La verità sull'evoluzione del ruolo.

Il tema della diversificazione ed evoluzione del ruolo della Manager Assistant è ormai stato discusso e sviscerato da parecchi anni. Se non ricordo male, si cominciò a parlarne in modo più frequente a partire dal 2007, inizio del periodo della crisi del credito. Giravano parecchie statistiche spaventose che rivelavano che molte aziende stavano riducendo il loro personale amministrativo e di supporto. A quel tempo molte assistenti venivano licenziate dopo che erano stati eliminati i loro manager e dipartimenti. Per chi invece è riuscita a mantenere il posto di lavoro, è cominciato un duro periodo perché abbiamo dovuto dimostrare il nostro valore assumendoci sempre maggiori responsabilità e compiti che fino ad allora erano stati assegnati ad altri. La recessione economica ha certamente avuto un effetto su noi assistenti e ha giocato un ruolo importante nella diversificazione del ruolo.

 

 

A parte la recessione ci sono molti altri fattori che hanno contribuito a far cambiare il ruolo della Manager Assistant e tra queste sicuramente hanno un posto importante le nuove tecnologie, che hanno reso definitivamente obsoleta le vecchia figura della segretaria, intesa come l’impiegata che risponde al telefono, tiene l’agenda e fotocopia i documenti – non parliamo dei caffè, spinosa questione, tutt’oggi aperta. Ma cosa significano diversificazione ed evoluzione? In che modo la nostra routine quotidiana è cambiata e quale è il nostro ruolo oggi? Quanto tempo spendiamo nel portare avanti i nostri compiti principali e quanto tempo invece dedichiamo ai nuovi aspetti del nostro lavoro?

 

Sono stati condotti diversi sondaggi per ottenere un'istantanea del settore e i risultati hanno mostrato che molte Manager Assistant hanno molte più responsabilità, ben oltre il canonico ruolo fino ad oggi riconosciuto. I risultati delle indagini mostrano chiaramente come il ruolo è cambiato e si è evoluto in una figura professionale che spazia in ambiti diversi, a seconda dell’azienda e del dipartimento dove lavora, pur mantenendo sempre quello che io chiamo “the Manager Assistant mind setting” che è la base su cui costruire una carriera acquisendo sempre maggiori conoscenze e competenze. Quindi sembrerebbe che se siamo capaci di coglierle, ci aspettano infinite opportunità per ampliare il nostro ruolo e affrontare sfide nuove e interessanti.

L'altro lato della medaglia, perché non è sempre tutto meraviglioso, è che ci viene chiesto di prenderci in carico molti lavori extra per cui spesso non siamo ricompensate né economicamente e neanche con avanzamenti di carriera?

 

 

La domanda da porsi è quindi questa: c’è possibilità di crescita di carriera in questo ambito professionale?

A voi la parola.

E’ sorprendente quanto si guadagni nel condividere le proprie conoscenze.

Nel modo di oggi, molto competitivo, abbiamo sempre più bisogno dell’aiuto degli altri per portare avanti in modo adeguato il nostro lavoro. Anche se questa affermazione potrebbe sorprendervi, la condivisione delle conoscenze e competenze in ambito professionale è la chiave di una carriera di successo.

Condividere quello che sappiamo e quello che abbiamo imparato negli anni, non è sempre facile. Molte di noi sono convinte che comunicare agli altri la nostra esperienza voglia dire favorirli a nostro discapito, rinunciare a un po’ di “potere”. In realtà condividere conoscenze è guadagnare in potere e influenza e creare dei rapporti reciprocamente utili.

Qui di seguito 4  timori che ci trattengono dal condividere le nostre esperienze e i benefici che ne deriverebbero se lo facessimo:

Timore #1: Non essere più “la migliore” in mezzo agli altri. Molte persone pensano che la conoscenza sia equivalente al poter e che conseguentemente, più sappiamo più velocemente facciamo carriera.
Beneficio #1: Quando si condivide quello che si sa con gli altri componenti del team si riceve in cambio quello che loro sanno, si viene riconosciuti come ottimi collaboratori e si sviluppa un potenziale incredibile che deriva dall’unione delle conoscenze.  

Timore #2: Che ci vengano negate una promozione, un cambio di ruolo, un aumento, perché ritenute figure insostituibili in quel ruolo.

Beneficio #2: Tali riconoscimenti si basano sui risultati, ovvero su quanto le nostre competenze posso essere utili in relazione alla mission della nostra azienda e non su “quanto” non sappiamo, siamo istruite o abbiamo sperimentato. La libera condivisione vi aiuterà ad accumulare altre conoscenze e a rendervi popolare, e mentre gli altri imparano da voi, voi a vostra volta potreste essere prese in considerazione per nuove sfide e opportunità e magari anche per una promozione.

Timore #3: Essere licenziate, perchè dopo aver condivisio con altri non siamo più necessarie in quanto “chiunque può fare lo stesso lavoro”.

Beneficio #3: In realtà potrebbe succedere esattamente il contrario, ovvero che vi tengano strette. Dopo tutto, se siete le uniche in grado di portare a termine determinati compiti perché dovrebbero offrirvi di fare altre cose, con il rischio che non sia nessuno in grado di sostituirvi? Condividendo le vostre conoscenze invece potreste passare ad altro senza problemi, avendo già qualcuno che può prendere il vostro posto.

Timore #4: Che gli altri vogliano fregarti! E se per caso le informazioni che io condivido fossero utilizzate in modo non corretto? E poi fossi anche accusata di qualcosa? E peggio ancora, se le usassero e poi si prendessero tutto il merito, tagliandomi fuori?
Beneficio #4: In genere quando si trasmette la propria esperienza ai collaboratori e/o colleghi, lo si fa per ottenere rispetto, riconoscimento, apprezzamento, sia da loro che dai capi. Ottenuta così l’autorevolezza, sarà difficile non riuscire a raggiungere splendidi risultati.

 

 

L'organizzazione di un evento: suggerimenti utili

Considerazioni da fare prima di pianificare un evento.

Quali sono gli obiettivi dell’evento?

Quali sono i benefici che porterà l’evento?

E’ stato stanziato un budget adeguato e i risultati sono raggiungibili?

L’idea è stata approvata dal management?

E’ già stato organizzato qualcosa di simile o si tratta di una nuova idea?

Quali sono i ruoli e le responsabilità

C’è modo di valutare I risultati? Come?

 

La pianificazione di un evento inizia dalle “W5” (who, what, when, where, why).

1.      Chi è invitato?

2.      Quando si vuole organizzare l’evento? C’è tempo sufficiente per fare tutto? Avete considerato se è il periodo giusto dell’anno?

3.      Dove avrà luogo l’evento? La location, se già individuata è adatta o invece potrebbe essere uno dei problemi da gestire?

4.      Perchè viene organizzato l’evento? Per divertire, informare, stupire?

5.      Aggiungere i motivi per cui l’evento viene organizzato e i possibili “benefici” che si otterrebbero partecipando all’evento.

 

Stabilire gli obiettivi.

Qualunque sia la ragione per cui organizzate l’evento, per divertire, informare, raccogliere soldi, stupire, deve essere ben chiaro l’obiettivo finale. Definire l’obiettivo vi aiuta a determinare come investire i vostri soldi così come a pianificare bene tutti i passaggi. Cercate di stabilire degli step che siano “misurabili”, come per esempio il numero degli invitati che vi aspettate che intervengano in modo da verificare dopo, se le vostre aspettative si sono rivelate corrette.

Gli elementi del team devono avere esperienze e preparazione differenti.

I membri del team devono essere capaci di fare svariate cose, sia complesse come definire e gestire il budget e la pianificazione dell’evento, sia creare e mandare gli inviti e monitorare il follow-up.  

La definizione del budget.

E’ importantissimo inserire nel vostro budget tutte le spese possibili, anche le imprevedibili, così come i contributi e le sponsorizzazioni. Bisogna essere realistici circa quello che si spenderà e imparare a considerare diverse possibilità nel caso la vostra prima scelta non dovesse rivelarsi quella attuabile.

 

Create una checklist.

Una checklist è un’utilissima guida che, passo dopo passo, vi aiuta a organizzare e a mettere in opera un evento.

Sponsorizzazioni.

Identificate i potenziali sponsor.

Create una o più proposte di sponsorizzazione.

Spedite le richieste di sponsorizzazione e dopo una settimana, verificate se c’è interesse.

Utilizzate testimonial, se potete, ed evidenziate sempre il contributo degli sponsor.

 

Marketing & Promozione.

Sviluppate un piano di marketing/comunicazione (stampa, radio, televisione).

Create il materiale promozionale: il logo e i contenuti del messaggio che volete trasmettere.

Create un sito web o una pagina dedicata all’evento e ottimizzatelo per i motori di ricerca.

Mandate un comunicato stampa ai giornalisti di settore e ai generalisti e fate circolare brochure nei luoghi dove ritenete che l’evento possa essere considerato interessante.  

Se volete far conoscere l’evento al pubblico.

Dovete assolutamente utilizzare i social network che ormai sono diventati essenziali per promuovere ogni tipo di evento. Il loro utilizzo potrebbe garantirvi un 10% in più di partecipazione, nel caso l’evento sia aperto al pubblico e vi permettono comunque di raggiungere diversi target in modo semplice e veloce.

 

Valutate bene la logistica.

Durante un evento dovrete tenere sotto controllo moltissimi dettagli. Eccone alcuni che vanno valutati attentamente: la scelta della location e conseguentemente se è raggiungibile con i mezzi, se ha parcheggio, se è già attrezzata per un evento o se dovete occuparvene – suggerisco di sceglierne una già attrezzata in modo che dobbiate solo occuparvi di chiarire le vostre esigenze con personale competente. Se l’evento è aperto a un grande pubblico, considerate anche la sicurezza, i contatti con polizia e vigili del fuoco e un eventuale piano in caso di emergenze.

 

 

 

Dopo l’evento.

Prendetevi del tempo per fare una valutazione dei risultati che avete ottenuto subito dopo l’evento e anche più tardi se ritenete che i benefici possano esserci anche in tempi successivi.

Potete anche redigere un questionario per evidenziare i risultati:

·         Sono stati raggiunti gli obiettivi che volevate ottenere tramite l’evento? Se si, perché o perché no?

·         Identificate cosa ha funzionato e cosa invece andrebbe perfezionato.

·         La checklist è stata rispettata? Sono stati saltati dei passaggi? E in questo caso ci sono state conseguenze?

·         L’evento ha avuto un buon riscontro di pubblico partecipante?

·         Avete ricevuto feed-back formali e informali? Come sono?

·         E’ valsa la pena fare l’evento?

Il mentoring: stereotipi comuni

Mito: seguire un programma di mentoring garantisce nuove opportunità di lavoro.
Realtà: il mentoring non garantisce niente, è un progressivo processo di sviluppo professionale che può aiutare a raggiungere degli obiettivi di carriera. Questo processo prevede incontri regolari con i mentore da fare anche non di persona e la possibilità di verificare i progressi del mentee.

 

Mito: serve un solo mentore nella vita professionale.
Realtà: è vero solo se si rimane incollati allo stesso posto di lavoro per tutta la vita. Se si cambia, è necessario cambiare mentore in modo che abbia le necessarie qualità e competenze per essere un reale supporto. 

 

Mito: il mentore deve essere sempre più vecchio del mentee.
Realtà: un mentore può essere anagraficamente del suo mentee, perché ha più esperienza in un determinato settore assolutamente sconosciuto al mentee. Si può essere mentori e mentee di successo in qualunque momento della propria carriera.  

 

Mito: il mentore è responsabile della buona riuscita della relazione.

Realtà: una relazione come il mentoring prevede la corresponsabilità e che ci siano benefici reciproci così da garantire soddisfazione per entrambi gli attori.

 

 

Mito: la relazione non causa problemi e frizioni.
Realtà: problemi e frizioni ci sono sempre, un mentee potrebbe “opporre resistenza” ai suggerimenti del mentore, così come un mentore potrebbe provare una sorta di risentimento nei confronti del suo mentee. Se però la relazione dovesse rivelarsi assolutamente inadeguata e forse anche dannosa, è meglio chiuderla prima che si verifichino danni irreparabili.

Mito: la relazione di mentoring dovrebbe durare almeno un anno.
Realtà: il rapporto mentore-mentee deve durare fino a quando non si sono raggiunti gli obiettivi prefissati. Non c’è una durata stabilita, si può terminare in due mesi, come in due anni.

Mito: mentore e mentee devono lavorare in ambiti simili.
Realtà: chiunque può diventare un mentore per qualcun altro, un amico, un parente, un collega, un perfetto sconosciuto. Nel momento in cui il mentore dimostra di avere le competenze e conoscenze che possono aiutare il mentee, diventa il mentore ideale.

 

 

Caratteristiche fondamentali di un mentore eccezionale

Vuoi essere un mentore eccellente? I mentori eccezionali, quelli che aiutano a far emergere il potenziale dei loro mentee e li spingono a superare gli ostacoli e ad avere successo in quello che fanno, condividono numerose caratteristiche.

Tutti i mentori insegnano, guidano, incoraggiano e infine verificano che i loro mentee siano raggiungano l’eccellenza in quello che fanno. I mentori eccezionali fanno tutto questo, ma vanno anche oltre, dedicando moltissimo tempo ed energie ai propri mentee.

 

Ecco alcune caratteristiche tipiche dei mentori eccezionali:

Hanno davvero a cuore gli interessi dei loro mentee, dedicano tempo ad ascoltarli e a capirli. Cercano di comprendere quali sono i loro veri obiettivi professionali, il modo di lavorare, anche le loro speranze e i sogni. Cercano infine di trovare delle soluzioni utili da proporre come esempio.

Un grande mentore, che è una persona che ha una lunga esperienza alle spalle, può spiegare al proprio mentee come avere successo nel contesto lavorativo, perché ha già vissuto molte situazione simili uscendone vincente, oppure imparando dai propri insuccessi. Il mentee, a sua volta, dovrebbe riuscire a “modellare” i propri comportamenti su quelli del proprio mentore adattandoli alla sua situazione specifica.

I feedback devono essere numerosi e costruttivi, così come suggerimenti e consigli per migliorare le performance e aumentare le competenze tramite l’apprendimento e lo studio.

L’esperienza del mentore fornisce al mentee infinite opportunità di conoscenza sia tramite l’esempio stesso offerto dal mentore che per mezzo di suggerimenti utili a fare delle corrette scelte nell’ambito dell’apprendimento continuo che ormai è necessario in tutti i ruoli.

Il mentore eccellente non giudica, ma aiuta e orienta il proprio mentee affinché esplori e approfondisca nuove idee e affronti nuove esperienze. Offre al suo mentee uno “spazio sicuro” nel quale possa esprimere le sue perplessità, dove possa anche fare domande senza temere le risposte, condividere le sue insicurezze e i suoi errori.

 

In questo “spazio sicuro” anche il mentore può e deve condividere i suoi successi e gli insuccessi perché la totalità delle esperienze fatte possano aiutare il mentee nel suo percorso di carriera, lo aiutino a capire che le sfide vanno affrontate e superate e che si impara moltissimo anche dai fallimenti.

Il mentore eccellente riconosce il potenziale del proprio mentee e lo aiuta a coltivare le sue inclinazioni così come lo spinge a diventare più forte superando le sue debolezze.

Infine condivide con lui, oltre alle esperienze e le conoscenze anche i suoi contatti e il suo network in modo da rendere più semplice lo sviluppo professionale e di carriera del mentee.

Il mentore eccellente sa che in una buona relazione di mentoring ci deve essere soddisfazione da entrambe le parti.

The key attributes of an effective Executive Personal Assistant

Richard Arnott, co-author of the highly popular and unique Advanced Certificate for the Executive Personal Assistant (ACEPAtm) looks at what makes an Executive Personal Assistant effective in the eyes of their Executive. 

ARNOTT

The role of the Executive Personal Assistant is growing exponentially. From humble beginnings the Executive Personal Assistant is now normally university qualified and required to perform demanding roles on behalf of their boss such as preparing executive reports, making presentations, attending and even making strategic contributions during executive board meetings etc. Executive Personal Assistants have a highly visible and demanding role in blue chip corporations and government organisations. So what makes an Executive Personal Assistant effective in the eyes of their Boss?

1 Understanding the business strategy

Fundamental to the role of senior executives in any organisation is the formation and delivery of the business strategy. These senior executives need the support of a high quality team around them if success is to come. The Executive Personal Assistant is at the core of this team and needs to be able to speak the language of the senior management team or Board. The old adage “Once you know why, you’ll figure out how” applies to the role of the Executive Personal Assistant. Executives and Senior Managers who enable their Executive Personal Assistant to gain this understanding get the significantly enhanced performance.

2 Understanding the wider business issues

The Executive Personal Assistant is the eyes and ears of their boss. The ability to listen and to communicate across the organization is a key skill that should be encouraged and learned. It is not so much as having the ear to the ground but it is more about being able to separate the wheat from the chaff. A clear understanding of the priorities, motivations and issues of others across the organization is invaluable to the Executive Personal Assistant in the daily tasks.

3 Operating efficiently and effectively

Senior Executives are busy people and need to rely on the Executive Personal Assistant to provide support not only efficiently but also effectively. Efficiently in terms of the Executive Personal Assistant’s time and effort but also ensuring that their Boss is operating efficiently. They say that efficiency is about getting the job done on time and effectiveness is about getting the job done correctly. Some would say that it’s not “what you do” but “how you do” it but I tend to disagree. It’s about both. There is no point hammering out a 20-page report for your boss in 30 minutes if it is full of errors. Conversely there is little point issuing the same report three days late with no errors. The Executive Personal Assistant should aim to deliver the report on time with no errors. That is being both effective and efficient.

4 Being a natural problem solver 

I may challenge the use of the word “natural” as problem solving is a skill that can be learnt. Some people do have a natural tendency in this regard but if they do not the effective Executive Personal Assistant can benefit significantly by attending Problem Solving training and applying these tips and tricks in their daily routine. It can be as simple as asking Why? Enough times to get to the real root cause of an issue. However, fundamentally it is realizing that finding the solution does not have to come from yourself but will come more easily from involving others that differentiates a great problem solver from a good problem solver.

5 Being a Rigorous Planner 

“People don’t plan to fail; they fail to plan.” This applies not only to the Effective Personal Assistant’s role of course but is one of its most critical aspects. The Executive Personal Assistant is not just planning their own work but is to all extents and purposes planning their boss’s. Efficient planning is not normally a solitary task. The effective project manager does not plan in isolation – they include their team. The Executive Personal Assistant does not normally have this luxury. The Boss is always too busy to sit down and get involved in the planning but still naturally expects it to go smoothly. Therefore rigorous planning is essential – but so is insisting that the boss does at least review his plans with you.

6 Being a Strong influencer

Not all Executive Personal Assistants work for the top person in the organization. The majorities operates at executive or senior management level and have to influence not only downwards but across and upwards. Being enable to recognize when to use some or all of the seven key influencing tactics of Consultation, Rational Persuasion, Exchange, Ingratiation, Coalition, Upward Appeals and last but not least Pressure is a skill that can be learned and one that delivers excellent results. The Executive Personal Assistant who tries to influence using the Boss’s position of power (the pressure tactic) may find it difficult to get an effective response and is more than likely to experience passive resistance. Whilst the pressure tactic has its place the effective influencer uses all the tools available to them. 

www.executivesecretary.com 

Executive Secreaty Magazine: Weekly Newsletter - IYOTSA 2014

Dear all
This year is off to a flying start, full of opportunity and promise. Can you believe that January is gone already? That has to be the fastest 31 days so far.

That leaves us with just 11 months to put into place the game-changing initiatives we promised ourselves for the International Year of the Secretary & Assistant. The world has changed for Assistants in the last five years and every Assistant on the planet should be aware of IYOTSA and its key message, that Assistants are no longer just ‘assisting’. They are actively ‘doing’ as business people in their own right.

We promised you that in 2014, we would help you to correct some of the stereotypes that exist around you as Assistants in your businesses, help you work towards recognition of your role, get training and encourage your businesses to get you out into the community & networking with your peers.

All this is happening, but we need your help. Our cover story in the new issue of the magazine is an in-depth guide to IYOTSA and we have decided to make the link public so you are able to share it with as many as possible in your businesses and networks. It is one of our three "Articles of the Week" at the bottom of this newsletter.

In addition, I was invited by new community website, Officepal.com to give a webinar interview on the subject of IYOTSA. They have kindly shared the video recording of the webinar with me and you can see the interview in full by clicking here. Officepal is a big supporter of IYOTSA 2014 initiative and they have planned several webinars/trainings around various themes of IYOTSA charter. Stay tuned to for more information. We believe that the IYOTSA initiative can help change the face of administration profession and we would like your help in getting the message across to every admin on this planet. Please share this link/video (https://officepal.com/pd?discussionId=1258) with every admin you know - so they can learn more, participate and benefit from IYOTSA initiative.

A reminder that I am happy to attend any event, anywhere in the world in 2014 and speak or Chair for free, as long as my travel and accommodation are covered. We have a very small window of opportunity to make a difference and I want to grab it with both hands. Whether you are running an internal company networking meeting, a conference or an Association meeting, whatever the event and however many people you have in attendance, I would be delighted to come and speak to them.

Please contact me if you would like me to come and speak at an event that you are hosting.

Speaking testimonials are available at my LinkedIn profile
www.linkedin.com/profile/view?id=25058950&trk=nav_responsive_tab_profile.

I look forward to meeting as many of you as possible in the next 12 months.

Feel free to share this newsletter with anyone else you think might benefit - we are always delighted to welcome new recipients.

SO HERE IS THIS WEEK'S FREE RESOURCE

This newsletter is always packed with free resources. On the LinkedIn group, we often ask you to recommend your favourites and one that comes up, time and again is www.gcflearnfree.org.

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Vickie Sokol Evans
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Work 24/7 - Just because we can, should we? Marsha Egan
Standing on the Shoulders of Giants - Bonnie Low Kramen
The Changing Face of Education - E-Learning - Natalie Lloyd
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Profile: Deborah Shaw, Kelly Engstrom & Kimberly McFarland, the three Presidents of the Associations for Celebrity Assistants in London, New York & LA

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Shout loudly if you need any further information on any of the above or if you have information that you would like us to share with our community of over 18,500 Assistants from all over the world.

 

Lucy Brazier

CEO, Executive Secreatry Magazine