Il percorso di carriera di una Manager Assistant: suggerimenti su come crescere e cambiare

A volte il cambiamento può essere una buona cosa, soprattutto se è un stimolo a un interessante sviluppo di carriera.

Se pensi che il tuo attuale ruolo ti stia un po’ stretto e cerchi nuove sfide, guardati intorno, le possibilità ci sono, basta cercarle e mettersi in gioco.

Da PA/Ea a…?

Tutti i giorni i manager si trovano a dover affrontare un’agenda fitta di impegni, ricevono migliaia di e-mail, rispondono a chiamate a tutte le ore del giorno e a volte anche di notte, senza contare le conference call.

Come fanno a sopravvivere? Ma è ovvio! Hanno una fantastica PA/EA che li aiuta ad arrivare alla fine della giornata superando con disinvoltura tutti i problemi.

Le PA/EA sono il cuore pulsante delle organizzazioni, lavorano fianco a fianco con i manager svolgendo un ruolo di supporto chiave, garantendo la buona riuscita delle attività.

Hanno sempre più responsabilità e sono sempre più coinvolte in tutti i livelli del business delle aziende dove operano.

A volte può anche accadere che una PA/EA riesca a progredire all'interno di un settore o di un'area specifica e riesca ad ottenere un ruolo più specializzato, per esempio nell’ambito della comunicazione se ha ottime capacità di relazione, nello sviluppo del sito dell’azienda se le interessano le nuove tecnologie, nelle risorse umane o nella formazione se il suo focus è sulle persone.

La capacità di gestire la complessa vita di un manager può portarla a diventare un project manger se si fa notare per particolari doti organizzative, un team leader se ci sono gruppi di persone da organizzare.

Le possibilità sono numerose, basta averne voglia.

Interessante? Qui di seguito sono alcune idee su come fare.

La preparazione è fondamentale

Districarsi in molti compiti diversi è oggettivamente difficile, non tutti sono capaci di farlo in modo efficiente, quindi essere in grado di organizzare e coordinare più di una attività è un plus.

Con l'introduzione della tecnologia moderna, il ruolo di PA/ EA non è più solamente la gestione dell’agenda e dei documenti da preparare per le riunioni del manager, ma può diventare proprio uno di quelli elencati in precedenza.

Ma è necessario prepararsi a questi ruoli, non ci si può improvvisare.

Si sa che le PA/EA sono eccellenti a lavorare sotto pressione, imperturbabili in una situazione tesa e perfettamente in grado di lavorare bene con gli altri. Esperte di comunicazione a tutti i livelli, sanno che essere un giocatore di squadra è altrettanto essenziale.

La perfetta PA/EA conosce tutte le funzioni di Outlook per gestire al meglio le riunioni del manager, è in grado di mettere insieme una presentazione di PowerPoint, maneggia con disinvoltura tabelle Pivot in Excel, sa organizzare una videoconferenza, accendere un proiettore in sala riunioni e a volte è un IT manager improvvisato, è un’esperta di social media, ed è la persona cui rivolgersi quando nessun altro riesce ad aiutarvi.

La formazione è la chiave

Ma tutte queste capacità spesso non bastano a fare il salto di qualità, ci vuole qualcosa in più.

Questo “qualcosa in più” ve lo può fornire solo la formazione continua. In un mondo del lavoro che è in continua evoluzione è necessario stare al passo ed essere sempre aggiornate  e pronte  a nuove sfide. Attraverso la formazione è possibile non solo aggiornarsi, ma anche acquisire nuove competenze, mantenendo il cervello allenato ad apprendere.

Sia che restiate nella vostra azienda, sia che decidiate di cambiare, il fatto di avere appreso nuove e diverse competenze non può che rendervi più interessanti e farvi ottenere un ruolo che ambivate da tempo e anche uno stipendio migliore.

 

E’ sorprendente quanto si guadagni nel condividere le proprie conoscenze.

Nel modo di oggi, molto competitivo, abbiamo sempre più bisogno dell’aiuto degli altri per portare avanti in modo adeguato il nostro lavoro. Anche se questa affermazione potrebbe sorprendervi, la condivisione delle conoscenze e competenze in ambito professionale è la chiave di una carriera di successo.

Condividere quello che sappiamo e quello che abbiamo imparato negli anni, non è sempre facile. Molte di noi sono convinte che comunicare agli altri la nostra esperienza voglia dire favorirli a nostro discapito, rinunciare a un po’ di “potere”. In realtà condividere conoscenze è guadagnare in potere e influenza e creare dei rapporti reciprocamente utili.

Qui di seguito 4  timori che ci trattengono dal condividere le nostre esperienze e i benefici che ne deriverebbero se lo facessimo:

Timore #1: Non essere più “la migliore” in mezzo agli altri. Molte persone pensano che la conoscenza sia equivalente al poter e che conseguentemente, più sappiamo più velocemente facciamo carriera.
Beneficio #1: Quando si condivide quello che si sa con gli altri componenti del team si riceve in cambio quello che loro sanno, si viene riconosciuti come ottimi collaboratori e si sviluppa un potenziale incredibile che deriva dall’unione delle conoscenze.  

Timore #2: Che ci vengano negate una promozione, un cambio di ruolo, un aumento, perché ritenute figure insostituibili in quel ruolo.

Beneficio #2: Tali riconoscimenti si basano sui risultati, ovvero su quanto le nostre competenze posso essere utili in relazione alla mission della nostra azienda e non su “quanto” non sappiamo, siamo istruite o abbiamo sperimentato. La libera condivisione vi aiuterà ad accumulare altre conoscenze e a rendervi popolare, e mentre gli altri imparano da voi, voi a vostra volta potreste essere prese in considerazione per nuove sfide e opportunità e magari anche per una promozione.

Timore #3: Essere licenziate, perchè dopo aver condivisio con altri non siamo più necessarie in quanto “chiunque può fare lo stesso lavoro”.

Beneficio #3: In realtà potrebbe succedere esattamente il contrario, ovvero che vi tengano strette. Dopo tutto, se siete le uniche in grado di portare a termine determinati compiti perché dovrebbero offrirvi di fare altre cose, con il rischio che non sia nessuno in grado di sostituirvi? Condividendo le vostre conoscenze invece potreste passare ad altro senza problemi, avendo già qualcuno che può prendere il vostro posto.

Timore #4: Che gli altri vogliano fregarti! E se per caso le informazioni che io condivido fossero utilizzate in modo non corretto? E poi fossi anche accusata di qualcosa? E peggio ancora, se le usassero e poi si prendessero tutto il merito, tagliandomi fuori?
Beneficio #4: In genere quando si trasmette la propria esperienza ai collaboratori e/o colleghi, lo si fa per ottenere rispetto, riconoscimento, apprezzamento, sia da loro che dai capi. Ottenuta così l’autorevolezza, sarà difficile non riuscire a raggiungere splendidi risultati.

 

 

Caratteristiche fondamentali di un mentore eccezionale

Vuoi essere un mentore eccellente? I mentori eccezionali, quelli che aiutano a far emergere il potenziale dei loro mentee e li spingono a superare gli ostacoli e ad avere successo in quello che fanno, condividono numerose caratteristiche.

Tutti i mentori insegnano, guidano, incoraggiano e infine verificano che i loro mentee siano raggiungano l’eccellenza in quello che fanno. I mentori eccezionali fanno tutto questo, ma vanno anche oltre, dedicando moltissimo tempo ed energie ai propri mentee.

 

Ecco alcune caratteristiche tipiche dei mentori eccezionali:

Hanno davvero a cuore gli interessi dei loro mentee, dedicano tempo ad ascoltarli e a capirli. Cercano di comprendere quali sono i loro veri obiettivi professionali, il modo di lavorare, anche le loro speranze e i sogni. Cercano infine di trovare delle soluzioni utili da proporre come esempio.

Un grande mentore, che è una persona che ha una lunga esperienza alle spalle, può spiegare al proprio mentee come avere successo nel contesto lavorativo, perché ha già vissuto molte situazione simili uscendone vincente, oppure imparando dai propri insuccessi. Il mentee, a sua volta, dovrebbe riuscire a “modellare” i propri comportamenti su quelli del proprio mentore adattandoli alla sua situazione specifica.

I feedback devono essere numerosi e costruttivi, così come suggerimenti e consigli per migliorare le performance e aumentare le competenze tramite l’apprendimento e lo studio.

L’esperienza del mentore fornisce al mentee infinite opportunità di conoscenza sia tramite l’esempio stesso offerto dal mentore che per mezzo di suggerimenti utili a fare delle corrette scelte nell’ambito dell’apprendimento continuo che ormai è necessario in tutti i ruoli.

Il mentore eccellente non giudica, ma aiuta e orienta il proprio mentee affinché esplori e approfondisca nuove idee e affronti nuove esperienze. Offre al suo mentee uno “spazio sicuro” nel quale possa esprimere le sue perplessità, dove possa anche fare domande senza temere le risposte, condividere le sue insicurezze e i suoi errori.

 

In questo “spazio sicuro” anche il mentore può e deve condividere i suoi successi e gli insuccessi perché la totalità delle esperienze fatte possano aiutare il mentee nel suo percorso di carriera, lo aiutino a capire che le sfide vanno affrontate e superate e che si impara moltissimo anche dai fallimenti.

Il mentore eccellente riconosce il potenziale del proprio mentee e lo aiuta a coltivare le sue inclinazioni così come lo spinge a diventare più forte superando le sue debolezze.

Infine condivide con lui, oltre alle esperienze e le conoscenze anche i suoi contatti e il suo network in modo da rendere più semplice lo sviluppo professionale e di carriera del mentee.

Il mentore eccellente sa che in una buona relazione di mentoring ci deve essere soddisfazione da entrambe le parti.

Ma chi sa che cosa fa davvero una Manager Assistant?

Vi è mai capitato di parlare con qualcuno che quando gli avete detto che fate l’assistente di direzione vi ha guardato con una faccia a punto di domanda? Come dire, esistono ancora le segretarie? O peggio ancora, ma cosa cavolo fa una segretaria?

Perché per moltissimi siamo ancora segretarie e giustamente il loro pensiero è: ma ho il Blackberry con tanto di agenda in Outlook, cosa me ne faccio di una segretaria?

Direi che vista così l’obiezione è legittima.

A cosa serve una risorsa che risponde al telefono e mi fissa gli appuntamenti? Uno se le fa ormai da solo queste cose e al più se ha una segretaria e non la può licenziare, le fa fare le fotocopie e anche il caffè, giusto per farle fare qualcosa, tanto si sa, le segretarie si limano le unghie tutto il giorno.

Quindi a parte l’immaginario collettivo maschile che sogna di avere una segretaria bella, giovane, scollata e in tacco dodici e gonna ben sopra il ginocchio, quali sono le reali competenze che fanno di una segretaria un’assistente di direzione?

Noi di MACSE Italia abbiamo individuato una serie di attività che sono le principali e le più diffuse in tutte le segreterie di direzione e abbiamo stilato una job description.

 http://www.macseitalia.it/whos/job_description.asp

Basandoci su questa job description, quest’anno,  abbiamo creato il Programma M.A.C. che è un percorso di crescita e sviluppo professionale articolato su più anni di formazione, seguendo il quale le competenze indicate per ogni livello di carriera vengono migliorate e arricchite grazie a un training progettato specificatamente, per poi essere testate, verificate e infine certificate, tramite un test di autovalutazione e due esami con una commissione costituita da commissari interni all’associazione e commissari esterni che conoscono approfonditamente le mansioni di questa figura professionale.

http://www.macseitalia.it/newsletter/newsletter/newsletter130127.html

http://www.macseitalia.it/training/MAC/login.asp

In questo modo sarà molto semplice dimostrare cosa sappiamo fare!!!

La prossima volta che, durante un colloquio, vi faranno la solita domanda cretina: “Ma cosa fa un’assistente di direzione?” avrete la risposta e potrete anche dimostrare, grazie alla certificazione M.A.C. , quello che sapete fare e anche come lo sapete fare!

Questa è un’opportunità unica di dimostrare quanto valiamo e cosa siamo in grado di fare.

Approfittate di questa occasione, certificatevi M.A.C.

http://www.macseitalia.it/newsletter/newsletter/newsletter130317.html