L'organizzazione di un evento: suggerimenti utili

Considerazioni da fare prima di pianificare un evento.

Quali sono gli obiettivi dell’evento?

Quali sono i benefici che porterà l’evento?

E’ stato stanziato un budget adeguato e i risultati sono raggiungibili?

L’idea è stata approvata dal management?

E’ già stato organizzato qualcosa di simile o si tratta di una nuova idea?

Quali sono i ruoli e le responsabilità

C’è modo di valutare I risultati? Come?

 

La pianificazione di un evento inizia dalle “W5” (who, what, when, where, why).

1.      Chi è invitato?

2.      Quando si vuole organizzare l’evento? C’è tempo sufficiente per fare tutto? Avete considerato se è il periodo giusto dell’anno?

3.      Dove avrà luogo l’evento? La location, se già individuata è adatta o invece potrebbe essere uno dei problemi da gestire?

4.      Perchè viene organizzato l’evento? Per divertire, informare, stupire?

5.      Aggiungere i motivi per cui l’evento viene organizzato e i possibili “benefici” che si otterrebbero partecipando all’evento.

 

Stabilire gli obiettivi.

Qualunque sia la ragione per cui organizzate l’evento, per divertire, informare, raccogliere soldi, stupire, deve essere ben chiaro l’obiettivo finale. Definire l’obiettivo vi aiuta a determinare come investire i vostri soldi così come a pianificare bene tutti i passaggi. Cercate di stabilire degli step che siano “misurabili”, come per esempio il numero degli invitati che vi aspettate che intervengano in modo da verificare dopo, se le vostre aspettative si sono rivelate corrette.

Gli elementi del team devono avere esperienze e preparazione differenti.

I membri del team devono essere capaci di fare svariate cose, sia complesse come definire e gestire il budget e la pianificazione dell’evento, sia creare e mandare gli inviti e monitorare il follow-up.  

La definizione del budget.

E’ importantissimo inserire nel vostro budget tutte le spese possibili, anche le imprevedibili, così come i contributi e le sponsorizzazioni. Bisogna essere realistici circa quello che si spenderà e imparare a considerare diverse possibilità nel caso la vostra prima scelta non dovesse rivelarsi quella attuabile.

 

Create una checklist.

Una checklist è un’utilissima guida che, passo dopo passo, vi aiuta a organizzare e a mettere in opera un evento.

Sponsorizzazioni.

Identificate i potenziali sponsor.

Create una o più proposte di sponsorizzazione.

Spedite le richieste di sponsorizzazione e dopo una settimana, verificate se c’è interesse.

Utilizzate testimonial, se potete, ed evidenziate sempre il contributo degli sponsor.

 

Marketing & Promozione.

Sviluppate un piano di marketing/comunicazione (stampa, radio, televisione).

Create il materiale promozionale: il logo e i contenuti del messaggio che volete trasmettere.

Create un sito web o una pagina dedicata all’evento e ottimizzatelo per i motori di ricerca.

Mandate un comunicato stampa ai giornalisti di settore e ai generalisti e fate circolare brochure nei luoghi dove ritenete che l’evento possa essere considerato interessante.  

Se volete far conoscere l’evento al pubblico.

Dovete assolutamente utilizzare i social network che ormai sono diventati essenziali per promuovere ogni tipo di evento. Il loro utilizzo potrebbe garantirvi un 10% in più di partecipazione, nel caso l’evento sia aperto al pubblico e vi permettono comunque di raggiungere diversi target in modo semplice e veloce.

 

Valutate bene la logistica.

Durante un evento dovrete tenere sotto controllo moltissimi dettagli. Eccone alcuni che vanno valutati attentamente: la scelta della location e conseguentemente se è raggiungibile con i mezzi, se ha parcheggio, se è già attrezzata per un evento o se dovete occuparvene – suggerisco di sceglierne una già attrezzata in modo che dobbiate solo occuparvi di chiarire le vostre esigenze con personale competente. Se l’evento è aperto a un grande pubblico, considerate anche la sicurezza, i contatti con polizia e vigili del fuoco e un eventuale piano in caso di emergenze.

 

 

 

Dopo l’evento.

Prendetevi del tempo per fare una valutazione dei risultati che avete ottenuto subito dopo l’evento e anche più tardi se ritenete che i benefici possano esserci anche in tempi successivi.

Potete anche redigere un questionario per evidenziare i risultati:

·         Sono stati raggiunti gli obiettivi che volevate ottenere tramite l’evento? Se si, perché o perché no?

·         Identificate cosa ha funzionato e cosa invece andrebbe perfezionato.

·         La checklist è stata rispettata? Sono stati saltati dei passaggi? E in questo caso ci sono state conseguenze?

·         L’evento ha avuto un buon riscontro di pubblico partecipante?

·         Avete ricevuto feed-back formali e informali? Come sono?

·         E’ valsa la pena fare l’evento?