Perchè far parte di MACSE Italia

Quest’anno sono Manager Assistant esattamente da 20 anni.

In venti anni e molte esperienze in aziende diversissime tra loro ho avuto rare opportunità di trovare e seguire corsi di formazione progettati e studiati in modo specifico per il ruolo, non parliamo di programmi di mentoring e incontri di networking.

Mi sono sempre sentita molto sola e in una specie di isolamento ovattato di cui nessuno parlava, spesso tenuta a distanza per via degli stretti contatti con il capo a volte “ricercata” come via facilitatrice alla sua benevolenza. Cominciavo a sentirmi una sorta di “isola” lontana da tutti.

Quando questa situazione diventò intollerabile, cominciai a cercare altre colleghe. Con mia grande sorpresa e sgomento trovarle era quasi impossibile ed anche se era evidente che c’erano molte altre "isole” là fuori, stava solo a me trovarle.

In breve diventò la mia missione trovare e mettere in contatto queste persone speciali e fornire loro un mezzo tramite cui potessero sostenersi a vicenda e lavorare insieme per diventare eccellenti nel loro ruolo cruciale di assistenti.

MACSE Italia è nata nei primi mesi del 2010 e continua a crescere ogni anno con nuove associate.

In più abbiamo un network di “followers” di circa 2500 assistenti che ricevono la nostra newsletter e fanno parte del nostro gruppo su LinkedIn – Manager Assistant Career & Skills Empowerment.

Questo grande successo è dovuto ai valori fondamentali che sono alla base dell’associazione e alla promessa di costruire finalmente qualcosa di speciale - un'organizzazione dedicata alle esigenze e alle necessità delle Manager Assistant basata sulla condivisione, sul rispetto e sull’integrità, qualità che fanno la differenza, lasciando inevitabilmente un'impronta su ognuna delle associate.

Questa visione è stata realizzata con il supporto e grazie alla convinzione di un gruppo di colleghe davvero notevoli. La nostra vision & mission è una responsabilità, un onore e un privilegio che vogliamo far conoscere a tutte le colleghe, ma anche se MACSE Italia è aperta a tutte le assistenti, non è adatta a tutte.

MACSE Italia è un’associazione esclusiva e siamo fiere di avere tra di noi le assistenti più motivati e dotate di curiosità intellettuale, oltre che di una fortissima voglia di crescere ed evolversi nel ruolo.
Il nostro obiettivo finale è quello di essere il centro di interesse e di ispirazione per chi è già è assistente e per chi vuole diventarlo.

Vogliamo migliorare la qualità delle performance e aumentare il valore del ruolo di tutte le assistenti italiane attraverso il rafforzamento delle competenze e lo sviluppo delle relazioni raggiungendo l'eccellenza delle prestazioni professionali.

Raggiungiamo costantemente questo obiettivo, fornendo programmi di formazione, incontri serali di networking e studio, un Programma di Mentoring e Coaching e il Programma di Knowledge Sharing – unico nel suo genere.

Oltre ad avere accesso a un gruppo eccezionale di colleghe tramite la rete, durante tutto l'anno i nostri membri hanno numerose occasioni per riunirsi, conoscersi personalmente, ispirandosi e eccellendo nel ruolo.

E non dimentichiamo il Congresso Nazionale che ogni anno offre l’opportunità a tutte le associate di incontrarsi e approfondire lo scambio e la conoscenza.

MACSE Italia dà alle partecipanti l'accesso esclusivo a documenti di best practice e strumenti di sviluppo personale. Preparatevi a immergervi in un’intensa attività di continuo miglioramento attraverso seminari, laboratori interattivi, dibattiti interessanti che vi aiuteranno a migliorare considerevolmente la vostra routine quotidiana.

Un gruppo di assistenti di livello senior è sempre disponibile ad affrontare i temi più pressanti, affiancando chi ne ha necessità nelle prove più difficili, preparandole alle sfide future.

Infine da quest’anno abbiamo lanciato M.A.C. – Manager Assistant Certificata.

Il percorso M.A.C. facilita e supporta la Manager Assistant nell'apprendimento di best practice e protocolli così da poter lavorare sia nel settore privato che nel pubblico offrendo un elevata qualità di servizio.

Si tratta di una importante qualifica che fornisce le competenze necessarie per accedere ad un percorso professionale di alto livello preparando la Manager Assistant a lavorare in ambienti di ogni genere.

Le ragioni per cui si deve rispondere sempre alle mail ricevute.

Sembra che ci sia una nuova moda che sta dilagando, trovando sempre più adesioni tra le persone che conosco.

Non sto parlando di fashion e nemmeno di cucina, ma di comunicazione, una delle parole più usate e abusate degli ultimi anni. Tutti vogliono occuparsene, tutti sono comunicatori, tutti sono affiancati nella loro quotidianità da tecnologie che dovrebbero facilitarla. Dal mio punto di vista, pochi sono quelli che sanno davvero comunicare e sempre più spesso, dato che tutti invece pensano di saperlo fare, si ottiene il risultato opposto: non si comunica. Tutto ciò ha aperto la strada a una nuova moda che spero sia solo una moda passeggera e che, secondo quanto elencato ne “I nostri valori” http://www.macseitalia.it/whos/mission_vision.asp esula da comportamenti professionali:

NON RISPONDERE ALLE MAIL

Ogni giorno, in Italia girano più di 350 mln di mail. Un’infinità. E’ come se ognuno di noi, compreso chi la mail non la usa, i bambini e gli analfabeti digitali, ne spedisse sei al giorno. Io per lavoro ne spedisco almeno 50, e per ragioni personali almeno un paio.

Vi sono però diversi tipi di mail: quelle di lavoro, con importanti allegati, dati specifici, elementi spesso fondamentali per svolgere quotidianamente la propria professione. Poi ci sono quelle personali, con inviti semiufficiali a feste o matrimoni, auguri di Natale e ricorrenze, lettere d’amore o dichiarazioni d’odio, resoconti sull’ultimo museo visto o la prossima vacanza progettata. Infine quelle pubblicitarie, spam e phishing che intasano la nostra casella.

Tra queste 350 milioni di mail vi sono anche mail con richieste specifiche. Mail dalle quali ci si aspetta una risposta, spesso importante. Si tratta di mail inviate generalmente a persone che si conoscono e per le quali ci si aspetta un riscontro.

Sono però mail che spesso non sono lette e cui non segue una risposta, anche quando la richiesta di rispondere è esplicita. (Vi prego di rispondermi, anche con un semplice NO, per consentirmi di procedere con qualche eventuale altro interlocutore).

All’inizio non ricevendo risposta ho pensato che chi sta dall’altra parte, chi le riceve e poi non risponde, forse non si è mai trovato nei panni di chi propone, di chi cerca di accendere dell’interesse su argomenti specifici e dedicati a chi riceve la comunicazione (non mando mai mail che non siano targettizzate).

Poi, mentre io perdevo tempo e risorse, i miei progetti si bloccavano e fallivano ho cominciato a pensare che le mie mail fossero ferme da qualche parte, in un recipiente intasato per noncuranza o che ci fosse una totale mancanza di curiosità intellettuale da parte del ricevente. E mi sono chiesta a cosa serva la tecnologia e tutti gli strumenti che oggi abbiamo per poterle leggere in qualsiasi punto ci si trovi. Più si moltiplicano questi supporti, più riscontro una difficoltà a comunicare attraverso questo (ancora straordinario) strumento.

Ogni volta che ho un’idea per migliorare e accrescere le nostre competenze, la studio, la butto giù sotto forma di progetto e la invio, nella speranza di ottenere un riscontro, cosa ottengo? Il nulla, la non risposta.

Ora mi chiedo, anzi vi chiedo. Anche voi vi sentite vittime di questo buco nero? E se invece ne foste gli artefici, potreste spiegarmi perché lo fate, o meglio, potreste suggerirmi come procedere? Magari è solo una questione di forma.

Noi di MACSE Italia oltre che alla sostanza, teniamo molto anche alla forma, perché è l’educazione che ci distingue dagli animali, è la tanto maltrattata “forma” che ci permette di vivere in un modo ancora civile.

Se non rispettassimo la “forma”, ci troveremmo in breve tempo senza regole e nell’anarchia totale.

Le mie regole:

Rispondere sempre alla prima mail che ricevo, anche solo con un semplice sì o un no, grazie.

Perchè?

1.      Non si può mai sapere a priori cosa ci viene proposto.

2.      Leggerla e ragionarci sopra, formulando una risposta ci può aprire orizzonti  sconosciuti.

3.      Ogni momento della nostra giornata può offrirci interessanti opportunità di crescita e perderne anche solo una sarebbe un vero peccato.

4.      E’ semplicemente buona educazione.

Resilienza, la "parola" di moda da quest'anno o una vera e propria capacità?

Il termine "resilienza" proviene dalla metallurgia: indica, nella tecnologia metallurgica, la capacità di un metallo di resistere alle forze che vi vengono applicate.

Per un metallo la resilienza rappresenta il contrario della fragilità.

In ambito psicologico la persona resiliente è l’opposto di una facilmente vulnerabile.

Etimologicamente “resilienza” deriva dal latino "resalio", iterativo di "salio".

Si può pensare a un collegamento tra il significato di "resalio", che ha tra i suoi significati anche l’azione di risalire sull’imbarcazione capovolta dalla forza del mare, e l’attuale utilizzo in campo psicologico: entrambi i termini indicano l’atteggiamento di andare avanti senza arrendersi, nonostante le difficoltà.


Quindi la resilienza psicologica è la capacità di persistere nel perseguire obiettivi sfidanti, fronteggiando in maniera efficace le difficoltà e gli altri eventi negativi riorganizzando positivamente la propria vita dinanzi alle difficoltà.

La persona resiliente presenta una serie di caratteristiche psicologiche inconfondibili:

·         è ottimista e tende a "leggere" gli eventi negativi come momentanei e circoscritti;

·         ritiene di possedere un ampio margine di controllo sulla propria vita e sull’ambiente che lo circonda;

·         è fortemente motivata a raggiungere gli obiettivi che si è prefissata;

·         tende a vedere i cambiamenti come una sfida e come un’opportunità, piuttosto che come una minaccia;

·         di fronte a sconfitte e frustrazioni è capace di non perdere comunque la speranza;

·         ha infine la  capacità di ricostruirsi restando sensibile alle opportunità positive che la vita offre, senza perdere la propria umanità e raggiungendo tuttavia mete importanti.

 

La resilienza è quindi la capacità che ci permette di perseguire i nostri obiettivi nonostante i continui “no”, le sconfitte, e gli inevitabili contrattempi della vita.

E’ la forza interiore che ci fa rialzare per la centesima volta, consapevoli che prima o poi raggiungeremo il nostro obiettivo, che ci permette di ristrutturare i fallimenti, considerandoli inevitabili tappe verso il successo.

Insomma, la resilienza viene durante e dopo i tuoi obiettivi: durante, quando devi attingere a tutte le tue risorse fisiche e mentali per fare quell’ultimo miglio che ti divide dal traguardo, dopo, quando devi affrontare una momentanea sconfitta, dimostrando di essere in grado di risollevarti.

La formazione on-line è utile?

I corsi on-line

I corsi on-line, hanno guadagnato enorme popolarità negli ultimi anni e in un prossimo futuro saranno sempre di più un’opportunità interessante in quanto questa tipologia di corsi può essere un modo, per chi cerca lavoro, per migliorare le competenze esistenti o imparare nuove abilità a costi accessibili. Inoltre questi corsi possono diventare un diversivo interessante per chi è alla ricerca di un lavoro, compito monotono, noioso e spesso frustrante.

Le lezioni online sono immediatamente disponibili a chiunque disponga di un personal computer, di un collegamento Internet veloce e di un po' di tempo a disposizione. Come già detto, i costi sono più che accessibili e, a volte, se ne possono trovare alcuni offerti gratuitamente. La ragione dei costi contenuti deriva dal fatto che questi corsi hanno spesso centinaia di partecipanti, e quindi non c'è la necessità di applicare tariffe come quelle dei corsi seguiti di persona che prevedono un numero massimo di iscritti, il costo dell’aula e del materiale didattico oltre che del formatore.

Sono quindi un ottimo modo e anche economico per imparare nuove abilità o rinfrescare le competenze esistenti e rendere più interessante per il mercato del lavoro il nostro curriculum vitae.

Cosa si può imparare?

I corsi coprono una vasta gamma di argomenti. Il formato on-line si presta bene a competenze tecniche, ma sono trattate anche una serie di tematiche legate alle “soft skills”.

La durata dei corsi varia, ma la maggior parte sono almeno un paio di sessioni dedicate a  un particolare argomento. Spesso agli studenti viene chiesto di completare un progetto in modo indipendente e alla fine viene rilasciato un certificato ma solamente se si completano tutte le assegnazioni e si seguono tutti i moduli in un periodo di tempo definito.

I formatori sono sempre qualificati e possono essere professionisti che lavorano in uno specifico ambito oppure relatori che hanno fatto della formazione il loro lavoro principale.

Sono sempre disponibili le biografie dei docenti e un riepilogo del corso che spiega sinteticamente cosa si va ad apprendere.

Perchè seguire un corso on-line?

Il mercato del lavoro è sempre più competitivo, e avere una base di competenze e conoscenze più ampia può fare la differenza tra voi e un altro candidato. Inoltre, il datore di lavoro può guardare con favore a un candidato che ha dimostrato iniziativa nell’acquisire nuove competenze nel corso di un periodo di disoccupazione o in preparazione di una transizione di carriera.

Infine, molti corsi on-line offrono opportunità di networking con gli altri studenti attraverso forum dedicati.

Le buone maniere e l’etichetta in ufficio

Le buone maniere sono fondamentali sul posto di lavoro.

Sapersi comportare correttamente e educatamente aiuta a migliorare i rapporti con i colleghi e anche, perché no? a fare carriera.

La capacità di saper stare a proprio agio in ogni tipo di situazione, personale professionale può essere un fattore decisivo nell’ottenere un lavoro, una promozione o un cambio di funzione all’interno della vostra azienda.

L’etichetta in ufficio

Come ho già detto essere in grado di confrontarsi con diversi interlocutori senza avere difficoltà e senza sentirsi in difetto è fondamentale nei rapporti di lavoro.

Qui di seguito alcuni suggerimenti su come comportarsi in modo educato e consono all’ambiente di lavoro.

La “vostra” etichetta

Anche se vi è sempre stato detto di non giudicare le persone dall’apparenza, sappiate che è quello che ognuno di noi fa quando vede un’altra persona per la prima volta.

Che vi piaccia o no, al primo incontro, l’essere umano “giudica” un altro essere umano in circa 10 secondi e senza che nessuno dei due abbia neanche proferito parola.

Quando incontrate qualcuno per la prima volta, cercate di essere sempre sorridenti e guardatelo negli occhi, quando vi date la mano, la stretta deve essere ferma – non stritolategli la mano, ma neanche dare una mano “molliccia” fa una buona impressione!

Presentatevi dicendo il vostro nome ed evitate di usare la comune formula “Piacere”, ma piuttosto preferite “Molto lieta di fare la sua conoscenza”, formula che mostra maggiore rispetto e educazione nei confronti di chi incontrate per la prima volta e che vi mantiene in confini formali e cortesi.

Etichetta telefonica

Ricordate che siete delle persone adulte e delle professioniste. Suonerie un po’ folli e sciocchine potevano andare bene finché non eravate nel mondo del lavoro, ma ora è il caso che le evitiate scegliendo qualcosa di più sobrio e che non disturbi chi vi sta intorno.

I cellulari non dovrebbero essere portati in riunione, è estremamente maleducato rispondere a una chiamata mentre si dovrebbe ascoltare un altro che parla. Se avete un’urgenza o aspettate una chiamata importante, informate chi partecipa all’incontro, in modo da evitare occhiatacce e disapprovazione in caso di squilli inaspettati. Scusatevi, chiudete velocemente la chiamata e tornate a rivolgere la vostra attenzione alla riunione. Se avete con voi il cellulare, mettetelo in modalità silenziosa e possibilmente lasciatelo nella borsa.

Anche i messaggini possono essere un ottimo metodo di comunicazione ma possono anche essere una grande distrazione se esagerate. Non messaggiate durante una riunione o peggio ancora durante una conversazione in cui siete coinvolte. Pensate come vi sentireste voi, se la persona con cui state parlando e da cui vi aspettate la massima attenzione, si facesse distrarre da sms e messaggistica istantanea di vario genere!

L’etichetta della mail

Ricordatevi che il vostro indirizzo di posta personale deve essere professionale e riconoscibile.

Quando scrivete una mail tenete presente che l’oggetto è fondamentale per far comprendere al destinatario l’importanza della vostra mail.

Firmate sempre con nome e cognome, il vostro ruolo e le informazioni necessarie a contattarvi e se avete un sito, inserite il link.

Salvo il caso in cui scriviate alla vostra migliore amica, non esprimetevi con espressioni gergali e ricordatevi di controllare sintassi, grammatica e punteggiatura.

Non utilizzate la mail per comunicare brutte notizie, in questi casi è meglio fare una telefonata.

Non rimproverate nessuno, non fate pettegolezzi e neppure diffondete notizie poco chiare o non certe, quello che scrivete resta per sempre. Se poi qualcuno inoltrasse la vostra mail a persone a cui non avreste mai voluto arrivasse l’informazione, sarebbe un vero disastro! E non usate MAI la funzione ccn (copia conoscenza nascosta) perché è molto spesso fonte di guai.
Mantenete le vostre mail brevi e professionali. Se la mail dovesse risultare troppo lunga è meglio allegare un file con le informazioni che il ricevente possa stampare e leggere con calma.

I social network

I datori di lavoro, anche i potenziali e futuri, i clienti e fornitori, usano i social media per scoprire più informazioni possibili sui loro impiegati e sui possibili partner.

Fate sempre attenzione a quello che pubblicate e se proprio volete esprimere un vostro parere, calcolate bene le conseguenze che potrebbe avere sul vostro futuro professionale e personale. Avrete sicuramente sentito di impiegati denunciati o licenziati, opportunità e occasioni perse per un commento stupido o avventato.

Non pubblicate mai niente che non vorreste mai vedere riportata da altri e messa in evidenza, ameno che non sia una notizia che davvero volete che circoli. Una volta messa on-line, sia che si tratti di una foto, di una storia, anche un solo un semplice commento, non potrete mai cancellarla! Non pubblicate le foto di altri senza autorizzazione e non “taggatele” con commenti inappropriati.

Tenete sempre presente che le persone intorno a voi vi apprezzeranno se saranno certe di avere a che fare con una persona serena ed equilibrate, quindi meglio un sorriso che un broncio! Anche se dentro di voi siete terrorizzate, non datelo a vedere. Se non siete sicure di qualcosa, chiedete. La conoscenza è potere e dà maggiore sicurezza. Restate sempre calme, composte e ferme sulle vostre posizioni e riuscirete a superare qualunque tipo di situazione per quanto terribile vi possa apparire.

 

La Comunicazione: Emittente, Destinatario, Ricevente

La comunicazione è uno dei principali e più importanti modi con i quali si ottengono e si forniscono informazioni, dandoci così la possibilità di interagire con altre persone.

Come sappiamo non si può evitare di comunicare, anche quando si sta in silenzio e tramite la comunicazione impariamo a conoscere gli altri e tutto quello che ci circonda.

Quando parliamo e quando scriviamo c’è sempre qualcuno che dice qualcosa e qualcun altro che ascolta o legge e quello che è scritto rimane molto più impresso di quello che viene detto: verba volant, scripta manent, quindi facciamo molta attenzione a quello che scriviamo.

Infine, tra chi parla e ascolta c’è una differenza di ruolo, che cambia secondo la situazione: se sto ricevendo o sto comunicando informazioni.

Emittente, Destinatario e Ricevente

La comunicazione è la trasmissione, lo scambio d’informazione, verbale (a parole) o scritta (mail, lettere, relazioni).
Quando si parla o si scrive di comunicazione, si definisce E emittente, chi manda il messaggio, mentre si definisce come D il destinatario oppure R il ricevente, chi riceve il messaggio.

Ogni comunicazione ha uno scopo, che è il motivo per cui si avvia una comunicazione.

Da segnalare, specialmente nella nostra professione, che può accadere che tra destinatario e ricevente ci sia una differenza: il destinatario è chi dovrebbe ricevere il messaggio, per esempio il capo, mentre il ricevente è l’assistente, che in realtà lo riceve.

Ora è il momento di affrontare il tema destinatario/ricevente.

Come si può entrare in sintonia con lui e coinvolgerlo emotivamente con il nostro modo di comunicare?

Una tecnica molto utile, nella comunicazione verbale, è quella del “mirroring”, che prevede la capacità di instaurare con il nostro interlocutore un “rapporto empatico”, basato sulla fiducia e la sintonia emotiva, creando empatia.

Secondo Wikipedia, l’empatia è la capacità di un individuo di comprendere in modo immediato i pensieri e gli stati d’animo di un’altra persona.

L’empatia, prevede modalità di comunicazione per cui il ricevente, ascoltando attivamente l’altro, sospende momentaneamente il suo modo di percepire la realtà per cercare di comprendere le esperienze e sintonizzarsi sulle percezioni dell’interlocutore. È una forma molto profonda di comprensione dell’altro perché si tratta d’immedesimazione nelle emozioni degli altri.

Un sistema per creare velocemente empatia con il nostro interlocutore è proprio il “mirroring” che significa assumere la stessa postura del nostro interlocutore, ma attenzione a non esagerare, perché l’altro potrebbe non comprendere e sentirsi preso in giro!

Per esempio, se chi abbiamo di fronte ha le braccia conserte, anche noi lo faremo, se il nostro interlocutore si accarezza i capelli, possiamo imitarlo, ma senza eccedere.

Il suggerimento è di non ripetere gli stessi movimenti esattamente come lui, ma quando tocca a noi parlare. Aspettiamo che finisca di esprimere il suo pensiero o di farci delle domande e poi, quando cominciamo a parlare, mimiamo la sua postura.

In questo modo ci identificherà come persone empatiche nei suoi confronti, ci vedrà come simili a lui permettendoci d’instaurare un rapporto di fiducia: “Non so perché, ma sento di potermi fidare di te”.

 

5 suggerimenti per imparare a scrivere in modo professionale

Che ci piaccia o no, nel nostro lavoro veniamo giudicate anche da come scriviamo. Una buona capacità di esprimersi per iscritto ci è utile per farci comprendere dai colleghi e guadagnarne il rispetto oltre che aiutarci a crescere in termini di sviluppo di carriera.

Un concetto espresso in forma concisa e corretta, piuttosto che contorta e confusa, il rispetto della grammatica e dell’analisi logica è fondamentale per una comunicazione efficace.

Qui di seguito alcuni suggerimenti per migliorare le nostre mail e relazioni scritte..

1. Cercate di capire a chi state scrivendo.

I migliori scrittori adattano il loro stile narrativo alle persone che presumono, leggeranno quello che stanno scrivendo. Pensate a chi è indirizzato quello che state per scrivere e immaginate le loro necessità, problemi, obiettivi, quindi procedete tenendo presente cosa volete ottenere da loro.

2. Procedete con calma.

L’adrenalina è il peggior nemico di chi scrive, quindi non aspettate l’ultimo momento per mandare una comunicazione. Se potete, cercate di ritagliarvi dei momenti in cui potete concentrarvi, scegliere con cura il tono, le parole adatte all’argomento che intendete trattare. Ricordate di fare attenzione ad eventuali errori che ci possono essere comunque, anche utilizzando il correttore automatico di Word!

3. Rileggete attentamente quello che avete scritto.

Non mandate subito la mail che avete scritto, aspettate una decina di minuti o se ne avete la possibilità anche di più. In questo modo la vostra mente ha tempo di schiarirsi e magari, tornando su quello che avete scritto, noterete di non aver espresso bene un concetto o di aver fatto degli errori che non avevate notato in precedenza.

4. Leggete molto.

Più leggete, più avete modo di imparare a scrivere meglio e di capire chi scrive male e chi invece riesce a comunicare in modo adeguato. Non limitatevi a leggere argomenti legati al vostro ambito professionale, spaziate su diversi temi e autori, in questo modo allargherete i vostri orizzonti.

5. Sviluppate un vostro stile di scrittura.

Si può imparare a scrivere bene, ma è un’attività che non può essere svolta di tanto in tanto, se volete imparare a scrivere bene, dovete esercitarvi spesso. E ricordate che chi legge le vostre email o relazioni non gradisce uno stile contorto o costellato di paroloni ed errori.