Come diventare un’assistente di successo

In un mondo in cui il tempo a disposizione è sempre meno e gli impegni sempre di più la chiave del successo di ogni manager è avere una assistente. Di conseguenza le aspettative del manager nei confronti della sua assistente sono molto più alte che in passato e ciò che è previsto per questo ruolo professionale diventa sempre più complesso e delicato. Che cosa potete fare per essere certe di avere successo nella vostra carriera?

Gestire le relazioni sul posto di lavoro

Il rapporto che avete con il vostro manager e i suoi riporti e superiori, è uno dei fattori più importanti per il vostro successo professionale. È necessario essere proattive nel comprendere a fondo le persone con cui lavorate e con cui avete un rapporto ben definito, in termini di aspettative da parte loro circa i compiti che sono pertinenti al vostro ruolo professionale. È quindi auspicabile che  utilizziate la vostra iniziativa per gestire le consuete e giornaliere attività del vostro manager senza doverlo consultare in ogni occasione.

Uno degli elementi cruciali per assicurare un rapporto di successo con il vostro manager è la comunicazione. Tuttavia, un punto fondamentale da capire è che, sebbene la comunicazione debba fluire in modo continuo, dovreste cercare di evitare domande inutili e interruzioni inopportune e invece organizzare un momento specifico per discutere in modo efficace un programma da condividere insieme.

Purtroppo a volte potrebbe essere necessario lavorare con qualcuno che provoca problemi e difficoltà, tuttavia, interagendo efficacemente con loro migliorerà le vostre capacità di relazionarvi a tutti i livelli. E' importante imparare a identificare e affrontare le situazioni difficili, in modo da poter adottare l'approccio più efficace per gestirle correttamente.

Autorevolezza e assertività

Lavorare per crearvi autorevolezza vi porterà enormi vantaggi sia nella vita lavorativa sia in quella personale. Essere autorevoli prevede la capacità di essere in grado di comunicare correttamente con ogni tipo di interlocutore, essere il punto di riferimento per il vostro manager e i colleghi, saper gestire il tempo in modo efficiente, essere assertive e sicure di voi in modo da diventare eccellenti nel negoziare e convincere chi sta intorno a voi anche quando non siete investite della necessaria autorità. Tutti questi fattori combinati definiranno nel bene o nel male, le vostre relazioni in ufficio. Queste abilità interpersonali preziose vi saranno utili sempre, non importa se cambierete ruolo o azienda.

Un suggerimento è quello di non aver paura di dire "no". Se qualcuno cerca di caricarvi di troppo lavoro e vi rendete conto che non potete gestire in modo le scadenze, siate assertive e spiegate i vostri limiti di tempo. L'approccio migliore è quello di cercare compromessi e offrire alternative in una negoziazione “win-win”.

La gestione del tempo è uno delle componenti chiave per raggiungere l’eccellenza nel vostro ruolo. Questo comporta la definizione di scadenze realistiche per completare il lavoro, la gestione non solo del vostro tempo, ma anche quello del vostro manager e la capacità di utilizzare tecniche di organizzazione e pianificazione efficaci per ottenere il massimo controllo possibile.

L’importanza dell’immagine

"Il 93% della prima impressione si basa su come ci presentiamo e solo il 7% su quello che diciamo," Albert Mehrabian. L’immagine comprende il vostro aspetto (come siete vestite, pettinate, truccate), il vostro tono di voce (se avete un tono adeguato oppure se la vostra voce è bassa e impaurita o stridula e aggressiva), l'atteggiamento con cui vi ponete nei confronti dei vostri interlocutori, e infine il linguaggio del corpo che trasmette immediatamente chi siete. Osservate gli altri intorno a voi e riflettete sulle ragioni per cui li rispettate, oppure no,  e vi renderete conto che spesso il vostro primo giudizio si basa sull’apparenza. Quindi mantenete sempre un tono di voce tranquillo per incoraggiare le persone ad ascoltarvi, mantenete un atteggiamento positivo e gli altri vi ascolteranno, tenere la testa alta, abbiate fiducia in voi stesse guardando tutti negli occhi con un sorriso e otterrete il rispetto di tutti.

Sviluppo personale e di carriera

Non dovete limitarvi a fare le cose che già sapete fare; credete in voi stesse, otterrete di più e renderete la vostra vita lavorativa interessante e stimolante. Siate proattive, pensate a soluzioni creative e accettate nuove responsabilità per ampliare il vostro ruolo e le vostre competenze. Ricordate, assumendo incarichi aggiuntivi e dimostrando le vostre capacità di iniziativa e di innovazione, contribuirà a influenzare il giudizio del vostro manager nei vostri confronti. Attuate un piano d'azione per monitorare il vostro sviluppo e utilizzatelo come prova per dimostrare al vostro manager i progressi e i risultati ottenuti.

 

Tempo rubato, come evitarlo?

Per quale motivo alla fine della giornata restano sempre delle cose da fare e sorge spontanea la considerazione: “Accidenti anche oggi non sono riuscita a finire quella cosa che mi ero ripromessa di terminare e mi tocca restare in ufficio fino a ore impossibili“.

C’è sempre un motivo per cui un’attività che sembrava potessimo svolgere in un paio d’ore, ce la trasciniamo da giorni.

Abbiamo lavorato tutta la giornata, abbiamo mangiato un panino al volo, abbiamo fatto solo una breve pausa caffè e nonostante tutto ci troviamo con un mucchio di carte sulla scrivania, documenti da archiviare, mail cui rispondere.

E’ vero, magari abbiamo dato anche un’occhiata (magari un paio) a Facebook o ai messaggini sul telefonino, ma non possono essere queste “piccole” interruzioni che ci fanno perdere tempo.

E quindi? Come mai non abbiamo mai tempo?

Alcuni studi hanno dimostrato che circa la metà del tempo lavorativo viene letteralmente consumato dalle interruzioni.
Per interruzioni Intendo: dare uno sguardo “veloce” alle e-mail, le telefonate non necessarie ricevute, una richiesta “fatta al volo” da parte di un collega che non ricorda una determinata cosa, come anche vere urgenze che non possono essere rimandate.

Mediamente un’assistente viene interrotta circa 60 volte al giorno.
Un manager ogni 10 minuti!

Ci sono diversi tipi di interruzione, quella che dura mediamente dai 3 ai 5 minuti, mentre altre possono essere più brevi, altre invece richiedono la nostra totale attenzione e concentrazione.

Se poi consideriamo i circa 8 minuti necessari per ritornare ad essere focalizzati come al momento esattamente precedente l’interruzione, facendo un breve calcolo, molto approssimativo, perdiamo almeno 3 ore della nostra giornata lavorativa a gestire le interruzioni.

Secondo voi, quante di queste interruzioni sono veramente urgenti e importanti? Probabilmente solo il 10% mentre il restante 90% ci ruba tempo prezioso!

Come difenderci da chi ci ruba tempo prezioso?
Il primo passo per risolvere questo problema è cercare di rimanere focalizzate il più possibile su quelle attività che sono realmente importanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi. Ormai lavoriamo quasi tutte in open-space o in uffici che condividiamo con altri colleghi. Imparare a ignorarli e a non prestare attenzione alle loro chiacchiere è una strategia: non fatevi coinvolgere nelle loro discussioni se non avete tempo e specialmente se non vi riguardano.
Riconoscere le “interruzioni” e dar loro il giusto peso, magari riuscendo anche a ignorarle quando è il caso,  è un primo passo per farsi distrarre di meno e portare finalmente a termine quell’attività che ci trasciniamo da giorni.
Un altro è imparare a riconoscere alcune frasi che sembrano innocenti, ma non lo sono:

 “Scusa hai un attimo? Posso chiederti una cosa al volo?”
Questa probabilmente è la domanda che ci viene fatta abitualmente e di solito il “ladro di tempo” ha sempre una fretta indiavolata e se solo giriamo la testa verso di lui, siamo fregate, gli abbiamo appena dato l’autorizzazione a proseguire nella sua richiesta.
Poco importa se noi stiamo facendo altro o se neanche siamo la persona giusta cui chiedere! Non lo fa certo per farci un dispetto, quanto piuttosto per semplice pigrizia, magari potrebbe trovare l’informazione in una vecchia mail o cercando in Internet, ma è più comodo e veloce che il lavoro lo faccia qualcun altro.

Sono certa che vi è capitato più di una volta che, mentre siete al telefono, un collega si metta di fronte a voi e cominci a parlarvi e a chiedervi informazioni.

Per un certo periodo di tempo, dietro la mia scrivania ho appeso un cartello con scritto:

“Nonostante la natura sia stata molto generosa con me e mi abbia dotata di due orecchie, mi ha dato una sola bocca per rispondere, motivo per cui se sto parlando al telefono, non posso rispondere anche a te”.

Ad ogni simile interruzione, lo indicavo al rompiscatole.

Ma oltre a queste tipologie di interruzione ce ne sono altre migliaia, che volenti o nolenti distolgono  la nostra attenzione, rompono la concentrazione che ci eravamo create e che spezzano il filo del ragionamento che stavamo seguendo.

Ad esempio:

“Ti ricordi dove ho messo quel foglio?”
IO dovrei ricordarmi dove TU hai messo qualcosa? E poi cosa significa “quel foglio?” sai quanti fogli ho sulla mia scrivania che non sono neanche miei e che ho magari raccattato abbandonati nelle sale riunioni?

“Mi passi quel foglio/penna/documento/?”
Potresti cortesemente alzarti e fare il giro della scrivania? O magari solo allungare il braccio, hai un crampo?

“Come si chiamava quel tizio che ha fatto quell’ordine?”
Magari se apri il programma CRM o il foglio di Excel, come per magia ti appare la risposta, io manco c’ero all’appuntamento con il cliente!!!

Ma la più bella di tutte è questa:
“Scusa, dai una lettura veloce a questa mail e mi dici se va bene?”
Qui, oltre all’interruzione non richiesta si scatenano un sacco di altre dinamiche complesse da gestire.
Per prima cosa, scatta qualcosa… siamo lusingate che un nostro collega ci chieda un parere e ci dia così tanta considerazione e fiducia da chiedere cosa ne pensiamo.
Non ci succede spesso di essere interpellate, quindi interrompiamo tutto quello che stiamo facendo perché il nostro collega ha bisogno di aiuto, del NOSTRO aiuto.
Ci accomodiamo vicino a lui/lei, assumiamo un’aria concentrata, molto seria e professionale e cominciamo a leggere.

Ha chiesto il NOSTRO parere e quindi VUOLE il nostro contributo.
Allora cerchiamo di leggere le sfumature, di capire il messaggio tra le righe, di metterci nei panni di chi leggerà questa mail e, come in una partita a scacchi, cerchiamo di prevedere tutte le possibili mosse, immaginiamo scenari e stati d’animo, insomma ce la mettiamo tutta.
E, alla fine, ci rendiamo conto che quello che c’è scritto fa veramente schifo, probabilmente noi non avremmo mai scritto una cosa simile e vorremmo cambiare tutto, ma per gentilezza ci limitiamo a suggerire come cambieremmo una frase, come anticiperemmo una possibile obiezione, come eviteremmo di offendere l’interlocutore.

Ma mentre stiamo esponendo il nostro gentile punto di vista, il nostro collega, con un sorrisetto stirato in faccia ci dice: “Cara, è giusto quello che dici, ma ti manca questo pezzo per capire come mai ho scritto così…” oppure “Va bene, però il cliente quella volta al telefono mi ha detto che… e quindi…”
E alla fine, ci sentiamo dire: “Dai, grazie lo stesso. Adesso rivedo due cose e poi la mando.”

A questo punto ci sentiamo delle cretine, gli abbiamo dedicato il nostro prezioso tempo e lui ci liquida così? E la prossima volta che ci capita una simile richiesta, come dobbiamo comportarci? Far finta di niente? Non prestare attenzione alle richieste dei colleghi?
Direi che una soluzione semplice e diplomatica, è rispondere con tono molto cortese: “Dammi ancora mezz’ora così finisco questo lavoro importante e poi ti dedico l’attenzione che meriti”.
Vi renderete conto in breve, che nella maggior parte dei casi il collega non tornerà a disturbarvi.

C’è una frase che amo molto:

Mentally strong EAs don't worry about pleasing others. Know any people pleasers?

Or, conversely, people who go out of their way to dis-please others as a way of reinforcing an image of strength?

Neither position is a good one.

A mentally strong EA strives to be kind and fair and to please others where appropriate, but is unafraid to speak up.

They are able to withstand the possibility that someone will get upset and will navigate the situation, wherever possible, with grace.

 

 

Come posso chiedere un aumento di stipendio al mio capo?

Come si fa a trovare il momento giusto per chiedere un aumento di stipendio al proprio capo? Non è facile inserirgli in agenda un appuntamento con noi, non ci prenderà mai sul serio, e ce lo farà rimandare all’infinito e, nel caso riuscissimo a prenderlo “di sorpresa” in un raro momento di calma, è molto facile che ci liquidi con una battuta, senza lasciarci possibilità di replica.

Nonostante, a parole, ci dica spesso quanto siamo brave nel nostro lavoro, le sue lodi non si concretizzano mai in qualcosa che possiamo trovare in busta paga a fine mese.

Il fatto che il vostro capo non vi prende sul serio, può significare due cose:

·         la vostra azienda non si può permettere di darvi un aumento di stipendio e lui non sa come dirvelo

·         il vostro capo non vuole darvi un aumento d stipendio e teme la vostra reazione

Oppure, può semplicemente essere il solito vecchio trucco: "Perché fare oggi quello che puoi rimandare a domani?" Un manager miope può trovare utile questa logica, soprattutto se deve ridurre il budget e dimostrare di sapere gestire bene i soldi della sua divisione.

Qualunque sia la ragione per cui ti sta evitando, vorrei suggerirvi di trovare un modo per chiedere un incontro, e chiedere a lui in particolare ciò che è necessario che voi facciate per ottenere un aumento di stipendio. Qualcosa tipo: "Per favore, possiamo mappare le mie competenze e quello che faccio per definire ciò che vuole che io faccia in più o di diverso, in modo che possa ottenere un aumento? E 'importante per me continuare a migliorare sia professionalmente, ma anche economicamente. Le sarei grata per se mi desse un onesto feedback sulle mie capacità.

Se dovesse fare una battuta cercando di cavarsela, buttandola sullo scherzo, allora dovete essere pronte.

Supponiamo che faccia una battuta circa la vostra richiesta. Dovete essere pronte a riportarlo all’ordine ... dolcemente. Qualcosa come: "Lo so che le piace scherzare, ed è una delle cose che la rende molto simpatico, ma posso chiederle, come favore personale, di essere serio per un minuto?" Si tratta di una cosa molto importante per me."

Poi, una volta che entrate nel pieno della negoziazione, resistete alla tentazione di spiegare perché avete bisogno di soldi, non date l'impressione di supplicarlo come u’accattona lamentandovi dei vostri problemi finanziari, che di sicuro non gli interessano. Piuttosto chiedetegli: "Che cosa devo fare?" Domanda che lo fa sentire importante e mette lui al centro della discussione e non i vostri bisogni, spingendolo a darvi una risposta credibile pur lasciandogli credere di avere lui il controllo della situazione.

Questa è la migliore tattica per chiedere al vostro capo un aumento.

Provate!