Come diventare un’assistente di successo

In un mondo in cui il tempo a disposizione è sempre meno e gli impegni sempre di più la chiave del successo di ogni manager è avere una assistente. Di conseguenza le aspettative del manager nei confronti della sua assistente sono molto più alte che in passato e ciò che è previsto per questo ruolo professionale diventa sempre più complesso e delicato. Che cosa potete fare per essere certe di avere successo nella vostra carriera?

Gestire le relazioni sul posto di lavoro

Il rapporto che avete con il vostro manager e i suoi riporti e superiori, è uno dei fattori più importanti per il vostro successo professionale. È necessario essere proattive nel comprendere a fondo le persone con cui lavorate e con cui avete un rapporto ben definito, in termini di aspettative da parte loro circa i compiti che sono pertinenti al vostro ruolo professionale. È quindi auspicabile che  utilizziate la vostra iniziativa per gestire le consuete e giornaliere attività del vostro manager senza doverlo consultare in ogni occasione.

Uno degli elementi cruciali per assicurare un rapporto di successo con il vostro manager è la comunicazione. Tuttavia, un punto fondamentale da capire è che, sebbene la comunicazione debba fluire in modo continuo, dovreste cercare di evitare domande inutili e interruzioni inopportune e invece organizzare un momento specifico per discutere in modo efficace un programma da condividere insieme.

Purtroppo a volte potrebbe essere necessario lavorare con qualcuno che provoca problemi e difficoltà, tuttavia, interagendo efficacemente con loro migliorerà le vostre capacità di relazionarvi a tutti i livelli. E' importante imparare a identificare e affrontare le situazioni difficili, in modo da poter adottare l'approccio più efficace per gestirle correttamente.

Autorevolezza e assertività

Lavorare per crearvi autorevolezza vi porterà enormi vantaggi sia nella vita lavorativa sia in quella personale. Essere autorevoli prevede la capacità di essere in grado di comunicare correttamente con ogni tipo di interlocutore, essere il punto di riferimento per il vostro manager e i colleghi, saper gestire il tempo in modo efficiente, essere assertive e sicure di voi in modo da diventare eccellenti nel negoziare e convincere chi sta intorno a voi anche quando non siete investite della necessaria autorità. Tutti questi fattori combinati definiranno nel bene o nel male, le vostre relazioni in ufficio. Queste abilità interpersonali preziose vi saranno utili sempre, non importa se cambierete ruolo o azienda.

Un suggerimento è quello di non aver paura di dire "no". Se qualcuno cerca di caricarvi di troppo lavoro e vi rendete conto che non potete gestire in modo le scadenze, siate assertive e spiegate i vostri limiti di tempo. L'approccio migliore è quello di cercare compromessi e offrire alternative in una negoziazione “win-win”.

La gestione del tempo è uno delle componenti chiave per raggiungere l’eccellenza nel vostro ruolo. Questo comporta la definizione di scadenze realistiche per completare il lavoro, la gestione non solo del vostro tempo, ma anche quello del vostro manager e la capacità di utilizzare tecniche di organizzazione e pianificazione efficaci per ottenere il massimo controllo possibile.

L’importanza dell’immagine

"Il 93% della prima impressione si basa su come ci presentiamo e solo il 7% su quello che diciamo," Albert Mehrabian. L’immagine comprende il vostro aspetto (come siete vestite, pettinate, truccate), il vostro tono di voce (se avete un tono adeguato oppure se la vostra voce è bassa e impaurita o stridula e aggressiva), l'atteggiamento con cui vi ponete nei confronti dei vostri interlocutori, e infine il linguaggio del corpo che trasmette immediatamente chi siete. Osservate gli altri intorno a voi e riflettete sulle ragioni per cui li rispettate, oppure no,  e vi renderete conto che spesso il vostro primo giudizio si basa sull’apparenza. Quindi mantenete sempre un tono di voce tranquillo per incoraggiare le persone ad ascoltarvi, mantenete un atteggiamento positivo e gli altri vi ascolteranno, tenere la testa alta, abbiate fiducia in voi stesse guardando tutti negli occhi con un sorriso e otterrete il rispetto di tutti.

Sviluppo personale e di carriera

Non dovete limitarvi a fare le cose che già sapete fare; credete in voi stesse, otterrete di più e renderete la vostra vita lavorativa interessante e stimolante. Siate proattive, pensate a soluzioni creative e accettate nuove responsabilità per ampliare il vostro ruolo e le vostre competenze. Ricordate, assumendo incarichi aggiuntivi e dimostrando le vostre capacità di iniziativa e di innovazione, contribuirà a influenzare il giudizio del vostro manager nei vostri confronti. Attuate un piano d'azione per monitorare il vostro sviluppo e utilizzatelo come prova per dimostrare al vostro manager i progressi e i risultati ottenuti.

 

Dalla WBS al piano di progetto con Microsoft Project

Dal sito di Rosario Rizzo, esperto in Project & Time Management Premetto che non voglio entrare nei dettagli della metodologia di Project Management che sta dietro la Work Breakdown Structure o WBS e per questo rimando all’ottimo articolo in italiano presente su Wikipedia. Ricordo solo che una buona e completa WBS, soprattutto se di tipo deliverable oriented, permette al project manager di impostare piani di project (schedulazioni o semplicemente i Gantt) utili a pianificare e gestire agevolmente un progetto. Prima di tutto una domanda: a cosa serve una WBS? Banalmente, sta alla base di tutta la schedulazione di tutte le attività identificate nella WBS La WBS, elencando TUTTE E SOLE le attività previste nel progetto, rappresenta una sorta di contratto con il committente In linea generale, suffragata da studi fatti su migliaia di progetti, più tempo si spende a costruire e raffinare una WBS, meglio è. Nella figura che segue è visualizzata una porzione di una WBS di un progetto di sviluppo software. la WBS ci mostra in modo molto chiaro e gerarchico di come è strutturato il progetto di cui vogliamo fare la schedulazione. Nello schema che segue mostro qual’è il processo che il project manager deve seguire a partire dalla WBS per ottenere un piano di Project che sia aggiornabile con relativa facilità. E’ un cammino faticoso a cui il project manager non può sottrarsi se vuole gestire il progetto con maggiori probabilità di successo. La WBS è la base, le fondamenta di un edificio (la schedulazione) che se è stabile e forte reggerà l’intera struttura (schedulazione) se è debole la schedulazione ottenuta sarà debole e non reggerà durante l’esecuzione del progetto (verrà abbandonata). Purtroppo Microsoft Project non gestisce la definizione della WBS in modo gerarchizzato ad albero rovesciato (simile ad un organigramma) e che sarebbe molto utile per comprendere meglio l’intera schedulazione. Project implementa la WBS tramite l’Outline in cui la gerarchia è realizzata tramite le attività e sottoattività classiche del Gantt standard. Compito del Project Manager è quello di trasformare la visualizzazione verticale della WBS in una visualizzazione orizzontale tipica dell’outline di Project. Si tratta di girare di 90 gradi la WBS come nella figura che segue: Dalla figura precedente vediamo che in Project è rimasta la struttura gerarchica ottenuta con lo strumento software utilizzato (WBSChart Pro). Ma anche se non abbiamo a disposizione questo software la logica non cambia, anche se il project manager deve farlo a mano. Il passaggio successivo sarà quello di mettere in relazione le attività secondo la sequenza temporale necessaria. Il risultato finale sarà simile a quello mostrato nella figura seguente. L’operazione di creazione della schedulazione di Project l’ho realizzata con l’ausilio di WBSChart Pro, una utility di Microsoft Project molto utile e potente per costruire e manutenere WBS che ha la particolarità di “spedire” a Microsoft Project la WBS creando il GANTT e che installa in Project una macro che permette di “rispedire” il Gantt aggiornato indietro a WBSChart. Veramente potente e semplice da utilizzare. Se diamo uno sguardo più approfondito alla WBS ed al Gantt precedenti, possiamo notare che i “nodi” interni della WBS rappresentano le Fasi e Sottofasi del Ciclo di Vita del Progetto. I nodi interni (fasi e sottofasi) vengono trasformate nel Gantt come attività di riepilogo, mentre le foglie (work packages) sono trasformate in attività lavorative (barre blu del Gantt). Suggerimento Quando è stata completata la schedulazione del piano, associate le risorse, i costi e tutte le informazioni necessarie al progetto, si può salvare il piano di progetto come un Modello di Project, in modo da riutilizzare in futuro il lavoro fatto sulla WBS e sulla schedulazione lavorando sulle eccezioni e diversità piuttosto che rifare tutto da capo.

Is Your Space a Waste? 7 Tricks to Create a Productive Workspace

Regardless of the size of your workspace, there are things you can do to not only make it more efficient for you, but to also discourage coworkers from spending their free time there. Yes, you want your coworkers to feel as if they can drop by to conduct business; however, to maintain a solid level of productivity, you need to spend most of your workday actually working. With that in mind, here are seven tips for organizing your workspace to make you more productive.

Tip 1: Make Your Workspace Unappealing to Others
One of the first things that employees usually do when they take over a cubicle or office is to make it their own. That may mean rearranging furniture or adding personal items. Before you get too comfortable, consider the message you're sending to coworkers. By adding cozy chairs, nice plants, a candy dish, and music, you make your space too inviting. And what that invites is interruptions. To maintain productivity, keep the coziness to a minimum.

Tip 2: Design Your Workspace So It Works for You
While you may only have a limited number of design options and pieces of office furniture, you still need to consider functionality. This can mean having additional countertops if you need to work on large projects or more filing space if your position requires it. It might also mean eliminating that extra desk chair your talkative coworker always plants himself in or that small shelving unit that only seems to fill up with clutter.

Tip 3: Plan Your Space
The way to get the most functionality out of your space is to plan the layout in advance. Using graph paper and small cutouts of your furniture, rearrange the space in a variety of layouts. Space-planning professionals suggest you keep these things in mind:
Flow of your paperwork
Placement of equipment for easy access
Appropriate aisles for safety
Positive appearance
Think about what furniture you want, need, and don't require. If you need more shelving space, consider a taller floor unit or pulling shelves off the ground and building them onto the walls. As you configure your furniture, think in terms of safety. That may mean anchoring items.

 Tip 4: Consider What Office Supplies You Need
Do you like baskets or bins? Might a rolling file work for your space? There are a lot of useful office gadgets that you can research just by looking for an office-products catalog or website. Consider reviewing what is available to see how you might streamline your space.
Also, rethink how many pens, paperclips, notepads, and other items you actually use in one day. Consider storing most of them in a drawer or desk organizer, rather than scattering them all across your desk.

Tip 5: Arrange Your Desktop to Be Practical
Carefully consider what you really need on your desktop. It should only contain essentials, such as a computer, telephone, notepaper, pen, stapler, and your current work assignment. If you need a calendar, get one for the wall or schedule your commitments electronically. Hang all of your photos up, instead of showcasing them on your desk and countertops. Keep paperwork and files in drawers, instead of stacking them on your desk. Put reading material in a magazine rack.

Tip 6: Eliminate Reasons for Coworkers to Enter Your Workspace
If you have coworkers who like to "drop things off" and then hang around to chat, consider moving your inbox. Arrange a hanging file holder outside of your cubicle or an inbox on the cabinet outside of your office door. This way, passersby can drop off their deliveries without disturbing you.

Tip 7: Notify Coworkers of Your Needs
No matter how well you arrange your workspace, there is likely to be a coworker who will want to drop by to chat anyway. If you're working on a project that requires a lot of focus, consider placing a "Please Do Not Disturb" sign on your outside cubicle wall. You may even want to get one that allows you to indicate a time when you'll be available.

Finally, as you consider how your space should look, make sure you always have an exit route. That way, you can excuse yourself and take that much-needed break before someone interrupts you!

Il Time Management: come gestite il vostro tempo?

Definizione del metodo delle 5S, conosciuto anche come Visual Workplace Management:“

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative”. Fonte: Wikipedia

Questo metodo, definito nel Metodo Toyota (Lean Management), si basa sulla lotta agli sprechi (muda in giapponese) e viene applicato principalmente nell’ambito della produzione industriale.

Il nome “5s” deriva dalle iniziali delle parole giapponesi (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke):

◦Seiri – separare: separa ciò che ti serve da ciò che non è funzionale all’attività e quindi crea disturbo e disordine, quindi spreco di tempo o di risorse (Muda); un termine alternativo con la S è scarta
◦Seiton – riordinare: metti a posto tutto quello che è utile, il detto ”ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”; un termine alternativo con la S è sistema
◦Seiso – pulire: tieni tale ordine costante e pulisci, un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che “non nasconde” le inefficienze; un termine alternativo con la S è spazza
◦Seiketsu – sistematizzare o standardizzare: definisci delle metodologie ripetitive e canonizzate da utilizzare per continuare queste attività di razionalizzazione delle risorse e degli spazi lavorativi
◦Shitsuke – diffondere o sostenere: fai che questo modo di pensare ed agire sia pervasivo per tutte le attività aziendali

Ovviamente il contesto in cui è nato il metodo delle 5s è quello della produzione industriale e dobbiamo avere una mente aperta per poter adattare questa metodologia al nostro sistema di produttività individuale.

Il primo Pilastro : Separare

Separare significa rimuovere dal posto di lavoro tutti gli oggetti che non sono necessari per l’operazione che si sta compiendo.

Sembra una cosa banale, ma quante volte ci siamo trovati nelle condizioni di avere il posto di lavoro (e non solo) più simile ad un magazzino di oggetti e carte che al solo guardarlo passa la voglia di mettersi a lavorare.

Chi non si è mai trovato in questa situazione?

Sembra quasi che siamo affezionati a tutte le cose che abbiamo accumulato e siamo convinti che prima o poi ci serviranno.

Non è così.

Il primo pilastro delle “5s” ci dice che dobbiamo avere un posto di lavoro pulito ed ordinato, sempre, e questo per vari motivi:

A.Troviamo le cose che ci servono subito, senza perdere tempo

B.Non vivendo in mezzo al disordine ci sentiamo più rilassati e con voglia di fare

C.Non rischiamo di perdere le cose in mezzo alla confusione (quante volte ci sentiamo dire che “prima o poi troverai quello che cerchi quando non lo cerchi”)

D.Non ci dimentichiamo di cose importanti da fare (una volta ho dimenticato una bolletta della Telecom sotto alcune riviste e per poco non mi staccavano la linea perché non l’avevo pagata

E l’elenco potrebbe continuare.

Ma perché abbiamo la tendenza ad accumulare cose e tenerle a portata di mano (si fa per dire)?

Probabilmente ciò è dovuto alla nostra paura di non avere a disposizione sottomano una cosa nel momento in cui ne abbiamo bisogno e tendiamo ad accumulare, e questo genera purtroppo spreco di spazio e di tempo nel ritrovare le cose.

Vediamo insieme qualche esempio di sprechi:

A.Materiale di cancelleria. Una quantità di penne e matite che possono bastarci per i prossimi trenta anni (visto anche che diventiamo sempre più digitali e meno analogici)

B.Spostamenti continui da un cassetto ad un altro dovuti a continue risistemazioni e spostamenti

C.Molte cose diventano obsolete in breve tempo, come libri tecnici (manuali di informatica), fotocopie o stampe, riviste, documentazione tecnica

D.La presenza di oggetti e attrezzature non necessarie (macchine digitali, telecamere, adattatori, hardware per computer, etc.) tendono a far confusione e distrazione ed occupano spazio vitale per le nostre attività.

Il secondo pilastro Riordinare o Seiton .

Riordinare significa organizzare gli oggetti necessari in modo tale che sia facile utilizzarli e mettere delle etichette affinché chiunque possa trovarli e rimetterli al loro posto.

CHIUNQUE sta a significare che ci deve essere una logica comprensibile a tutti.

Perché è importante riordinare?

Riordinare permette di non sprecare tempo nella ricerca di un oggetto che ci serve per lavorare, Qualsiasi attività ci mettiamo a fare, è sempre necessario cercare qualcosa di necessario: un’informazione, un elenco di dati, indirizzi, nominativi, offerte, cataloghi e così via.

Quanto tempo perdiamo ogni volta che cominciamo qualcosa? Non capita a tutti quanti di ritardare l’inizio di un lavoro perché cerchiamo qualcosa che non era stata riordinata al suo posto?

Un punto importante per implementare il secondo pilastro delle 5s è di avere un archivio che funziona. Tutto quanto non ci serve per eseguire l’attività corrente deve essere archiviato ordinatamente.

Dobbiamo gestire bene un metodo di archiviazione che ci permetta di trovare subito cosa ci serve (eliminando quindi spreco di tempo e frustrazione) a colpo sicuro.

Ci serve dunque un archivio ben organizzato e, soprattutto, utilizzato costantemente, senza lasciare a destra e sinistra quanto non ci serve al momento.

Tornando alla questione di riporre in modo ordinato materiale vario, possiamo anche fare in modo che gli oggetti che ci servono frequentemente devono stare vicino a noi. E’ inutile fare tanta strada (magari in qualche altra stanza) se sappiamo che un oggetto ci serve quotidianamente è miglio seguire il principio di prossimità.

Sprechi nel non riordinare le cose

A.Spreco di movimento. Ogni volta che cerchiamo una cosa dobbiamo fare tanta strada.

B.Spreco in ricerca. Se qualcuno si è portato viale chiavi di un armadio o di una cassettiera, non troveremo mai quello che cerchiamo

C.Spreco di energie. Ogni volta che un fornitore o cliente ci chiede precisazioni su un documento o una fattura, dobbiamo limitare al massimo il tempo per trovare quello che ci serve.

D.Spreco di spazio. Limitiamo al massimo il contenuto dei cassetti in termini di materiale ed accessori di cancelleria. Occupano spazio prezioso e “vicino a noi”

E.Spreco in spazio non sicuro. Attrezzature, mobilio e hardware vario non deve essere lasciato qua e là anche se non utilizzato. Oltre a sprecare spazio possono diventare un ostacolo e anche un pericolo.

Il terzo pilastro delle 5s, fare pulizia.

Il terzo pilastro è “fare pulizia” che significa la rimozione di polvere, sporcizia, cose inutili al nostro posto di lavoro. Fare pulizia vuol dire tenere tutto pulito e ordinato.

L’obiettivo più naturale di fare pulizia (Seiso) è quello di trasformare il posto di lavoro pulito e luminoso, dove sia gradevole lavorare. Un altro obiettivo chiave è fare in modo che ogni cosa sia sempre in condizioni ottimali, pulita, pronta all’uso quando noi o qualcun altro ne ha bisogno.

Dobbiamo perdere l’abitudine di fare pulizia solo quando la situazione diventa drammatica o fare le “pulizie di primavera” ma di farlo con costanza e periodicamente. Pulire dovrebbe fare parte delle nostre abitudini quotidiane, prima di alzarci e ritornare a casa prendere due-cinque minuti per riordinare il posto si lavoro e pulire quanto sporcato o “incasinato”.

Hiroyuki Hirano, nel suo libroI 5 pilastri del workplace visuale (5 pillars of visual workplace) afferma che la pulizia per le fabbriche e gli uffici è come il bagno per le persone: riduce lo stress e la tensione, toglie lo sporco ed il sudore, prepara il corpo e la mente per il giorno successivo.

Per queste ragioni la pulizia è importante per la salute fisica e mentale. L’autore conclude affermando che così come non ci sogniamo di fare il bagno o la doccia solo una volta all’anno, così non possiamo pensare di fare le pulizie sul posto di lavoro una volta all’anno.

Quindi dedicare un po’ di tempo ogni giorno per lasciare tutto pulito è la cosa migliore.

Il quarto pilastro e' molto diverso dai primi tre.

Rappresenta infatti il metodo per cui i primi tre pilastri vengano applicati con continuità e costanza. Forse, insieme al quinto pilastro, è il più difficile da fare applicare agli altri e, tutto sommato, anche a noi stessi.

Standardizzare è il risultato che si ottiene quando i primi tre pilastri – Separare, Riordinare, Ripulire – vengono applicati regolarmente.

Facciamo un esempio pratico. Se un quartiere in una città viene tenuto bene, è facile pensare che venga tenuto pulito ed in ordine. In un contesto 5s, abbiamo a che fare con un quartiere i cui pilastri Separare, Riordinare e Fare pulizia sono applicati con continuità. Questo quartire includerebbe solo palazzi, vie, giardini che oltre ad essere belli e funzionali, sono ben disposti e vengono regolarmente mantenuti.

In altre parole, Standardizzare significa continuare ad applicare i primi tre pilastri in modo che il quartiere sia sempre ordinato e pulito senza lasciare che si formi sporco, che le vie si disgreghino e le case diventino diroccate.

Cosa succede se non riusciamo ad applicare il pilastro della Standardizzazione?

A.Il posto di lavoro ritorna alle condizioni precedenti

B.Cumuli di materiali vari (carta) ed oggetti si accumulano a fine giornata (all’indomani se ne accumuleranno altri e diventa più lungo e faticoso mettere le cose a posto)

C.Si crea disordine nei posti che avrebbero dovuto essere ordinati

D.Pur avendo separato e riordinato, ben presto si accumula materiale di cancelleria su ogni superficie disponibile

Potremmo fare altri esempi di come, non essendo costanti ad applicare (Standardizzare) i primi tre pilastri del 5s, si ritorna sempre allo stato di sporco e disordine.

• Abbiamo già visto come Suddividere, Ordinare, Pulire il posto di lavoro e di come sia importante Standardizzare i tre primi pilastri delle 5S giorno per giorno.

Tutto questo affinchè i primi tre pilastri non siano eseguiti solo le prime volte e dopo si perda l’abitudine e quindi abbandonare il metodo delle 5S.

C’é da considerare, inoltre, che se eseguiamo le attività suggerite dal metodo occasionalmente, il lavoro da fare ogni volta é ovviamente maggiore, é come se dovessimo ricominciare da capo sempre da situazioni estreme.

Se invece il nostro lavoro di pulizia lo facciamo periodicamente  (ogni fine giornata o settimana)e con costanza, ogni qualvolta applichiamo il metodo, il lavoro da fare é minore e meno pesante da completare.

Ma poi, avete mai pensato alla soddisfazione che proviamo quando tutto il lavoro di pulizia ed ordine é completato?

Se lo facciamo tutti i giorni il peso del lavoro di pulizia é estremamente ridotto ed il risultato é continuo: un posto di lavoro sempre in ordine!

Cosa é il Quinto Pilastro delle 5S (Shitsuke)

Il Quinto Pilastro si chiama Sostenere, ed indica l’impegno che dobbiamo applicare per fare in modo che tutti e 5 i Pilastri siano applicati con costanza.

Problemi evitati dall’applicazione del quinto pilastro

1. Evitare che le cose si accumulino in disordine già un minuto dopo averle messe a posto

1. Non ha importanza di quanto siano fuori posto le cose, é meglio farlo alla fine della giornata

1. Ognuno di noi è convinto di essere troppo occupato per pensare di mettere a posto il proprio posto di lavoro

1. Posti di lavoro disorganizzati e sporchi minano il nostro morale

Tutta questa serie di problemi si verificano se non c’é da parte nostra l’impegno a sostenere i cinque pilastri del metodo 5S nel tempo.

Perché Sostenere é importante

Fin da bambini impariamo a fare le cose se il beneficio che ne ottiene a farle é maggiore del danno che può subire nel non farle.

Quindi, applicando questo ragionamento all’esercizio di tenere il posto di lavoro pulito ed ordinato, solo se abbiamo la consapevolezza del beneficio e del piacere di ottenere un buon risultato con l’applicazione dei cinque pilastri 5S potremo continuare ad avere un posto di lavoro in cui sia piacevole lavorare.

Solo avendo questa consapevolezza potremo pensare di applicare i cinque pilastri nel tempo, con costanza ed impegno.

É vero che applicare i cinque pilastri richiede impegno e costanza, ma il ritorno di questo investimento porterà un grande ritorno di efficienza per noi e per la nostra azienda.