives rave about, too.

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About the author
Julie Perrine, CAP-OM, is the founder and CEO of All Things Admin – providing training, mentoring and resources for administrative professionals worldwide. Julie applies her administrative expertise and passion for lifelong learning to serving
as an enthusiastic mentor, speaker and author who educates admins around the world on how to be more effective every day.
Learn more about Julie’s new book – The Innovative Admin: Unleash the Power of Innovation in Your Administrative Career - and request your FREE copy of our special report– From Reactive to Proactive: Creating Your Strategic Administrative Career
Plan at www.AllThingsAdmin.com.
Follow Julie on Twitter: www.twitter.com/julieperrine. “Like” All Things Admin on Facebook: www.facebook.com/AllThingsAdmin.
Julie Perrine will be speaking at Executive Secretary LIVE in London in March.
For full details of the programme visit http://executivesecretarylive.eventbrite.co.uk/

 

Manager Assistant: cosa significa lavorare in team

Lavorare come un team

Se la vostra è una grande azienda è possibile che abbiate colleghe assistenti che lavorano in diverse aree aziendali, in uffici che non sono nella sede centrale o addirittura in altri paesi nel mondo. Ognuna di loro riporta la suo manager e ha un diverso livello di competenze e anzianità di servizio.

In realtà sappiamo bene che aziende così grandi e complesse non sono la maggioranza in Italia e spesso vi trovate a lavorare da sole o al più con un paio di colleghe e la receptionist. In queste piccole realtà, è difficile vedere se stesse come parte di un team di assistenti, in particolare perchè avete compiti e priorità diverse.

Per mia personale esperienza io credo fermamente che se le assistenti lavorassero insieme ne trarrebbero davvero grandi vantaggi.

Quindi, come possiamo fare?

Legate da esperienze condivise

Conoscete tutti i collaboratori nel vostro ufficio? Comunicate solo attraverso la mail o con brevi conversazioni al telefono quando avete bisogno di qualcosa? Se questo è il caso, allora fidatevi di me. non siete le uniche, in quanto può essere difficile trovare il tempo per conoscere le persone al lavoro quando siete sempre sotto pressione.

Tuttavia vale la pena di conoscere i colleghi in ufficio, ma ancora più importante è entrare in contatto con altre assistenti che lavorano in aziende diverse dalla vostra. E’ molto utile conoscere oltre che il loro nome anche la loro faccia, cosa pensano e come lavorano e sono certa che, quando prenderete la decisione di incontrarvi personalmente, la conversazione fluirà naturalmente, dato che avete così tanto in comune!

Partecipate ad incontri frequenti

Incontrarsi almeno una volta al mese è più che sufficiente ed è davvero importante. Potete definire  un ordine del giorno in modo che la riunione non diventi un solo momento di sfogo, ma che sia, in realtà l’occasione di parlare di protocolli  e buone pratiche, di ciò che può essere migliorato in ufficio, e infine delle vostre frustrazioni, ma anche dei vostri successi. Dopo aver partecipato tornerete in ufficio più forti, più preparate e anche più serene.

Supportatevi l’un l’altra

Quante volte avete pensato: ”i miei colleghi e il mio capo non hanno idea di quello che faccio e quello che devo sopportare in questo ruolo"? Beh indovinate un po', le altre assistenti al di fuori della vostra azienda sanno esattamente che cosa state vivendo, perché vivono le stesse esperienze ogni giorno. Cercate di essere un supporto l'una per l’altra.

Se capite che una collega non sta bene,  è stressata e non ce la fa più, statele vicine, inviatele una e-mail di sostegno o chiedetele se ha bisogno di aiuto o anche solo semplicemente se le fa piacere prendere un caffè e fare due chiacchiere.

In azienda, difficilmente qualcuno si preoccupa per noi e spesso non possiamo neanche parlare di quello che sappiamo, essendo informazioni riservate.

Quindi chi meglio di una collega potrebbe capirci?

 

Mi auguro di aver correttamente evidenziato i vantaggi di lavorare in gruppo con vostre colleghe anche se non siete nella stessa azienda.

Personalmente io l’ho sperimentato e l’ho trovato di grande aiuto, in particolar modo nel corso degli ultimi 3 anni, da quando faccio parte di MACSE Italia.

 

6 modi per aumentare la vostra credibilità

Non è possibile avere successo nella vita e nel lavoro se nessuno crede nelle vostre capacità.

Ecco alcuni suggerimenti per diventare credibili.

Il vostro successo nella vita e nel lavoro è direttamente proporzionale a quanto velocemente (e quanto bene) siete in grado di creare rapporti di amicizia e/o professionali, seri, credibili e onesti con amici e colleghi.

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Siate oneste nel parlare di voi

I giorni sono ormai lontani, quando ci si poteva permettere di mentire su quello che siete o anche solo modificare leggermente la vostra storia professionale e il vostro CV. Ormai le informazioni viaggiano veloci attraverso Internet e i Social Media. Nessuno può più permettersi di non dire la verità perchè le persone comunicano ed è facile sapere tutto di tutti. Nel momento in cui si fa finta di essere di più (o peggio ancora qualcosa altro) rispetto a quello che realmente siete, la vostra credibilità vola fuori dalla finestra. Siate autentiche, anche se tutto quello avete è solamente il vostro entusiasmo. Anche quello è importante.

Dovete imparare a conoscere il vostro vero valore

Quando sapete, veramente, quello che effettivamente valete, non dovete avere paura di comunicare sia i vostri punti di forza che i vostri limiti e le aree di miglioramento. Sapendo chi siete, potrete sempre riservarvi il diritto di dire no a richieste e proposte irragionevoli. Sarete forti e sicure su ciò a cui potete dare un contributo, creandovi, in tal modo la vostra credibilità.

Siate preparate e sempre aggiornate

Offrire pareri competenti a una conversazione crea automaticamente credibilità. La conoscenza, il continuo aggiornamento, la preparazione professionale vi mettono nella condizione di poter contribuire in modo costruttivo allo sviluppo e alla crescita della vostra azienda.Ricordate: anche il più intelligente CEO non sa tutto, e voi come risorse esterne potete offrire una nuova prospettiva per aiutare a risolvere vecchi problemi.

Ascoltate con interesse, fate le vostre considerazioni con attenzione e rispondente brevemente

Le persone che hanno la credibilità non sentono il bisogno di "provarlo" tutto il tempo. Nessuno ammette "io sono insicuro e insincero" e poi sputa fuori facili soluzioni a domande che non gli sono state poste. Di conseguenza, quando qualcuno vi  parla, ascoltate con il massimo della concentrazione, considerate attentamente ciò che è stato detto, e solo allora esprimete il vostro parere, oppure ponete una domanda, o raccontate una vostra precedente esperienza pertinente.

Non cercate di “vendervi” a tutti i costi

Nel momento in cui tentate di farvi avanti in modo non credibile perdete punti. Quando parlate, fatelo con cognizione di causa e competenza, non fate affermazioni prive di fondamento  ed evitate di mettervi in cattiva luce intervenendo su argomenti di cui sapete poco o niente, solo per dire la vostra.

Diventate un “punto di riferimento”

Nei fumetti gli eroi svolazzano quà e là per salvare il mondo. Nella vita reale, gli aspiranti eroi non possiedono i super-poteri. La credibilità non deriva dalle vostre azioni eroiche, ma dalla vostra capacità di trovare soluzioni intelligenti a problemi e difficoltà che a prima vista possono sembrare insormontabili. Il vostro capo ha  bisogno di una persona che comprenda le dinamiche aziendali e il modo migliore per gestirle, aggirarle, risolverle. In questo modo aiuterete il vostro capo e vi guadagnerete la meritata credibilità.