MACSE Italia - Newletter n. 3 - Maggio 2010

Carissime e Carissimi, con la terza newsletter di MACSE vogliamo sorprendervi, infatti vi annunciamo, con molto orgoglio, che è nata MACSE Italia – Manager Assistant Carriera Sviluppo Evoluzione, la prima e unica associazione di categoria italiana, no-profit, dedicata totalmente a questa figura professionale. Abbiamo fatto il salto di qualità, come anche dichiarato nel primo articolo, pubblicato su Avvenire, dedicato all’associazione e siamo diventati la voce di tutte le Manager Assistant in Italia. Il Consiglio direttivo è a vostra disposizione se volete attivare un contatto diretto, così come i Responsabili delle Sezioni che sono gia’ nate sul territorio. Il giorno dopo la diffusione di questa notizia, abbiamo avuto numerosissime richieste di registrazione e ci auguriamo che aumentino sempre più. I nostri obiettivi, dichiarati sul sito http://www.macseitalia.it/, sono chiarissimi e gli interventi che seguono sono evidente testimonianza che stiamo andando nella giusta direzione. Vi invito a iscrivervi, perché MACSE Italia è una realtà fondamentale per la crescita e lo sviluppo del ruolo di Manager Assistant.

Mariachiara Novati Presidente MACSE Italia

Intervista a Maurizio Bottari, Amministratore Delegato di Ambire, Società di Consulenza Direzionale operante nell’Executive & Management Search MN: Da sul punto di vista, come si sta evolvendo il ruolo della Manager Assistant in Italia? MB: Dal nostro osservatorio la funzione di Executive Assistant viene sempre più articolandosi, e dalle fondamentali attività di Coordinamento delle attività di segreteria e di gestione dell’agenda del Capo, di Gestione e valorizzazione delle relazioni con personaggi interni ed esterni di vario livello di interlocuzione, anche di tipo istituzionale, e di supervisione delle attività di comunicazione esterna del Capo, si sta sempre più spostando verso un ruolo, variegato, di effettivo sviluppo, oltre che sostegno, delle prerogative manageriali attuali e potenziali che il Capo può esprimere. MN: Quali sono le qualità e capacità che voi ricercate, durante una selezione, in una Manager Assistant? MB: In un mutare dei ruoli manageriali verso contenuti in cui lo spirito imprenditoriale e direi specificatamente l’auto imprenditorialità, divengono la nuova frontiera di valorizzazione e distintività del Capo, del perimetro di responsabilità da lei/lui governato e dell’Azienda stessa, all’Executive Assistant vengono richieste capacità nella raccolta di dati e informazioni specifiche di business dalle funzioni aziendali di riferimento, e di analisi e valutazione preliminare, rispetto a opportunità di sviluppo del business e/o di attivazione di partnership.

MN: Mi sembra di capire che non bastano più le solite competenze, ma che siano richieste particolari specializzazioni e approfondimenti anche di carattere più specifico. MB: Certamente, a fianco delle tradizionali e sempre verdi competenze di gestione multipla e simultanea di tematiche complesse, di tolleranza allo stress, di abilità relazionali, di assoluta empatia con le esigenze professionali, anche non palesate, del Capo e di sempre migliore conoscenza della lingua inglese (almeno), assumono una veste primaria competenze di generale sensibilità economico-finanziaria, con capacità di lettura dei principali indici e voci di conto economico e stato patrimoniale, così come di prima analisi strategica e spesso operativa.

MN: Quali in particolare? MB: Alcune in particolari sono fondamentali come, per esempio, la capacità di leggere un business plan e avere una visione integrata del funzionamento aziendale. Il tutto naturalmente fluidificato da un’adeguata strutturazione in termini di tecniche e strumenti di Project Management. Mariachiara Novati Presidente MACSE Italia

Intervista a Maria Pia Piotto, Executive Assistant del Managing Director di Fossil PF: Buongiorno Maria Pia, vedi anche tu un cambiamento nel ruolo della Manager Assistant? MP: Sì, siamo Assistenti di Direzione, non siamo semplici “segretarie” perché la segreteria la gestiamo dalla A alla Z. Siamo professioniste polivalenti, versatili, flessibili e competenti. Se leggete una qualsiasi job description che fanno di noi, i requisiti necessari per essere Assistente di Direzione, vanno molto al di là dell’immaginario, purtroppo, non sempre superato, di una figura puramente operativa che sta nell’ombra del Grande Capo, una presenza quasi invisibile dai toni grigi e con l’aria dimessa e asservita, se non peggio, della stereotipata  oca ancheggiante, con tanto di limetta per le unghie in borsetta -sic!- tailleurino di ordinanza e assenza di personalità.

PF: Quindi per i prossimi anni cosa vedi? MP: Scarichiamo qualche aggiornamento e atterriamo nel pianeta Assistant 2010 e intendo riferirmi a tutte le tipologie: personal, executive, office manager… Possiamo essere definite in molti modi, ma ci accomuna un elemento: assistere, che deriva dall’etimologia latina ad-sistere, stare “appresso”, per aiutare, soccorrere o altrimenti giovare ad alcuno. È una vera e propria Professione, e come diceva un vecchio slogan è “per molte, ma non per tutte”.

PF:Quali, allora, le caratterisitche della Manager Assistant del futuro? MP: Ogni Grande Capo è unico nel suo genere e quello che ci rende così indispensabili e in alcuni casi insostituibili, è la capacità di imparare a conoscere e assistere non solo lui o lei, ma anche di gestire con padronanza tutto il mondo di relazioni, informazioni, umori e malumori, che gravitano intorno alla famosa e famigerata Direzione.

PF:Abbiamo quindi totalmente superato il vecchio stereotipo della segretaria? MP: Non butterei via tutto, infatti il termine “segretaria”, a bene vedere, deriva da secretum , termine che, per estensione potremmo applicare anche a una dimensione spaziale, ovvero il “luogo dei segreti”, il nostro ufficio. Ora piu’ di prima siamo, infatti, custodi di dati strettamente confidenziali, che riguardano la sfera più delicata e importante dell’Azienda.

PF: Non di star investendo il ruolo di troppa importanza? MP: Non credo, siamo manager e tali vogliamo essere considerate. E’ arrivata l’ora che questa importanza venga finalmente riconosciuta. Su LinkedIn, grazie a MACSE e alla neonata associazione di categoria, MACSE Italia, abbiamo dato voce e concretezza a questa figura, che finalmente e per la prima volta, si sente rappresentata. Patrizia Faranda Responsabile Formazione MACSE - Manager Assistant Career & Skills Empowerment

Intervista a Letizia Nardis, General Secretary Services Manager & Internal Comms presso Solvay Solexis SpA ML: Quali sono le qualità e le competenze che possiedi e che credi abbiano giocato un ruolo fondamentale nell'aver indirizzato il tuo capo a sceglierti per questa nuova posizione, rinunciando ad averti come sua assistente? LN: Ognuna di noi costruisce il proprio destino lavorativo mattoncino dopo mattoncino. Ho lavorato sempre in settori di punta: l'informatica, le telecomunicazioni, adesso la chimica. Conosco bene tutte le dinamiche e i meccanismi, perchè le multis si assomigliano tutte, sia in fase di espansione che di contrazione. Le qualità personali si arricchiscono cambiando mansioni e senza avere paura di mettersi in gioco, e comunque gli skill devono essere corredati dalla capacità di intessere e mantenere relazioni di qualità con colleghi di ogni area e ogni posizione. Ho cambiato azienda quando quello che succedeva intorno a me o a me non mi piaceva più. Ho anche fatto i miei passi falsi e li ho pagati in prima persona. Sono arrivata in Solvay Solexis dopo che l'azienda precedente, al rientro dalla maternità, mi ha detto chiaramente che per me non c'era più posto: invece di piangermi addosso ho negoziato la migliore buonuscita possibile mentre cercavo e ho trovato lavoro prima ancora di andarmene.

Qui ho trovato una cultura aziendale diversa, dove per esempio la donna lavoratrice ritrova IL PROPRIO posto quando rientra, non un posto qualsiasi. Certo, non ci sono donne nel Management Team, ma almeno qui la job rotation e i riconoscimenti sono più obiettivi che in molte altre aziende. Il mio Pigmalione è stato il Direttore HR, che ha sempre creduto in me dal colloquio di assunzione: ha facilitato il mio passaggio da PA dell'Amministratore Delegato a  Responsabile di tutti i servizi di segreteria e supporto del sito, con due colleghe esperte come miei riporti, mantenendo la mansione di Internal Comms. E' una vera scommessa, una cosa così in quest'azienda non c'è mai stata nemmeno a livello di Gruppo. Solo da un mese mi è stato assegnato anche il supporto agli espatriati e la gestione delle carte di credito aziendali. L'AD è stato contento per me, io sono forse troppo complessa  come profilo per rimanere solo un'Assistant, anche se siamo stati un team eccellente. Infatti lui ha inisistito che alcune funzioni di supporto rimanessero a me e non alla sua nuova Assistant.

ML: Pensi che il tuo caso sia l'eccezione o credi che ci possa essere uno sviluppo di carriera per la nostra professione? Se sì, quali sono gli ambiti che ti vengono in mente? LN: Il mio credo nella vita è Life's what you make it, titolo di una canzone dei Talk Talk. Il destino secondo me agisce solo nel trovarsi al posto giusto nel momento giusto, anche se pure qui l'intuito della persona gioca un ruolo. Non credo di essere un'eccezione, né che quello che è accaduto nella mia vita lavorativa sia irripetibile. Spetta a noi convincere gli altri del nostro valore ma bisogna farlo con una certa autorevolezza e credibilità. Io non credo di essere una donna con le palle, ma di essere una donna che ha sempre cercato di fare al meglio quello che le veniva chiesto, senza paura di saltare nel vuoto. Ho aperto start-up, ho aperto per l'Italia siti web e sales intranet, ho diviso il mio tempo fra due capi di strutture diverse, ma ho anche sempre fatto capire dove potevo arrivare, cosa potevo dare di più e meglio. Quando non funzionava, ho cambiato azienda, ma ho anche cambiato città e vita più volte. Se una donna è cosciente dei propri mezzi ed ha le idee chiare, nessun ambito è precluso: HR, Vendite, Marketing, Servizi Generali e perchè no, anche il giornalismo!

ML: Quali consigli daresti a una collega più giovane che vuole crescere nel ruolo? LN: Crescere nel ruolo è come crescere nella vita. Dare i consigli a una collega giovane mi fa pensare a quando dò i consigli a mio figlio di 4 anni e mezzo, sperando di aiutarlo a (e lui fa sempre l'esatto contrario, poi puntualmente viene per farsi consolare). Non avere fretta: bruciare le tappe vuol dire rovinare tutto. Una reputazione rovinata è una strada senza ritorno. Fare la gavetta: si impara tantissimo, cose che un giorno faranno comodo, e poi l'umiltà è la dote dei più grandi. Non avere paura di cambiare: città, vita, posto di lavoro, mansione nella stessa azienda. Impara l'arte e mettila da parte. Farsi valere: essere umili non vuol dire essere passivi, fate capire chiaramente le vostre aspirazioni. Sembra un'ovvietà, ma non lo è: sapere bene cosa si vuole veramente. Lanciare messaggi ambigui porterà solo a risposte ambigue in ogni situazione personale e di carriera. Essere coscienti dei propri mezzi, non sottovalutarsi, ma neanche sovrastimarsi.

Farsi valere: essere umili non vuol dire essere passivi, fate capire chiaramente le vostre aspirazioni. Sembra un'ovvietà, ma non lo è: sapere bene cosa si vuole veramente. Lanciare messaggi ambigui porterà solo a risposte ambigue in ogni situazione personale e di carriera. Essere coscienti dei propri mezzi, non sottovalutarsi, ma neanche sovrastimarsi. Michela Luoni Responsabile Sezione Milano MACSE Italia

I nuovi saperi della Manager Assistant: uno spunto finale di riflessione di Patrizia Faranda Chi è la MA?  Quale sarà l’evoluzione di questo ruolo?  Da formatrice quale sono ho provato a rispondere a queste domande, rileggendo le interviste che precedono in una chiave nota a qualsiasi formatore: quella del sapere, del saper fare e del sapere essere. Il quadro che ne viene fuori è che la MA dovrà sempre più: - saper leggere un conto economico, avere una maggiore dimestichezza con i bilanci di un’azienda per supportare più efficacemente il proprio manager nel suo lavoro di lettura e  interpretazione di dati complessi. - saper fare una selezione e gestione accurate di informazioni, grazie alla acquisizione di più significative conoscenze circa il funzionamento della realtà economica d’impresaedella propria funzione di appartenenza. - saper essere empatica, socialmente intelligente, in grado di cogliere “gli umori” del clima organizzativo circostante e, come sempre, riservata. Ma soprattutto essere capace di costruirsi un progetto professionale che si arricchisce, si aggiusta e si perfeziona perché in continuo divenire. Rimettendosi in gioco quando serve, con l’atteggiamento mentale di chi sa guardare il bicchiere mezzo pieno. Questo, naturalmente, vale per tutti: lavoratori, professionisti, persone “di questi tempi moderni”.

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