Executive Secretary Magazine and MACSE Italia

Our weekly summary of news, events and training for senior and aspiring administrative professionals Email not displaying correctly? View it in your browser.

Weekly Newsletter OCTOBER 24th, 2013 Dear all, This week's activities have been led predominantly with conversations around next year's International Year of the Secretary. We are going to work really hard next year to change the world of the Assistant across the world but we need your help. We had a flood of offers to get involved from individuals, businesses, associations and trainers following our request for volunteers last week. So this week has seen exciting meetings with the hub in South Africa, with associations all over the world and with some of the world's top trainers and training companies. Watch this space for announcements that will shortly be coming thick and fast! We want as many of you involved as possible so if you haven't contacted me yet, please shout loudly! My email address is lbrazier@executivesecretary.com. WHEN IN ROME Well not Rome actually - Milan, but you get the idea. It was a privilege to spend time with the MACSE Assistants in Milan last weekend. As part of their annual congress, I was there to present those that have invested in their own personal development and completed their qualifications, with their well deserved diplomas. Photos are on the Facebook group at https://www.facebook.com/groups/executivesecretary. Italy is one of many countries that I work with where the Assistants need to work really hard for investment in their training and for recognition. With a statistic of only 48% of women working in Italy, the battle to change the perception of the role is more difficult for our Italian colleagues than many of the rest of us. I applaud the Association members' commitment to their own development. When I see Assistants in countries with the tide against them, fighting so hard to get the education and recognition they deserve it serves as a reminder to those of us that get it offered to us on a plate that it is not something to be taken for granted. Grab the opportunity with both hands! When was the last time you asked for training or personal development? THIS WEEK'S FREE RESOURCES A slightly different slant this week for you. Here are four websites, all with amazing free resources for Assistants. The first is from the wonderful Chrissy Scivicque (pronounced “Civic”) is an award-winning writer, certified career coach and experienced corporate trainer. I met Chrissy in the States recently and was hugely impressed with not only her breadth of knowledge but with her passion for what she does. Her website - Eat Your Career is full of exceptional content. Grab free worksheets, audio sessions, video trainings and more for the sweet price of zip, zero, zilch. No catch. Free. Really. Just visit http://www.eatyourcareer.com/free-stuff/free-downloads.   Our second resource this week is www.allthingsadmin.com. If you follow our weekly Twitter chat, #adminchat on a weekly basis, or are a subscriber to the magazine, you will already know and love our Queen of Procedures, Julie Perrine. Her website is a mine of information and her templates for everything from an administrative procedures binder to travel procedures to a job responsibilities template are absolutely second to none. Thirdly, we'd like to introduce you to www.bookboon.com where you can download FREE eBooks and textbooks. In 2004, while studying for their B.Sc. and M.Sc. at Copenhagen Business School, Kristian Buus Madsen and his brother Thomas came up with the idea of free textbooks. They are second generation publishers and were convinced it should be possible to offer free education material to both students and business professionals. This is where bookboon.com came into being: the concept was launched in Denmark in 2005 and the global website was launched in 2008. Bookboon's eBooks help the reader become more efficient in his or her workplace. The books cover business relevant themes like persuasive communication, time management, project management, and many other areas within personal development, as well as practical books on Microsoft Office, social media. Adobe and similar. The books are about 50 pages long and they are tailored to be read in two or three hours, which is the available time a reader has on a flight, a train journey, an evening in a hotel or at home after the kids are put to bed. The books have a hands-on approach: you can read them today and use them tomorrow. And finally, new kid on the block http://pa-prive.com. We have been really impressed by the quality of the articles and information coming out of this new resource. They seem to be doing a great balancing act with aggregating interesting information and producing their own original posts. EYES ON THE PRIZE - NON-UK READERS LOOK AWAY NOW! We are delighted to announce that Executive Secretary Magazine has just signed a partnership agreement with Keith Prowse Hospitality, the UK’s leading corporate hospitality and tours provider. As you know, we are very choosy about the providers that we work with - we have to be sure that they are offering something of quantifiable benefit to our audience before we will put them in front of you. So you will be pleased to hear, that among other things, as part of the agreement, they have promised some great give-aways to the Executive Secretary community. Please get entering, because if this one goes well, then next up could be some hospitality packages for Wimbledon! So the first fantastic prize we have to give away, courtesy of Keith Prowse Hospitality is... An England rugby shirt signed by the man that led England's World Cup Team to victory, Captain Martin Johnson What a great Christmas present for any rugby fan! So, if you’re into rugby, or know someone who is, then this is an ideal present. If you don’t, perhaps it would make a good addition to a charity auction you are running? Here's the link - just click here to enter **** Thank you for committing to your own personal development by signing up to this newsletter - our learning continues and you'll find our three recommended articles of the week at the bottom of the newsletter, selected from all those shared via our various social media feeds this week. Please feel free to forward this email to anyone else that you think would benefit from it. They can sign up to receive their own weekly copy at www.executivesecretary.com This week's Training Courses & Events Here is a selection of what's coming up in the next week. Just click on the event you want to look at for fuller details. A full list of training, networking and conference events is available on the website at www.executivesecretary.com. Your event not listed? However big or small the event, just email me at lbrazier@executivesecretary.com and we will gladly list it on the website free of charge, as well as sharing it via social media with the Executive Secretary community. The Secretary: Juggler SPAIN "A career so short, but long, rewarding, full of successes and learning " 24/10/2013 - 25/10/2013 Today's PA-London-2 Days LONDON, UK In our experience, course delegates save an hour every day using our Outlook tips - that's five or more hours a week - half a day given back to you to do other things - that's the power of Today's PA. 24/10/2013 - 25/10/2013 The PA Hub Social Event LEEDS, UK Join The PA Hub for an evening of networking. 24/10/2013 Hays Networking evening BIRMINGHAM, UK Thursday 24th October - Birmingham 24/10/2013 Network and Training Event OLD TRAFFORD, UK You are invited to a full day training course on 'Venue Contracts' to be held on Friday 25th October 2013 9.00am - 4.00pm to include lunch At Emirates Old Trafford 25/10/2013 Radisson Blu Portman Square - ALL PA Club Members LONDON, UK Our next London Away Day will be held at Radisson Blu Portman Square on Friday the 25th October 25/10/2013 2-Day Weekend Workshop SAN FRANCISCO, USA Instructors: Bonnie Low-Kramen & Vickie Sokol Evans 26/10/2013 - 27/10/2013 A Motivational Lunch With Priscilla Morris! LEICESTER, UK The City Rooms, Hotel Street, Leicester LE1 5AW 27/10/2013 Advanced Executive PA Masterclass Course LONDON, UK *2-day advanced-level course 30/10/2013 - 31/10/2013 #adminchat with Eth Lloyd - ONLINE Executive Secretary Magazine's free weekly Tweetchat. 31/10/2013   Please visit www.executivesecretary.com for full details of these events and many other local, national & international training & networking events. To stay up to date on a daily basis with what's going on, you can join the LinkedIn group by clicking here or follow us on Twitter at @lucybrazier, and join in the conversation. We are also on Facebook at www.facebook.com/groups/executivesecretary. Feel free to share anything you feel we, and the rest of the community should know about with us. Shout loudly if you need any further information on any of the above or if you have information that you would like us to share with our community of over 15,300 Assistants from all over the world. Warm regards from sunny but chilly Shepperton, Lucy Lucy Brazier CEO, Executive Secretary Magazine PS: If you would like to share this email with others in your organisation, we would be delighted for you to do so. They can also sign up to receive it regularly at www.executivesecretary.com.

Perchè far parte di MACSE Italia

Quest’anno sono Manager Assistant esattamente da 20 anni.

In venti anni e molte esperienze in aziende diversissime tra loro ho avuto rare opportunità di trovare e seguire corsi di formazione progettati e studiati in modo specifico per il ruolo, non parliamo di programmi di mentoring e incontri di networking.

Mi sono sempre sentita molto sola e in una specie di isolamento ovattato di cui nessuno parlava, spesso tenuta a distanza per via degli stretti contatti con il capo a volte “ricercata” come via facilitatrice alla sua benevolenza. Cominciavo a sentirmi una sorta di “isola” lontana da tutti.

Quando questa situazione diventò intollerabile, cominciai a cercare altre colleghe. Con mia grande sorpresa e sgomento trovarle era quasi impossibile ed anche se era evidente che c’erano molte altre "isole” là fuori, stava solo a me trovarle.

In breve diventò la mia missione trovare e mettere in contatto queste persone speciali e fornire loro un mezzo tramite cui potessero sostenersi a vicenda e lavorare insieme per diventare eccellenti nel loro ruolo cruciale di assistenti.

MACSE Italia è nata nei primi mesi del 2010 e continua a crescere ogni anno con nuove associate.

In più abbiamo un network di “followers” di circa 2500 assistenti che ricevono la nostra newsletter e fanno parte del nostro gruppo su LinkedIn – Manager Assistant Career & Skills Empowerment.

Questo grande successo è dovuto ai valori fondamentali che sono alla base dell’associazione e alla promessa di costruire finalmente qualcosa di speciale - un'organizzazione dedicata alle esigenze e alle necessità delle Manager Assistant basata sulla condivisione, sul rispetto e sull’integrità, qualità che fanno la differenza, lasciando inevitabilmente un'impronta su ognuna delle associate.

Questa visione è stata realizzata con il supporto e grazie alla convinzione di un gruppo di colleghe davvero notevoli. La nostra vision & mission è una responsabilità, un onore e un privilegio che vogliamo far conoscere a tutte le colleghe, ma anche se MACSE Italia è aperta a tutte le assistenti, non è adatta a tutte.

MACSE Italia è un’associazione esclusiva e siamo fiere di avere tra di noi le assistenti più motivati e dotate di curiosità intellettuale, oltre che di una fortissima voglia di crescere ed evolversi nel ruolo.
Il nostro obiettivo finale è quello di essere il centro di interesse e di ispirazione per chi è già è assistente e per chi vuole diventarlo.

Vogliamo migliorare la qualità delle performance e aumentare il valore del ruolo di tutte le assistenti italiane attraverso il rafforzamento delle competenze e lo sviluppo delle relazioni raggiungendo l'eccellenza delle prestazioni professionali.

Raggiungiamo costantemente questo obiettivo, fornendo programmi di formazione, incontri serali di networking e studio, un Programma di Mentoring e Coaching e il Programma di Knowledge Sharing – unico nel suo genere.

Oltre ad avere accesso a un gruppo eccezionale di colleghe tramite la rete, durante tutto l'anno i nostri membri hanno numerose occasioni per riunirsi, conoscersi personalmente, ispirandosi e eccellendo nel ruolo.

E non dimentichiamo il Congresso Nazionale che ogni anno offre l’opportunità a tutte le associate di incontrarsi e approfondire lo scambio e la conoscenza.

MACSE Italia dà alle partecipanti l'accesso esclusivo a documenti di best practice e strumenti di sviluppo personale. Preparatevi a immergervi in un’intensa attività di continuo miglioramento attraverso seminari, laboratori interattivi, dibattiti interessanti che vi aiuteranno a migliorare considerevolmente la vostra routine quotidiana.

Un gruppo di assistenti di livello senior è sempre disponibile ad affrontare i temi più pressanti, affiancando chi ne ha necessità nelle prove più difficili, preparandole alle sfide future.

Infine da quest’anno abbiamo lanciato M.A.C. – Manager Assistant Certificata.

Il percorso M.A.C. facilita e supporta la Manager Assistant nell'apprendimento di best practice e protocolli così da poter lavorare sia nel settore privato che nel pubblico offrendo un elevata qualità di servizio.

Si tratta di una importante qualifica che fornisce le competenze necessarie per accedere ad un percorso professionale di alto livello preparando la Manager Assistant a lavorare in ambienti di ogni genere.

Ma chi sa che cosa fa davvero una Manager Assistant?

Vi è mai capitato di parlare con qualcuno che quando gli avete detto che fate l’assistente di direzione vi ha guardato con una faccia a punto di domanda? Come dire, esistono ancora le segretarie? O peggio ancora, ma cosa cavolo fa una segretaria?

Perché per moltissimi siamo ancora segretarie e giustamente il loro pensiero è: ma ho il Blackberry con tanto di agenda in Outlook, cosa me ne faccio di una segretaria?

Direi che vista così l’obiezione è legittima.

A cosa serve una risorsa che risponde al telefono e mi fissa gli appuntamenti? Uno se le fa ormai da solo queste cose e al più se ha una segretaria e non la può licenziare, le fa fare le fotocopie e anche il caffè, giusto per farle fare qualcosa, tanto si sa, le segretarie si limano le unghie tutto il giorno.

Quindi a parte l’immaginario collettivo maschile che sogna di avere una segretaria bella, giovane, scollata e in tacco dodici e gonna ben sopra il ginocchio, quali sono le reali competenze che fanno di una segretaria un’assistente di direzione?

Noi di MACSE Italia abbiamo individuato una serie di attività che sono le principali e le più diffuse in tutte le segreterie di direzione e abbiamo stilato una job description.

 http://www.macseitalia.it/whos/job_description.asp

Basandoci su questa job description, quest’anno,  abbiamo creato il Programma M.A.C. che è un percorso di crescita e sviluppo professionale articolato su più anni di formazione, seguendo il quale le competenze indicate per ogni livello di carriera vengono migliorate e arricchite grazie a un training progettato specificatamente, per poi essere testate, verificate e infine certificate, tramite un test di autovalutazione e due esami con una commissione costituita da commissari interni all’associazione e commissari esterni che conoscono approfonditamente le mansioni di questa figura professionale.

http://www.macseitalia.it/newsletter/newsletter/newsletter130127.html

http://www.macseitalia.it/training/MAC/login.asp

In questo modo sarà molto semplice dimostrare cosa sappiamo fare!!!

La prossima volta che, durante un colloquio, vi faranno la solita domanda cretina: “Ma cosa fa un’assistente di direzione?” avrete la risposta e potrete anche dimostrare, grazie alla certificazione M.A.C. , quello che sapete fare e anche come lo sapete fare!

Questa è un’opportunità unica di dimostrare quanto valiamo e cosa siamo in grado di fare.

Approfittate di questa occasione, certificatevi M.A.C.

http://www.macseitalia.it/newsletter/newsletter/newsletter130317.html