Il percorso di carriera di una Manager Assistant: suggerimenti su come crescere e cambiare

A volte il cambiamento può essere una buona cosa, soprattutto se è un stimolo a un interessante sviluppo di carriera.

Se pensi che il tuo attuale ruolo ti stia un po’ stretto e cerchi nuove sfide, guardati intorno, le possibilità ci sono, basta cercarle e mettersi in gioco.

Da PA/Ea a…?

Tutti i giorni i manager si trovano a dover affrontare un’agenda fitta di impegni, ricevono migliaia di e-mail, rispondono a chiamate a tutte le ore del giorno e a volte anche di notte, senza contare le conference call.

Come fanno a sopravvivere? Ma è ovvio! Hanno una fantastica PA/EA che li aiuta ad arrivare alla fine della giornata superando con disinvoltura tutti i problemi.

Le PA/EA sono il cuore pulsante delle organizzazioni, lavorano fianco a fianco con i manager svolgendo un ruolo di supporto chiave, garantendo la buona riuscita delle attività.

Hanno sempre più responsabilità e sono sempre più coinvolte in tutti i livelli del business delle aziende dove operano.

A volte può anche accadere che una PA/EA riesca a progredire all'interno di un settore o di un'area specifica e riesca ad ottenere un ruolo più specializzato, per esempio nell’ambito della comunicazione se ha ottime capacità di relazione, nello sviluppo del sito dell’azienda se le interessano le nuove tecnologie, nelle risorse umane o nella formazione se il suo focus è sulle persone.

La capacità di gestire la complessa vita di un manager può portarla a diventare un project manger se si fa notare per particolari doti organizzative, un team leader se ci sono gruppi di persone da organizzare.

Le possibilità sono numerose, basta averne voglia.

Interessante? Qui di seguito sono alcune idee su come fare.

La preparazione è fondamentale

Districarsi in molti compiti diversi è oggettivamente difficile, non tutti sono capaci di farlo in modo efficiente, quindi essere in grado di organizzare e coordinare più di una attività è un plus.

Con l'introduzione della tecnologia moderna, il ruolo di PA/ EA non è più solamente la gestione dell’agenda e dei documenti da preparare per le riunioni del manager, ma può diventare proprio uno di quelli elencati in precedenza.

Ma è necessario prepararsi a questi ruoli, non ci si può improvvisare.

Si sa che le PA/EA sono eccellenti a lavorare sotto pressione, imperturbabili in una situazione tesa e perfettamente in grado di lavorare bene con gli altri. Esperte di comunicazione a tutti i livelli, sanno che essere un giocatore di squadra è altrettanto essenziale.

La perfetta PA/EA conosce tutte le funzioni di Outlook per gestire al meglio le riunioni del manager, è in grado di mettere insieme una presentazione di PowerPoint, maneggia con disinvoltura tabelle Pivot in Excel, sa organizzare una videoconferenza, accendere un proiettore in sala riunioni e a volte è un IT manager improvvisato, è un’esperta di social media, ed è la persona cui rivolgersi quando nessun altro riesce ad aiutarvi.

La formazione è la chiave

Ma tutte queste capacità spesso non bastano a fare il salto di qualità, ci vuole qualcosa in più.

Questo “qualcosa in più” ve lo può fornire solo la formazione continua. In un mondo del lavoro che è in continua evoluzione è necessario stare al passo ed essere sempre aggiornate  e pronte  a nuove sfide. Attraverso la formazione è possibile non solo aggiornarsi, ma anche acquisire nuove competenze, mantenendo il cervello allenato ad apprendere.

Sia che restiate nella vostra azienda, sia che decidiate di cambiare, il fatto di avere appreso nuove e diverse competenze non può che rendervi più interessanti e farvi ottenere un ruolo che ambivate da tempo e anche uno stipendio migliore.

 

Come diventare un’assistente di successo

In un mondo in cui il tempo a disposizione è sempre meno e gli impegni sempre di più la chiave del successo di ogni manager è avere una assistente. Di conseguenza le aspettative del manager nei confronti della sua assistente sono molto più alte che in passato e ciò che è previsto per questo ruolo professionale diventa sempre più complesso e delicato. Che cosa potete fare per essere certe di avere successo nella vostra carriera?

Gestire le relazioni sul posto di lavoro

Il rapporto che avete con il vostro manager e i suoi riporti e superiori, è uno dei fattori più importanti per il vostro successo professionale. È necessario essere proattive nel comprendere a fondo le persone con cui lavorate e con cui avete un rapporto ben definito, in termini di aspettative da parte loro circa i compiti che sono pertinenti al vostro ruolo professionale. È quindi auspicabile che  utilizziate la vostra iniziativa per gestire le consuete e giornaliere attività del vostro manager senza doverlo consultare in ogni occasione.

Uno degli elementi cruciali per assicurare un rapporto di successo con il vostro manager è la comunicazione. Tuttavia, un punto fondamentale da capire è che, sebbene la comunicazione debba fluire in modo continuo, dovreste cercare di evitare domande inutili e interruzioni inopportune e invece organizzare un momento specifico per discutere in modo efficace un programma da condividere insieme.

Purtroppo a volte potrebbe essere necessario lavorare con qualcuno che provoca problemi e difficoltà, tuttavia, interagendo efficacemente con loro migliorerà le vostre capacità di relazionarvi a tutti i livelli. E' importante imparare a identificare e affrontare le situazioni difficili, in modo da poter adottare l'approccio più efficace per gestirle correttamente.

Autorevolezza e assertività

Lavorare per crearvi autorevolezza vi porterà enormi vantaggi sia nella vita lavorativa sia in quella personale. Essere autorevoli prevede la capacità di essere in grado di comunicare correttamente con ogni tipo di interlocutore, essere il punto di riferimento per il vostro manager e i colleghi, saper gestire il tempo in modo efficiente, essere assertive e sicure di voi in modo da diventare eccellenti nel negoziare e convincere chi sta intorno a voi anche quando non siete investite della necessaria autorità. Tutti questi fattori combinati definiranno nel bene o nel male, le vostre relazioni in ufficio. Queste abilità interpersonali preziose vi saranno utili sempre, non importa se cambierete ruolo o azienda.

Un suggerimento è quello di non aver paura di dire "no". Se qualcuno cerca di caricarvi di troppo lavoro e vi rendete conto che non potete gestire in modo le scadenze, siate assertive e spiegate i vostri limiti di tempo. L'approccio migliore è quello di cercare compromessi e offrire alternative in una negoziazione “win-win”.

La gestione del tempo è uno delle componenti chiave per raggiungere l’eccellenza nel vostro ruolo. Questo comporta la definizione di scadenze realistiche per completare il lavoro, la gestione non solo del vostro tempo, ma anche quello del vostro manager e la capacità di utilizzare tecniche di organizzazione e pianificazione efficaci per ottenere il massimo controllo possibile.

L’importanza dell’immagine

"Il 93% della prima impressione si basa su come ci presentiamo e solo il 7% su quello che diciamo," Albert Mehrabian. L’immagine comprende il vostro aspetto (come siete vestite, pettinate, truccate), il vostro tono di voce (se avete un tono adeguato oppure se la vostra voce è bassa e impaurita o stridula e aggressiva), l'atteggiamento con cui vi ponete nei confronti dei vostri interlocutori, e infine il linguaggio del corpo che trasmette immediatamente chi siete. Osservate gli altri intorno a voi e riflettete sulle ragioni per cui li rispettate, oppure no,  e vi renderete conto che spesso il vostro primo giudizio si basa sull’apparenza. Quindi mantenete sempre un tono di voce tranquillo per incoraggiare le persone ad ascoltarvi, mantenete un atteggiamento positivo e gli altri vi ascolteranno, tenere la testa alta, abbiate fiducia in voi stesse guardando tutti negli occhi con un sorriso e otterrete il rispetto di tutti.

Sviluppo personale e di carriera

Non dovete limitarvi a fare le cose che già sapete fare; credete in voi stesse, otterrete di più e renderete la vostra vita lavorativa interessante e stimolante. Siate proattive, pensate a soluzioni creative e accettate nuove responsabilità per ampliare il vostro ruolo e le vostre competenze. Ricordate, assumendo incarichi aggiuntivi e dimostrando le vostre capacità di iniziativa e di innovazione, contribuirà a influenzare il giudizio del vostro manager nei vostri confronti. Attuate un piano d'azione per monitorare il vostro sviluppo e utilizzatelo come prova per dimostrare al vostro manager i progressi e i risultati ottenuti.

 

La verità sull'evoluzione del ruolo.

Il tema della diversificazione ed evoluzione del ruolo della Manager Assistant è ormai stato discusso e sviscerato da parecchi anni. Se non ricordo male, si cominciò a parlarne in modo più frequente a partire dal 2007, inizio del periodo della crisi del credito. Giravano parecchie statistiche spaventose che rivelavano che molte aziende stavano riducendo il loro personale amministrativo e di supporto. A quel tempo molte assistenti venivano licenziate dopo che erano stati eliminati i loro manager e dipartimenti. Per chi invece è riuscita a mantenere il posto di lavoro, è cominciato un duro periodo perché abbiamo dovuto dimostrare il nostro valore assumendoci sempre maggiori responsabilità e compiti che fino ad allora erano stati assegnati ad altri. La recessione economica ha certamente avuto un effetto su noi assistenti e ha giocato un ruolo importante nella diversificazione del ruolo.

 

 

A parte la recessione ci sono molti altri fattori che hanno contribuito a far cambiare il ruolo della Manager Assistant e tra queste sicuramente hanno un posto importante le nuove tecnologie, che hanno reso definitivamente obsoleta le vecchia figura della segretaria, intesa come l’impiegata che risponde al telefono, tiene l’agenda e fotocopia i documenti – non parliamo dei caffè, spinosa questione, tutt’oggi aperta. Ma cosa significano diversificazione ed evoluzione? In che modo la nostra routine quotidiana è cambiata e quale è il nostro ruolo oggi? Quanto tempo spendiamo nel portare avanti i nostri compiti principali e quanto tempo invece dedichiamo ai nuovi aspetti del nostro lavoro?

 

Sono stati condotti diversi sondaggi per ottenere un'istantanea del settore e i risultati hanno mostrato che molte Manager Assistant hanno molte più responsabilità, ben oltre il canonico ruolo fino ad oggi riconosciuto. I risultati delle indagini mostrano chiaramente come il ruolo è cambiato e si è evoluto in una figura professionale che spazia in ambiti diversi, a seconda dell’azienda e del dipartimento dove lavora, pur mantenendo sempre quello che io chiamo “the Manager Assistant mind setting” che è la base su cui costruire una carriera acquisendo sempre maggiori conoscenze e competenze. Quindi sembrerebbe che se siamo capaci di coglierle, ci aspettano infinite opportunità per ampliare il nostro ruolo e affrontare sfide nuove e interessanti.

L'altro lato della medaglia, perché non è sempre tutto meraviglioso, è che ci viene chiesto di prenderci in carico molti lavori extra per cui spesso non siamo ricompensate né economicamente e neanche con avanzamenti di carriera?

 

 

La domanda da porsi è quindi questa: c’è possibilità di crescita di carriera in questo ambito professionale?

A voi la parola.

Collaboriamo per un eccezionale 2014 – IYOTSA, International Year Of The Secretary and Administrative Assistant

Il 2013 è quasi terminato e siamo pronte per affrontare il nuovo anno e tutte le sfide che ci aspettano.

Qualunque sia il tuo luogo di lavoro, c’è sempre una preparatissima assistente che si occupa di gestire dettagli organizzativi, progetti, ogni sorta di problema che nessun altro sarebbe in grado di risolvere.

La frase che mi segue dappertutto, in qualsiasi contesto lavorativo da ormai 20 anni a questa parte è: “tu che sai tutto”...

Quindi mentre ci godiamo le meritate vacanze dopo la follia pre-natalizia che si ripete con le stesse consuetudini ogni anno, è importante che riflettiamo su che cosa vogliamo ottenere nel 2014.

Se siete persone che sono abituate a lavorare in team con altre o se non vi è mai capitato di farlo ma è una cosa che vorreste sperimentare una volta nella vostra vita professionale, sarete sicuramente interessate a unirvi a noi di IYOTSA.

Sono venuta a conoscenza di questa iniziativa all’inizio del 2013 quando dal Sud Africa sono stata contattata da Ana-Maria Valente (http://whoswho.co.za/ana-maria-valente-8408) che mi ha scritto per illustrarmi l’iniziativa.

Ana-Maria Valente

 

Lucy Brazier

In seguito sia tramite LinkedIn che Facebook la notizia è stata comunicata a livello mondiale e nello scorso ottobre MACSE Italia è stata designata “Ambasciatrice per l’Italia” da Lucy Brazier che tramite la rivista Executive Secretary Magazine (www.executivesecretary.com) sta contribuendo in modo importante a far conoscere IYOTSA 2014 utilizzando la rivista come Global Brand Ambassador.

 

 

Advice for Manager Assistants to Get What They Deserve

 

 

Advice for Manager Assistants often sounds contradictory: State your position, but not too strongly… Be assertive, but be sure not to offend others… It's good to be proactive, but not too much… Do this, but do not overstate… Just be perfect, all right? This is the biggest challenge we have to face in our profession - a Manager Assistant must demonstrate strong leadership characteristics to be a good one, but behaviors usually accepted for other roles are often negatively perceived in ours. Hence the daunting advice of "do a bit of this, but not too much."
Colleagues of my association frequently complain to me about this double standard. "My manager told me I needed to be more proactive, but then he told me I'd better stay in my place." "If another colleague had done what I did, he wouldn't have been criticized for it." "I asked for a raise, and they said I was being too aggressive." Others, afraid, say to me, "I can't ask anything for me," and I say back, "And you should, if you think you deserve it."

The stereotypical Manager Assistant is still considered as an out-of-fashion secretary who makes photocopies and serves coffee: this is not acceptable anymore. In my observation, successful Manager Assistants in the workplace are usually using behaviors that are self-confident and assertive; they are not overly feminine, nor do they demonstrate overtly masculine or offensive behaviors, but they do not give way if they think they are right. At the end of the day, if we like our jobs and don't want to quit, what can we do?

First, let's listen to the criticisms of my colleagues made by co-workers and bosses: "She's too stiff. She doesn't hang out with us. She says she has too much to do. She's too emotional." And the kicker: "She lacks self-confidence."

Ah, ah, I can't imagine why! But these are important insights. Some Manager Assistants are so uncomfortable at work that they treat colleagues as the enemy and are unfriendly, even hostile. They hide behind formal emails and only interact with their colleagues when necessary, because, they say, they do not want any extra workload.

Now, let's look at some alternatives. I recommend building informal collegial relationships with your colleagues, but always keeping in mind that there is a subtle line not to be crossed; it is what I call the "line of respect". You may be the first Manager Assistant they've had that kind of relationship with, so proceed thoughtfully. It takes time and effort, but it is usually possible and almost always worthwhile. I suggest spending time with them: drop by their offices, call them on the phone, engage in information exchange, and be helpful when you can; in other words, build a professional relationship. You may have to make the first move, but if you keep your interactions professional, your colleagues will not misinterpret your friendliness as a suggestion for a date.
If you work in a male environment, try to become part of informal conversations in the hallway, before and after meetings, or at lunch. You may need to learn a bit about football or cars, but you don't have to become an expert to participate. With your female colleagues it should be easier to find common conversational subjects. Observe your specific colleagues and look for positive ways to interact with them. Then you won't feel like an alien, and your co-workers won't treat you like one. Consider participating in their activities outside of work too, but be careful to keep your behavior businesslike (eg you're not obliged to close down the pub!).

As they get to know you, your relationship can become more easygoing, natural and genuine. You will be more confident, and also your managers will feel more comfortable providing useful feedback that will help you improve. Work becomes more rewarding, not to mention more fun.

Being part of the network also positions you for information, potential assignments and sponsorships. We know perfectly well that very often our bosses don't promote us or give us salary increases, simply because they don't know what we really do. Make sure they know all about you. There's a tangible payoff in terms of rewards and compensation but, importantly, it also builds trust.

Relationships built on trust are sturdy and can endure a blow or two. Trust provides flexibility because your boss will give you the benefit of the doubt if your behavior surprises him. That can be extraordinarily beneficial when you want to take on more responsibilities and challenges.
Learn to appreciate the opportunity you have been given, open yourself up to the moment. Open your eyes and ears. Slow down. Make silent observations about what is around you. Listen. Concentrate on the moment. Focus on conversations. Set yourself the practical challenge of learning important details and you will see that things, even slowly, will change and, in the end, you will get what you deserve.

 

 

by Mariachiara Novati on 2 December,2013

www.executivesecretary.com

INTERNATIONAL YEAR OF THE SECRETARY AND ASSISTANT 2014

INTERNATIONAL YEAR OF THE SECRETARY AND ASSISTANT 2014

WE NEED YOU TO GET INVOLVED!

 

 

Want to know...

How we are going to try to change the world for you in the next 12 months?

Who is involved?

What the vision is?

Why it's important?

What the IYOTSA Charter is?

And most importantly how you and your company can get involved?

We need your help whether you are part of an Association, run a networking group, or are an individual Assistant who would like your company to understand what you actually do and how best to work with you.

Join #adminchat later today to find out about the International Year of the Secretary & Assistant 14, which kicks off in January and could change perceptions of the Assistant role across the world.

http://twubs.com/adminchat?utm_source=Executive+Secretary+Magazine&utm_campaign=f8dc8646bc-ntl_Yr_of_the_Secretary11_28_2013&utm_medium=email&utm_term=0_1cadabbeae-f8dc8646bc-333571449

6pm GMT, 7pm CET, 1pm EST, 10am PST for LIVE online discussion.

Just sign in using your Twitter handle at www.twubs.com/adminchat

If you can't attend today or hate Twitter, but would like more information and details as to how you can get involved, please email me at lbrazier@executivesecretary.com and I will send you our information pack.

Perchè far parte di MACSE Italia

Quest’anno sono Manager Assistant esattamente da 20 anni.

In venti anni e molte esperienze in aziende diversissime tra loro ho avuto rare opportunità di trovare e seguire corsi di formazione progettati e studiati in modo specifico per il ruolo, non parliamo di programmi di mentoring e incontri di networking.

Mi sono sempre sentita molto sola e in una specie di isolamento ovattato di cui nessuno parlava, spesso tenuta a distanza per via degli stretti contatti con il capo a volte “ricercata” come via facilitatrice alla sua benevolenza. Cominciavo a sentirmi una sorta di “isola” lontana da tutti.

Quando questa situazione diventò intollerabile, cominciai a cercare altre colleghe. Con mia grande sorpresa e sgomento trovarle era quasi impossibile ed anche se era evidente che c’erano molte altre "isole” là fuori, stava solo a me trovarle.

In breve diventò la mia missione trovare e mettere in contatto queste persone speciali e fornire loro un mezzo tramite cui potessero sostenersi a vicenda e lavorare insieme per diventare eccellenti nel loro ruolo cruciale di assistenti.

MACSE Italia è nata nei primi mesi del 2010 e continua a crescere ogni anno con nuove associate.

In più abbiamo un network di “followers” di circa 2500 assistenti che ricevono la nostra newsletter e fanno parte del nostro gruppo su LinkedIn – Manager Assistant Career & Skills Empowerment.

Questo grande successo è dovuto ai valori fondamentali che sono alla base dell’associazione e alla promessa di costruire finalmente qualcosa di speciale - un'organizzazione dedicata alle esigenze e alle necessità delle Manager Assistant basata sulla condivisione, sul rispetto e sull’integrità, qualità che fanno la differenza, lasciando inevitabilmente un'impronta su ognuna delle associate.

Questa visione è stata realizzata con il supporto e grazie alla convinzione di un gruppo di colleghe davvero notevoli. La nostra vision & mission è una responsabilità, un onore e un privilegio che vogliamo far conoscere a tutte le colleghe, ma anche se MACSE Italia è aperta a tutte le assistenti, non è adatta a tutte.

MACSE Italia è un’associazione esclusiva e siamo fiere di avere tra di noi le assistenti più motivati e dotate di curiosità intellettuale, oltre che di una fortissima voglia di crescere ed evolversi nel ruolo.
Il nostro obiettivo finale è quello di essere il centro di interesse e di ispirazione per chi è già è assistente e per chi vuole diventarlo.

Vogliamo migliorare la qualità delle performance e aumentare il valore del ruolo di tutte le assistenti italiane attraverso il rafforzamento delle competenze e lo sviluppo delle relazioni raggiungendo l'eccellenza delle prestazioni professionali.

Raggiungiamo costantemente questo obiettivo, fornendo programmi di formazione, incontri serali di networking e studio, un Programma di Mentoring e Coaching e il Programma di Knowledge Sharing – unico nel suo genere.

Oltre ad avere accesso a un gruppo eccezionale di colleghe tramite la rete, durante tutto l'anno i nostri membri hanno numerose occasioni per riunirsi, conoscersi personalmente, ispirandosi e eccellendo nel ruolo.

E non dimentichiamo il Congresso Nazionale che ogni anno offre l’opportunità a tutte le associate di incontrarsi e approfondire lo scambio e la conoscenza.

MACSE Italia dà alle partecipanti l'accesso esclusivo a documenti di best practice e strumenti di sviluppo personale. Preparatevi a immergervi in un’intensa attività di continuo miglioramento attraverso seminari, laboratori interattivi, dibattiti interessanti che vi aiuteranno a migliorare considerevolmente la vostra routine quotidiana.

Un gruppo di assistenti di livello senior è sempre disponibile ad affrontare i temi più pressanti, affiancando chi ne ha necessità nelle prove più difficili, preparandole alle sfide future.

Infine da quest’anno abbiamo lanciato M.A.C. – Manager Assistant Certificata.

Il percorso M.A.C. facilita e supporta la Manager Assistant nell'apprendimento di best practice e protocolli così da poter lavorare sia nel settore privato che nel pubblico offrendo un elevata qualità di servizio.

Si tratta di una importante qualifica che fornisce le competenze necessarie per accedere ad un percorso professionale di alto livello preparando la Manager Assistant a lavorare in ambienti di ogni genere.

In- Formazione: Come scrivere una lettera di scuse

La redazione di una lettera di scuse ben confezionata è uno dei compiti che il manager, spesso occupato in altre attività, chiede di fare alla sua assistente in nome e per suo conto.

E’ quindi importante imparare come scusarmi professionalmente per conto del manager. Un testo ben elaborato può limitare i danni, mantenere il cliente e anche rafforzare il rapporto stesso.

I fatti descritti nella lettera di reclamo devono essere esaminati nel più breve tempo possibile in modo che una lettera di scuse possa essere redatta e inviata al cliente velocemente. Tuttavia, se si sospetta che possano derivare dalla denuncia questioni legali, è meglio rimandare la stesura di una risposta fino a quando non avrete ricevuto una risposta dall’ufficio legale cui, in questo caso dovete inoltrare la lettera di reclamo.

Prima di redigere una lettera di scuse dovete quindi scoprire se il problema ha coinvolto anche altre persone nella vostra azienda, oltre al vostro manager, a cui è indirizzata. E’ necessario quindi indagare a fondo sulla questione e determinare esattamente per che cosa ci si sta scusando.

Dovete decidere con chi vi dovete scusare, come chiedere scusa, e il momento migliore per inviare la lettera di scuse.

Ecco come strutturare una lettera di scuse e quali informazioni sono necessarie per redigerla al meglio:

1) Studiate in dettaglio come si è svolta tutta la situazione.

2) Restate aderenti ai fatti ed evitare digressioni.

3) Riconoscete, qualora sia vero, eventuali danni arrecati al cliente.

4) Evitate di accampare scuse che possano essere mal interpretate dal cliente facendogli pensare che le esigenze della vostra azienda siano più importanti delle sue.

5) Se è il caso dichiarate che l’azienda si assume la piena responsabilità per quanto accaduto. La cosa importante è chiedere scusa per il disagio vissuto da parte del cliente, anche se è colpa del cliente - questo non significa che avete accettato la responsabilità di quello che è accaduto, ma solo riconoscere il disagio che il cliente sta vivendo.

 

6) Mettete in evidenza il ruolo giocato dalla vostra società in quanto accaduto.

7) Mettete in evidenza che la vostra azienda si rammarica per la situazione che si è verificata. Non equivale a scusarsi ma ad avvicinarsi allo stato d’animo del cliente che si sente compreso.

8) Se la colpa è imputabile alla vostra organizzazione, per non perdere il cliente, chiedetegli essere comprensivo nei vostri confronti.

9) Assicurategli che una situazione del genere è rara e che non succederà di nuovo.

10 ) Per compensare l’eventuale danno, dopo aver risolto la situazione fategli sapere che potrà avere uno sconto particolare sui prodotti o servizi che acquista da voi.

11) Continuate a mantenere la vostra attenzione focalizzata sul cliente e sulle circostanze che lo hanno portato a mandare la lettera di reclamo.

12) Tenete sempre presente la strategia di business della vostra organizzazione – questo cliente è la chiave di accesso a un nuovo mercato?

13) Ricordate che “il cliente ha sempre ragione”.

14) Evidenziate che la vostra azienda è molto interessata a mantenere un ottimo rapporto commerciale e che vuole continuare a fare affari con loro

Includete tutti gli elementi di cui sopra nella redazione della lettera di scuse che deve essere breve e concisa e scritta con un linguaggio e un tono appropriato. Un tono rispettoso e premuroso giocherà a vostro fare per recuperare la fiducia eventualmente persa e per ricostruire il rapporto.

Se la situazione è particolarmente critica, per il bene dell’azienda e per fidelizzare il cliente, fategli capire che lo tenete in grande conto e che lo apprezzate organizzando un incontro con il vostro manager durante il quali si scuserà personalmente.

Questo è un documento tipo che il gruppo di assistenti che partecipano al Progetto Knowledge Sharing, produce e mette a disposizione delle associate.
Partecipare a questi gruppi di lavoro non può che arricchire e migliorare le competenze di ogni assistente di direzione.
Iscrivetevi a MACSE Italia e anche voi potrete usufruire delle competenze messe a disposzione di tutte.
http://www.macseitalia.it/users/registration.asp

Ma chi sa che cosa fa davvero una Manager Assistant?

Vi è mai capitato di parlare con qualcuno che quando gli avete detto che fate l’assistente di direzione vi ha guardato con una faccia a punto di domanda? Come dire, esistono ancora le segretarie? O peggio ancora, ma cosa cavolo fa una segretaria?

Perché per moltissimi siamo ancora segretarie e giustamente il loro pensiero è: ma ho il Blackberry con tanto di agenda in Outlook, cosa me ne faccio di una segretaria?

Direi che vista così l’obiezione è legittima.

A cosa serve una risorsa che risponde al telefono e mi fissa gli appuntamenti? Uno se le fa ormai da solo queste cose e al più se ha una segretaria e non la può licenziare, le fa fare le fotocopie e anche il caffè, giusto per farle fare qualcosa, tanto si sa, le segretarie si limano le unghie tutto il giorno.

Quindi a parte l’immaginario collettivo maschile che sogna di avere una segretaria bella, giovane, scollata e in tacco dodici e gonna ben sopra il ginocchio, quali sono le reali competenze che fanno di una segretaria un’assistente di direzione?

Noi di MACSE Italia abbiamo individuato una serie di attività che sono le principali e le più diffuse in tutte le segreterie di direzione e abbiamo stilato una job description.

 http://www.macseitalia.it/whos/job_description.asp

Basandoci su questa job description, quest’anno,  abbiamo creato il Programma M.A.C. che è un percorso di crescita e sviluppo professionale articolato su più anni di formazione, seguendo il quale le competenze indicate per ogni livello di carriera vengono migliorate e arricchite grazie a un training progettato specificatamente, per poi essere testate, verificate e infine certificate, tramite un test di autovalutazione e due esami con una commissione costituita da commissari interni all’associazione e commissari esterni che conoscono approfonditamente le mansioni di questa figura professionale.

http://www.macseitalia.it/newsletter/newsletter/newsletter130127.html

http://www.macseitalia.it/training/MAC/login.asp

In questo modo sarà molto semplice dimostrare cosa sappiamo fare!!!

La prossima volta che, durante un colloquio, vi faranno la solita domanda cretina: “Ma cosa fa un’assistente di direzione?” avrete la risposta e potrete anche dimostrare, grazie alla certificazione M.A.C. , quello che sapete fare e anche come lo sapete fare!

Questa è un’opportunità unica di dimostrare quanto valiamo e cosa siamo in grado di fare.

Approfittate di questa occasione, certificatevi M.A.C.

http://www.macseitalia.it/newsletter/newsletter/newsletter130317.html