Tempo rubato, come evitarlo?

Per quale motivo alla fine della giornata restano sempre delle cose da fare e sorge spontanea la considerazione: “Accidenti anche oggi non sono riuscita a finire quella cosa che mi ero ripromessa di terminare e mi tocca restare in ufficio fino a ore impossibili“.

C’è sempre un motivo per cui un’attività che sembrava potessimo svolgere in un paio d’ore, ce la trasciniamo da giorni.

Abbiamo lavorato tutta la giornata, abbiamo mangiato un panino al volo, abbiamo fatto solo una breve pausa caffè e nonostante tutto ci troviamo con un mucchio di carte sulla scrivania, documenti da archiviare, mail cui rispondere.

E’ vero, magari abbiamo dato anche un’occhiata (magari un paio) a Facebook o ai messaggini sul telefonino, ma non possono essere queste “piccole” interruzioni che ci fanno perdere tempo.

E quindi? Come mai non abbiamo mai tempo?

Alcuni studi hanno dimostrato che circa la metà del tempo lavorativo viene letteralmente consumato dalle interruzioni.
Per interruzioni Intendo: dare uno sguardo “veloce” alle e-mail, le telefonate non necessarie ricevute, una richiesta “fatta al volo” da parte di un collega che non ricorda una determinata cosa, come anche vere urgenze che non possono essere rimandate.

Mediamente un’assistente viene interrotta circa 60 volte al giorno.
Un manager ogni 10 minuti!

Ci sono diversi tipi di interruzione, quella che dura mediamente dai 3 ai 5 minuti, mentre altre possono essere più brevi, altre invece richiedono la nostra totale attenzione e concentrazione.

Se poi consideriamo i circa 8 minuti necessari per ritornare ad essere focalizzati come al momento esattamente precedente l’interruzione, facendo un breve calcolo, molto approssimativo, perdiamo almeno 3 ore della nostra giornata lavorativa a gestire le interruzioni.

Secondo voi, quante di queste interruzioni sono veramente urgenti e importanti? Probabilmente solo il 10% mentre il restante 90% ci ruba tempo prezioso!

Come difenderci da chi ci ruba tempo prezioso?
Il primo passo per risolvere questo problema è cercare di rimanere focalizzate il più possibile su quelle attività che sono realmente importanti per il raggiungimento dei nostri obiettivi. Ormai lavoriamo quasi tutte in open-space o in uffici che condividiamo con altri colleghi. Imparare a ignorarli e a non prestare attenzione alle loro chiacchiere è una strategia: non fatevi coinvolgere nelle loro discussioni se non avete tempo e specialmente se non vi riguardano.
Riconoscere le “interruzioni” e dar loro il giusto peso, magari riuscendo anche a ignorarle quando è il caso,  è un primo passo per farsi distrarre di meno e portare finalmente a termine quell’attività che ci trasciniamo da giorni.
Un altro è imparare a riconoscere alcune frasi che sembrano innocenti, ma non lo sono:

 “Scusa hai un attimo? Posso chiederti una cosa al volo?”
Questa probabilmente è la domanda che ci viene fatta abitualmente e di solito il “ladro di tempo” ha sempre una fretta indiavolata e se solo giriamo la testa verso di lui, siamo fregate, gli abbiamo appena dato l’autorizzazione a proseguire nella sua richiesta.
Poco importa se noi stiamo facendo altro o se neanche siamo la persona giusta cui chiedere! Non lo fa certo per farci un dispetto, quanto piuttosto per semplice pigrizia, magari potrebbe trovare l’informazione in una vecchia mail o cercando in Internet, ma è più comodo e veloce che il lavoro lo faccia qualcun altro.

Sono certa che vi è capitato più di una volta che, mentre siete al telefono, un collega si metta di fronte a voi e cominci a parlarvi e a chiedervi informazioni.

Per un certo periodo di tempo, dietro la mia scrivania ho appeso un cartello con scritto:

“Nonostante la natura sia stata molto generosa con me e mi abbia dotata di due orecchie, mi ha dato una sola bocca per rispondere, motivo per cui se sto parlando al telefono, non posso rispondere anche a te”.

Ad ogni simile interruzione, lo indicavo al rompiscatole.

Ma oltre a queste tipologie di interruzione ce ne sono altre migliaia, che volenti o nolenti distolgono  la nostra attenzione, rompono la concentrazione che ci eravamo create e che spezzano il filo del ragionamento che stavamo seguendo.

Ad esempio:

“Ti ricordi dove ho messo quel foglio?”
IO dovrei ricordarmi dove TU hai messo qualcosa? E poi cosa significa “quel foglio?” sai quanti fogli ho sulla mia scrivania che non sono neanche miei e che ho magari raccattato abbandonati nelle sale riunioni?

“Mi passi quel foglio/penna/documento/?”
Potresti cortesemente alzarti e fare il giro della scrivania? O magari solo allungare il braccio, hai un crampo?

“Come si chiamava quel tizio che ha fatto quell’ordine?”
Magari se apri il programma CRM o il foglio di Excel, come per magia ti appare la risposta, io manco c’ero all’appuntamento con il cliente!!!

Ma la più bella di tutte è questa:
“Scusa, dai una lettura veloce a questa mail e mi dici se va bene?”
Qui, oltre all’interruzione non richiesta si scatenano un sacco di altre dinamiche complesse da gestire.
Per prima cosa, scatta qualcosa… siamo lusingate che un nostro collega ci chieda un parere e ci dia così tanta considerazione e fiducia da chiedere cosa ne pensiamo.
Non ci succede spesso di essere interpellate, quindi interrompiamo tutto quello che stiamo facendo perché il nostro collega ha bisogno di aiuto, del NOSTRO aiuto.
Ci accomodiamo vicino a lui/lei, assumiamo un’aria concentrata, molto seria e professionale e cominciamo a leggere.

Ha chiesto il NOSTRO parere e quindi VUOLE il nostro contributo.
Allora cerchiamo di leggere le sfumature, di capire il messaggio tra le righe, di metterci nei panni di chi leggerà questa mail e, come in una partita a scacchi, cerchiamo di prevedere tutte le possibili mosse, immaginiamo scenari e stati d’animo, insomma ce la mettiamo tutta.
E, alla fine, ci rendiamo conto che quello che c’è scritto fa veramente schifo, probabilmente noi non avremmo mai scritto una cosa simile e vorremmo cambiare tutto, ma per gentilezza ci limitiamo a suggerire come cambieremmo una frase, come anticiperemmo una possibile obiezione, come eviteremmo di offendere l’interlocutore.

Ma mentre stiamo esponendo il nostro gentile punto di vista, il nostro collega, con un sorrisetto stirato in faccia ci dice: “Cara, è giusto quello che dici, ma ti manca questo pezzo per capire come mai ho scritto così…” oppure “Va bene, però il cliente quella volta al telefono mi ha detto che… e quindi…”
E alla fine, ci sentiamo dire: “Dai, grazie lo stesso. Adesso rivedo due cose e poi la mando.”

A questo punto ci sentiamo delle cretine, gli abbiamo dedicato il nostro prezioso tempo e lui ci liquida così? E la prossima volta che ci capita una simile richiesta, come dobbiamo comportarci? Far finta di niente? Non prestare attenzione alle richieste dei colleghi?
Direi che una soluzione semplice e diplomatica, è rispondere con tono molto cortese: “Dammi ancora mezz’ora così finisco questo lavoro importante e poi ti dedico l’attenzione che meriti”.
Vi renderete conto in breve, che nella maggior parte dei casi il collega non tornerà a disturbarvi.

C’è una frase che amo molto:

Mentally strong EAs don't worry about pleasing others. Know any people pleasers?

Or, conversely, people who go out of their way to dis-please others as a way of reinforcing an image of strength?

Neither position is a good one.

A mentally strong EA strives to be kind and fair and to please others where appropriate, but is unafraid to speak up.

They are able to withstand the possibility that someone will get upset and will navigate the situation, wherever possible, with grace.

 

 

5 suggerimenti per la gestione dei colleghi disturbatori

GRRRR! Questo collega continua a farvi impazzire? Lo conoscete ormai molto bene, ogni interazione vi lascia esaurite e infastidite. Riesce a fare cose che semplicemente vi fanno uscire di testa e vi lasciano incavolata per il resto della giornata. Un collega irritante può fare qualsiasi cosa, interrompervi continuamente, chiedervi di fare cose che non vi competono e anche arrivare a dire cose sgradevoli su di voi se fate quello che vi ha chiesto. La gamma di comportamenti può essere molto variegata.

Come si fa a trattare con qualcuno in modo da non rovinare del tutto ogni giorno di lavoro?

Ecco alcuni consigli per aiutarvi in questa situazione:

1. Fatevene una ragione, non ce l’ha con voi

Anche se vi può sembrare che il collega ce l’abbia con voi, la maggior parte delle volte il suo comportamento deriva da come si sente e dai suo problemi personali, che malauguratamente non sa gestire e riversa su di voi. Provate a non farne una questione personale. Non potete sapere quello che sta passando e concedere, ogni tanto, il beneficio del dubbio, fa bene all’anima.

2. Se insiste, evitatelo!

Riflettendoci un po’ su, sareste sorprese di come sia facile ridurre la quantità e la frequenza delle vostre interazioni con il collega molesto. Quando si presenta nel vostro ufficio, mostratevi troppo occupate per interrompere quello che state facendo per il capo, probabilmente di fronte alla parola “capo” desisterà. Chiedetegli di mandarvi una e-mail o di lasciare un post-it con la sua richiesta. Quando si riduce, in modo educato e cortese, l'interazione con qualcuno con cui non si ha un buon rapporto, spesso succede che l'interazione migliori.

Di certo anche lui ha percepito di non essere nelle vostre grazie e quindi rendendo meno frequenti i contatti diretti e lasciando a voi il tempo e il modo di gestire le sue richieste, entrambi ne trarrete giovamento.

Meno contatto = meno possibilità di irritarsi.

3. Cercate di scoprire che cosa vi disturba veramente in lui

Posto il fatto che non potete sapere perché vi disturba così frequentemente e senza apparente logica ragione, forse è meglio capire quali comportamenti specifici vi fanno perdere il controllo. Una volta mi è capitata un’esperienza con un collega che arrivava continuamente con ogni tipo di richieste, mi faceva perdere un sacco di tempo e non mi lasciava in pace neanche durante la pausa, perseguitandomi anche in mensa. Alla fine ho capito che non aveva ben capito quale fosse il mio lavoro e in modo particolare il mio ruolo rispetto al suo, dato che veniva da un’altra azienda, dove l’assistente aveva compiti diversi dai miei. Dopo averlo scoperto ho sviluppato un piano per ridurre il suo impatto su di me, che è partito dal presupposto che con molta tranquillità gli ho spiegato il mio ruolo e i miei compiti e alla fine gli ho detto che, terminate le cose che mi erano state assegnate, nel caso mi fosse rimasto tempo, sarei stata disponibile ad aiutarlo.

Non si può risolvere un problema finché non si sa esattamente di cosa si tratta.

4. Pensate a un piano strategico

Potrebbe però andarvi male e, anche con la riduzione del contatto, le interazioni continuare ad essere motivo di fastidio. A questo punto avrete bisogno di mettere insieme un piano strategico più “sottile” per migliorare le cose.

Prima di tutto fatevi un esame: potete cambiare qualcosa nel vostro atteggiamento che magari indispone il collega e lo incita a continuare nel comportamente molesto. Potete cambiare il modo in cui gli rispondete? Riuscite a controllare o almeno a ritardare la vostra reazione in modo da avere le idee più chiare, la mente sgombra così da poter capire come rispondere in modo più efficace? State facendo qualcosa che fa sì che il collega continui ad agire in un certo modo?

Certo che sì. Potete controllare ciò che fate, quindi, in primo luogo è meglio guardare a voi stesse.

Ovviamente, non potrete evitare di entrare in contatto con lui e non vi è possibile controllare il modo in cui agisce e reagisce, quindi cercate voi di minimizzare e contenere i danni. Dovete smettere di pensare a voi come vittime e agire come persone responsabili e competenti in grado di gestire anche le situazioni più difficili.

5. Dimostrate la vostra professionalità

Non importa il modo in cui il collega può agire verso di voi, dovete mantenere un approccio professionale e imparare a trattare e gestire correttamente anche i colleghi difficili. Questo significa che non dovete fare accuse, dare la colpa ad altri, o farvi compatire. Dovete rimanere concentrate sul vostro comportamento e assumere il corretto atteggiamento. Dovete essere pronte, capaci e preparate. Non fatevi cogliere impreparate, guadagnatevi il suo rispetto e la vostra professionalità sarò il vostro migliore alleato nel conquistarvi la sua fiducia. Quando interagite con lui, cercate di diminuire al minimo i motivi di contrasto per risparmiarvi eventuali reazioni negative che possono causarvi imbarazzo in pubblico.

Il vostro percorso di carriera non è semplice e diritto. Sarebbe bello pensare che dopo che vi hanno assunte in azienda e voi sapete di far bene il vostro lavoro, possiate avere la certezza di non avere problemi, di ottenere riconoscimenti e aumenti di stipendio.

Le relazioni con i colleghi che vi stanno intorno sono importanti tanto quanto il vostro effettivo rendimento, quindi ragionate, pensate in modo strategico e progettate il modo migliore per vivere al meglio la vostra giornata di lavoro.