Modelli da imitare

Pensate, per pochi secondi, a due o tre fra le migliori assistenti che conoscete.

Cosa ammirate e rispettate in queste persone?

Il senso di calma professionalità in mezzo a una tempesta, l’utilizzo coerente del buon senso, o la capacità di cambiare marcia e manovrare abilmente anche nelle più delicate situazioni?

anticipazione, comunicazione, creatività, discrezione, flessibilità, iniziativa

Forse le ammirate perché dimostrano grazia e integrità anche quando sono sotto pressione, hanno la capacità di parlare in modo sincero e dimostrano un grande impegno nei confronti dei colleghi e dell'organizzazione.

Queste assistenti sembrano essere, in qualche modo, sempre un passo avanti rispetto alle altre, capaci di anticipare ciò che è necessario agiscono in base a queste intuizioni prima che le altre si accorgano di tali esigenze. Le ammirate perché sono disponibili e generose nel condividere le loro conoscenze. Sono delle maghe della tecnologia, comunicano in modo eccellente e sanno dire “si” o "no" a seconda dei casi.

integrità, giudizio, lealtà, organizzazione

Anche se può sembrarvi che queste colleghe siano nate con queste doti, molte caratteristiche e competenze possono essere sviluppate per mezzo dello studio e della formazione continua. Le stesse competenze già in vostro possesso possono, anzi devono, essere continuamente migliorate e aggiornate. Allora, come acquisire e migliorare le abilità che ammirate nelle colleghe?

professionalità, lavoro di squadra, alfabetizzazione tecnologica,

gestione del tempo, etica del lavoro

Leggendo i pensieri di Maryellen Weimer, sulle caratteristiche dei buoni studenti, mi è venuto in mente che tali caratteristiche potrebbero essere applicate anche alle assistenti. Leggete l’articolo e scoprite se anche voi pensate di possedere alcune delle 7 caratteristiche dei “good learners” 7 Characteristics of good learners

E' un problema di età, di soldi o di paura di non sapere gestire le persone sicure di sé?

Chi segue questo blog da un po' sa che io adoro fare esperimenti.

L'ultimo è stato monitorare il mio profilo contemporaneamente ad altri di colleghe più giovani con circa le mie stesse competenze, ma meno anni di esperienza e meno titoli di studio.

Il risultato è stato che uno di questi profili junior, con il mio stesso background ha ricevuto negli ultimi mesi 3 proposte di lavoro sia in Italia che all'estero.

La sottoscritta invece non è mai stata neanche contattata.

Sono troppo vecchia?

Qualcuno pensa che io costi troppo? a priori, visto che non dichiaro pubblicamente il mio stipendio.

O forse hanno paura di non essere in grado di gestire un rapporto con una persona che conosce molto bene il lavoro e che sa il fatto suo?

Si tratta comunque di discriminazione in tutti e tre i casi.

Mi consola che, anche se raramente, incontro ancora persone che la pensano diversamente, infatti per il ruolo che sto ricoprendo ora (contratto a termine) sono stata scelta grazie all'età e all'esperienza accumulata. La persona con cui lavoro cercava un'assistente che fosse autonoma, indipendente, capace di inserirsi nel contesto aziendale velocemente e che capisse le logiche e le politiche di una multinazionale.

Senza nulla togliere alle colleghe di 30 anni, queste caratteristiche si riscontrano in persona che hanno almeno 15 anni di esperienza vissuta in più contesti, possibilmente anche internazionali (se poi c’è anche un'esperienza di lavoro all'estero, ancora meglio).

In un recente scambio di mail con alcune colleghe più giovani mi sono trovata a dover discutere di alcune attività che sono alla base del lavoro dell'assistente e che a quanto pare io davo per scontate, ma così scontate non sono.

Una per tutte il fatto di dover sempre rispondere a tutte le mail che si ricevono, anche solo con un "no grazie" sia per dovere professionale che per educazione.

Il mio punto di vista è stato pesantemente contestato, sia a livello personale (pare che non sia necessario rispondere alle comunicazioni che si ricevono anche quando una risposta è chiaramente richiesta), sia a livello professionale – e a questo punto mi chiedo se i loro responsabili sono al corrente di tale comportamento.

Sono stata tacciata di non stare al passo con i tempi, in quanto attualmente non sembra più un dovere rispondere alle mail e di essere una che non ha niente da fare in ufficio, dato che trovo sempre il modo di rispondere a tutti.

Perchè far parte di MACSE Italia

Quest’anno sono Manager Assistant esattamente da 20 anni.

In venti anni e molte esperienze in aziende diversissime tra loro ho avuto rare opportunità di trovare e seguire corsi di formazione progettati e studiati in modo specifico per il ruolo, non parliamo di programmi di mentoring e incontri di networking.

Mi sono sempre sentita molto sola e in una specie di isolamento ovattato di cui nessuno parlava, spesso tenuta a distanza per via degli stretti contatti con il capo a volte “ricercata” come via facilitatrice alla sua benevolenza. Cominciavo a sentirmi una sorta di “isola” lontana da tutti.

Quando questa situazione diventò intollerabile, cominciai a cercare altre colleghe. Con mia grande sorpresa e sgomento trovarle era quasi impossibile ed anche se era evidente che c’erano molte altre "isole” là fuori, stava solo a me trovarle.

In breve diventò la mia missione trovare e mettere in contatto queste persone speciali e fornire loro un mezzo tramite cui potessero sostenersi a vicenda e lavorare insieme per diventare eccellenti nel loro ruolo cruciale di assistenti.

MACSE Italia è nata nei primi mesi del 2010 e continua a crescere ogni anno con nuove associate.

In più abbiamo un network di “followers” di circa 2500 assistenti che ricevono la nostra newsletter e fanno parte del nostro gruppo su LinkedIn – Manager Assistant Career & Skills Empowerment.

Questo grande successo è dovuto ai valori fondamentali che sono alla base dell’associazione e alla promessa di costruire finalmente qualcosa di speciale - un'organizzazione dedicata alle esigenze e alle necessità delle Manager Assistant basata sulla condivisione, sul rispetto e sull’integrità, qualità che fanno la differenza, lasciando inevitabilmente un'impronta su ognuna delle associate.

Questa visione è stata realizzata con il supporto e grazie alla convinzione di un gruppo di colleghe davvero notevoli. La nostra vision & mission è una responsabilità, un onore e un privilegio che vogliamo far conoscere a tutte le colleghe, ma anche se MACSE Italia è aperta a tutte le assistenti, non è adatta a tutte.

MACSE Italia è un’associazione esclusiva e siamo fiere di avere tra di noi le assistenti più motivati e dotate di curiosità intellettuale, oltre che di una fortissima voglia di crescere ed evolversi nel ruolo.
Il nostro obiettivo finale è quello di essere il centro di interesse e di ispirazione per chi è già è assistente e per chi vuole diventarlo.

Vogliamo migliorare la qualità delle performance e aumentare il valore del ruolo di tutte le assistenti italiane attraverso il rafforzamento delle competenze e lo sviluppo delle relazioni raggiungendo l'eccellenza delle prestazioni professionali.

Raggiungiamo costantemente questo obiettivo, fornendo programmi di formazione, incontri serali di networking e studio, un Programma di Mentoring e Coaching e il Programma di Knowledge Sharing – unico nel suo genere.

Oltre ad avere accesso a un gruppo eccezionale di colleghe tramite la rete, durante tutto l'anno i nostri membri hanno numerose occasioni per riunirsi, conoscersi personalmente, ispirandosi e eccellendo nel ruolo.

E non dimentichiamo il Congresso Nazionale che ogni anno offre l’opportunità a tutte le associate di incontrarsi e approfondire lo scambio e la conoscenza.

MACSE Italia dà alle partecipanti l'accesso esclusivo a documenti di best practice e strumenti di sviluppo personale. Preparatevi a immergervi in un’intensa attività di continuo miglioramento attraverso seminari, laboratori interattivi, dibattiti interessanti che vi aiuteranno a migliorare considerevolmente la vostra routine quotidiana.

Un gruppo di assistenti di livello senior è sempre disponibile ad affrontare i temi più pressanti, affiancando chi ne ha necessità nelle prove più difficili, preparandole alle sfide future.

Infine da quest’anno abbiamo lanciato M.A.C. – Manager Assistant Certificata.

Il percorso M.A.C. facilita e supporta la Manager Assistant nell'apprendimento di best practice e protocolli così da poter lavorare sia nel settore privato che nel pubblico offrendo un elevata qualità di servizio.

Si tratta di una importante qualifica che fornisce le competenze necessarie per accedere ad un percorso professionale di alto livello preparando la Manager Assistant a lavorare in ambienti di ogni genere.

5 suggerimenti per la gestione dei colleghi disturbatori

GRRRR! Questo collega continua a farvi impazzire? Lo conoscete ormai molto bene, ogni interazione vi lascia esaurite e infastidite. Riesce a fare cose che semplicemente vi fanno uscire di testa e vi lasciano incavolata per il resto della giornata. Un collega irritante può fare qualsiasi cosa, interrompervi continuamente, chiedervi di fare cose che non vi competono e anche arrivare a dire cose sgradevoli su di voi se fate quello che vi ha chiesto. La gamma di comportamenti può essere molto variegata.

Come si fa a trattare con qualcuno in modo da non rovinare del tutto ogni giorno di lavoro?

Ecco alcuni consigli per aiutarvi in questa situazione:

1. Fatevene una ragione, non ce l’ha con voi

Anche se vi può sembrare che il collega ce l’abbia con voi, la maggior parte delle volte il suo comportamento deriva da come si sente e dai suo problemi personali, che malauguratamente non sa gestire e riversa su di voi. Provate a non farne una questione personale. Non potete sapere quello che sta passando e concedere, ogni tanto, il beneficio del dubbio, fa bene all’anima.

2. Se insiste, evitatelo!

Riflettendoci un po’ su, sareste sorprese di come sia facile ridurre la quantità e la frequenza delle vostre interazioni con il collega molesto. Quando si presenta nel vostro ufficio, mostratevi troppo occupate per interrompere quello che state facendo per il capo, probabilmente di fronte alla parola “capo” desisterà. Chiedetegli di mandarvi una e-mail o di lasciare un post-it con la sua richiesta. Quando si riduce, in modo educato e cortese, l'interazione con qualcuno con cui non si ha un buon rapporto, spesso succede che l'interazione migliori.

Di certo anche lui ha percepito di non essere nelle vostre grazie e quindi rendendo meno frequenti i contatti diretti e lasciando a voi il tempo e il modo di gestire le sue richieste, entrambi ne trarrete giovamento.

Meno contatto = meno possibilità di irritarsi.

3. Cercate di scoprire che cosa vi disturba veramente in lui

Posto il fatto che non potete sapere perché vi disturba così frequentemente e senza apparente logica ragione, forse è meglio capire quali comportamenti specifici vi fanno perdere il controllo. Una volta mi è capitata un’esperienza con un collega che arrivava continuamente con ogni tipo di richieste, mi faceva perdere un sacco di tempo e non mi lasciava in pace neanche durante la pausa, perseguitandomi anche in mensa. Alla fine ho capito che non aveva ben capito quale fosse il mio lavoro e in modo particolare il mio ruolo rispetto al suo, dato che veniva da un’altra azienda, dove l’assistente aveva compiti diversi dai miei. Dopo averlo scoperto ho sviluppato un piano per ridurre il suo impatto su di me, che è partito dal presupposto che con molta tranquillità gli ho spiegato il mio ruolo e i miei compiti e alla fine gli ho detto che, terminate le cose che mi erano state assegnate, nel caso mi fosse rimasto tempo, sarei stata disponibile ad aiutarlo.

Non si può risolvere un problema finché non si sa esattamente di cosa si tratta.

4. Pensate a un piano strategico

Potrebbe però andarvi male e, anche con la riduzione del contatto, le interazioni continuare ad essere motivo di fastidio. A questo punto avrete bisogno di mettere insieme un piano strategico più “sottile” per migliorare le cose.

Prima di tutto fatevi un esame: potete cambiare qualcosa nel vostro atteggiamento che magari indispone il collega e lo incita a continuare nel comportamente molesto. Potete cambiare il modo in cui gli rispondete? Riuscite a controllare o almeno a ritardare la vostra reazione in modo da avere le idee più chiare, la mente sgombra così da poter capire come rispondere in modo più efficace? State facendo qualcosa che fa sì che il collega continui ad agire in un certo modo?

Certo che sì. Potete controllare ciò che fate, quindi, in primo luogo è meglio guardare a voi stesse.

Ovviamente, non potrete evitare di entrare in contatto con lui e non vi è possibile controllare il modo in cui agisce e reagisce, quindi cercate voi di minimizzare e contenere i danni. Dovete smettere di pensare a voi come vittime e agire come persone responsabili e competenti in grado di gestire anche le situazioni più difficili.

5. Dimostrate la vostra professionalità

Non importa il modo in cui il collega può agire verso di voi, dovete mantenere un approccio professionale e imparare a trattare e gestire correttamente anche i colleghi difficili. Questo significa che non dovete fare accuse, dare la colpa ad altri, o farvi compatire. Dovete rimanere concentrate sul vostro comportamento e assumere il corretto atteggiamento. Dovete essere pronte, capaci e preparate. Non fatevi cogliere impreparate, guadagnatevi il suo rispetto e la vostra professionalità sarò il vostro migliore alleato nel conquistarvi la sua fiducia. Quando interagite con lui, cercate di diminuire al minimo i motivi di contrasto per risparmiarvi eventuali reazioni negative che possono causarvi imbarazzo in pubblico.

Il vostro percorso di carriera non è semplice e diritto. Sarebbe bello pensare che dopo che vi hanno assunte in azienda e voi sapete di far bene il vostro lavoro, possiate avere la certezza di non avere problemi, di ottenere riconoscimenti e aumenti di stipendio.

Le relazioni con i colleghi che vi stanno intorno sono importanti tanto quanto il vostro effettivo rendimento, quindi ragionate, pensate in modo strategico e progettate il modo migliore per vivere al meglio la vostra giornata di lavoro.