Il Time Management: come gestite il vostro tempo?

Definizione del metodo delle 5S, conosciuto anche come Visual Workplace Management:“

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative”. Fonte: Wikipedia

Questo metodo, definito nel Metodo Toyota (Lean Management), si basa sulla lotta agli sprechi (muda in giapponese) e viene applicato principalmente nell’ambito della produzione industriale.

Il nome “5s” deriva dalle iniziali delle parole giapponesi (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke):

◦Seiri – separare: separa ciò che ti serve da ciò che non è funzionale all’attività e quindi crea disturbo e disordine, quindi spreco di tempo o di risorse (Muda); un termine alternativo con la S è scarta
◦Seiton – riordinare: metti a posto tutto quello che è utile, il detto ”ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”; un termine alternativo con la S è sistema
◦Seiso – pulire: tieni tale ordine costante e pulisci, un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che “non nasconde” le inefficienze; un termine alternativo con la S è spazza
◦Seiketsu – sistematizzare o standardizzare: definisci delle metodologie ripetitive e canonizzate da utilizzare per continuare queste attività di razionalizzazione delle risorse e degli spazi lavorativi
◦Shitsuke – diffondere o sostenere: fai che questo modo di pensare ed agire sia pervasivo per tutte le attività aziendali

Ovviamente il contesto in cui è nato il metodo delle 5s è quello della produzione industriale e dobbiamo avere una mente aperta per poter adattare questa metodologia al nostro sistema di produttività individuale.

Il primo Pilastro : Separare

Separare significa rimuovere dal posto di lavoro tutti gli oggetti che non sono necessari per l’operazione che si sta compiendo.

Sembra una cosa banale, ma quante volte ci siamo trovati nelle condizioni di avere il posto di lavoro (e non solo) più simile ad un magazzino di oggetti e carte che al solo guardarlo passa la voglia di mettersi a lavorare.

Chi non si è mai trovato in questa situazione?

Sembra quasi che siamo affezionati a tutte le cose che abbiamo accumulato e siamo convinti che prima o poi ci serviranno.

Non è così.

Il primo pilastro delle “5s” ci dice che dobbiamo avere un posto di lavoro pulito ed ordinato, sempre, e questo per vari motivi:

A.Troviamo le cose che ci servono subito, senza perdere tempo

B.Non vivendo in mezzo al disordine ci sentiamo più rilassati e con voglia di fare

C.Non rischiamo di perdere le cose in mezzo alla confusione (quante volte ci sentiamo dire che “prima o poi troverai quello che cerchi quando non lo cerchi”)

D.Non ci dimentichiamo di cose importanti da fare (una volta ho dimenticato una bolletta della Telecom sotto alcune riviste e per poco non mi staccavano la linea perché non l’avevo pagata

E l’elenco potrebbe continuare.

Ma perché abbiamo la tendenza ad accumulare cose e tenerle a portata di mano (si fa per dire)?

Probabilmente ciò è dovuto alla nostra paura di non avere a disposizione sottomano una cosa nel momento in cui ne abbiamo bisogno e tendiamo ad accumulare, e questo genera purtroppo spreco di spazio e di tempo nel ritrovare le cose.

Vediamo insieme qualche esempio di sprechi:

A.Materiale di cancelleria. Una quantità di penne e matite che possono bastarci per i prossimi trenta anni (visto anche che diventiamo sempre più digitali e meno analogici)

B.Spostamenti continui da un cassetto ad un altro dovuti a continue risistemazioni e spostamenti

C.Molte cose diventano obsolete in breve tempo, come libri tecnici (manuali di informatica), fotocopie o stampe, riviste, documentazione tecnica

D.La presenza di oggetti e attrezzature non necessarie (macchine digitali, telecamere, adattatori, hardware per computer, etc.) tendono a far confusione e distrazione ed occupano spazio vitale per le nostre attività.

Il secondo pilastro Riordinare o Seiton .

Riordinare significa organizzare gli oggetti necessari in modo tale che sia facile utilizzarli e mettere delle etichette affinché chiunque possa trovarli e rimetterli al loro posto.

CHIUNQUE sta a significare che ci deve essere una logica comprensibile a tutti.

Perché è importante riordinare?

Riordinare permette di non sprecare tempo nella ricerca di un oggetto che ci serve per lavorare, Qualsiasi attività ci mettiamo a fare, è sempre necessario cercare qualcosa di necessario: un’informazione, un elenco di dati, indirizzi, nominativi, offerte, cataloghi e così via.

Quanto tempo perdiamo ogni volta che cominciamo qualcosa? Non capita a tutti quanti di ritardare l’inizio di un lavoro perché cerchiamo qualcosa che non era stata riordinata al suo posto?

Un punto importante per implementare il secondo pilastro delle 5s è di avere un archivio che funziona. Tutto quanto non ci serve per eseguire l’attività corrente deve essere archiviato ordinatamente.

Dobbiamo gestire bene un metodo di archiviazione che ci permetta di trovare subito cosa ci serve (eliminando quindi spreco di tempo e frustrazione) a colpo sicuro.

Ci serve dunque un archivio ben organizzato e, soprattutto, utilizzato costantemente, senza lasciare a destra e sinistra quanto non ci serve al momento.

Tornando alla questione di riporre in modo ordinato materiale vario, possiamo anche fare in modo che gli oggetti che ci servono frequentemente devono stare vicino a noi. E’ inutile fare tanta strada (magari in qualche altra stanza) se sappiamo che un oggetto ci serve quotidianamente è miglio seguire il principio di prossimità.

Sprechi nel non riordinare le cose

A.Spreco di movimento. Ogni volta che cerchiamo una cosa dobbiamo fare tanta strada.

B.Spreco in ricerca. Se qualcuno si è portato viale chiavi di un armadio o di una cassettiera, non troveremo mai quello che cerchiamo

C.Spreco di energie. Ogni volta che un fornitore o cliente ci chiede precisazioni su un documento o una fattura, dobbiamo limitare al massimo il tempo per trovare quello che ci serve.

D.Spreco di spazio. Limitiamo al massimo il contenuto dei cassetti in termini di materiale ed accessori di cancelleria. Occupano spazio prezioso e “vicino a noi”

E.Spreco in spazio non sicuro. Attrezzature, mobilio e hardware vario non deve essere lasciato qua e là anche se non utilizzato. Oltre a sprecare spazio possono diventare un ostacolo e anche un pericolo.

Il terzo pilastro delle 5s, fare pulizia.

Il terzo pilastro è “fare pulizia” che significa la rimozione di polvere, sporcizia, cose inutili al nostro posto di lavoro. Fare pulizia vuol dire tenere tutto pulito e ordinato.

L’obiettivo più naturale di fare pulizia (Seiso) è quello di trasformare il posto di lavoro pulito e luminoso, dove sia gradevole lavorare. Un altro obiettivo chiave è fare in modo che ogni cosa sia sempre in condizioni ottimali, pulita, pronta all’uso quando noi o qualcun altro ne ha bisogno.

Dobbiamo perdere l’abitudine di fare pulizia solo quando la situazione diventa drammatica o fare le “pulizie di primavera” ma di farlo con costanza e periodicamente. Pulire dovrebbe fare parte delle nostre abitudini quotidiane, prima di alzarci e ritornare a casa prendere due-cinque minuti per riordinare il posto si lavoro e pulire quanto sporcato o “incasinato”.

Hiroyuki Hirano, nel suo libroI 5 pilastri del workplace visuale (5 pillars of visual workplace) afferma che la pulizia per le fabbriche e gli uffici è come il bagno per le persone: riduce lo stress e la tensione, toglie lo sporco ed il sudore, prepara il corpo e la mente per il giorno successivo.

Per queste ragioni la pulizia è importante per la salute fisica e mentale. L’autore conclude affermando che così come non ci sogniamo di fare il bagno o la doccia solo una volta all’anno, così non possiamo pensare di fare le pulizie sul posto di lavoro una volta all’anno.

Quindi dedicare un po’ di tempo ogni giorno per lasciare tutto pulito è la cosa migliore.

Il quarto pilastro e' molto diverso dai primi tre.

Rappresenta infatti il metodo per cui i primi tre pilastri vengano applicati con continuità e costanza. Forse, insieme al quinto pilastro, è il più difficile da fare applicare agli altri e, tutto sommato, anche a noi stessi.

Standardizzare è il risultato che si ottiene quando i primi tre pilastri – Separare, Riordinare, Ripulire – vengono applicati regolarmente.

Facciamo un esempio pratico. Se un quartiere in una città viene tenuto bene, è facile pensare che venga tenuto pulito ed in ordine. In un contesto 5s, abbiamo a che fare con un quartiere i cui pilastri Separare, Riordinare e Fare pulizia sono applicati con continuità. Questo quartire includerebbe solo palazzi, vie, giardini che oltre ad essere belli e funzionali, sono ben disposti e vengono regolarmente mantenuti.

In altre parole, Standardizzare significa continuare ad applicare i primi tre pilastri in modo che il quartiere sia sempre ordinato e pulito senza lasciare che si formi sporco, che le vie si disgreghino e le case diventino diroccate.

Cosa succede se non riusciamo ad applicare il pilastro della Standardizzazione?

A.Il posto di lavoro ritorna alle condizioni precedenti

B.Cumuli di materiali vari (carta) ed oggetti si accumulano a fine giornata (all’indomani se ne accumuleranno altri e diventa più lungo e faticoso mettere le cose a posto)

C.Si crea disordine nei posti che avrebbero dovuto essere ordinati

D.Pur avendo separato e riordinato, ben presto si accumula materiale di cancelleria su ogni superficie disponibile

Potremmo fare altri esempi di come, non essendo costanti ad applicare (Standardizzare) i primi tre pilastri del 5s, si ritorna sempre allo stato di sporco e disordine.

• Abbiamo già visto come Suddividere, Ordinare, Pulire il posto di lavoro e di come sia importante Standardizzare i tre primi pilastri delle 5S giorno per giorno.

Tutto questo affinchè i primi tre pilastri non siano eseguiti solo le prime volte e dopo si perda l’abitudine e quindi abbandonare il metodo delle 5S.

C’é da considerare, inoltre, che se eseguiamo le attività suggerite dal metodo occasionalmente, il lavoro da fare ogni volta é ovviamente maggiore, é come se dovessimo ricominciare da capo sempre da situazioni estreme.

Se invece il nostro lavoro di pulizia lo facciamo periodicamente  (ogni fine giornata o settimana)e con costanza, ogni qualvolta applichiamo il metodo, il lavoro da fare é minore e meno pesante da completare.

Ma poi, avete mai pensato alla soddisfazione che proviamo quando tutto il lavoro di pulizia ed ordine é completato?

Se lo facciamo tutti i giorni il peso del lavoro di pulizia é estremamente ridotto ed il risultato é continuo: un posto di lavoro sempre in ordine!

Cosa é il Quinto Pilastro delle 5S (Shitsuke)

Il Quinto Pilastro si chiama Sostenere, ed indica l’impegno che dobbiamo applicare per fare in modo che tutti e 5 i Pilastri siano applicati con costanza.

Problemi evitati dall’applicazione del quinto pilastro

1. Evitare che le cose si accumulino in disordine già un minuto dopo averle messe a posto

1. Non ha importanza di quanto siano fuori posto le cose, é meglio farlo alla fine della giornata

1. Ognuno di noi è convinto di essere troppo occupato per pensare di mettere a posto il proprio posto di lavoro

1. Posti di lavoro disorganizzati e sporchi minano il nostro morale

Tutta questa serie di problemi si verificano se non c’é da parte nostra l’impegno a sostenere i cinque pilastri del metodo 5S nel tempo.

Perché Sostenere é importante

Fin da bambini impariamo a fare le cose se il beneficio che ne ottiene a farle é maggiore del danno che può subire nel non farle.

Quindi, applicando questo ragionamento all’esercizio di tenere il posto di lavoro pulito ed ordinato, solo se abbiamo la consapevolezza del beneficio e del piacere di ottenere un buon risultato con l’applicazione dei cinque pilastri 5S potremo continuare ad avere un posto di lavoro in cui sia piacevole lavorare.

Solo avendo questa consapevolezza potremo pensare di applicare i cinque pilastri nel tempo, con costanza ed impegno.

É vero che applicare i cinque pilastri richiede impegno e costanza, ma il ritorno di questo investimento porterà un grande ritorno di efficienza per noi e per la nostra azienda.