Dalla WBS al piano di progetto con Microsoft Project

Dal sito di Rosario Rizzo, esperto in Project & Time Management Premetto che non voglio entrare nei dettagli della metodologia di Project Management che sta dietro la Work Breakdown Structure o WBS e per questo rimando all’ottimo articolo in italiano presente su Wikipedia. Ricordo solo che una buona e completa WBS, soprattutto se di tipo deliverable oriented, permette al project manager di impostare piani di project (schedulazioni o semplicemente i Gantt) utili a pianificare e gestire agevolmente un progetto. Prima di tutto una domanda: a cosa serve una WBS? Banalmente, sta alla base di tutta la schedulazione di tutte le attività identificate nella WBS La WBS, elencando TUTTE E SOLE le attività previste nel progetto, rappresenta una sorta di contratto con il committente In linea generale, suffragata da studi fatti su migliaia di progetti, più tempo si spende a costruire e raffinare una WBS, meglio è. Nella figura che segue è visualizzata una porzione di una WBS di un progetto di sviluppo software. la WBS ci mostra in modo molto chiaro e gerarchico di come è strutturato il progetto di cui vogliamo fare la schedulazione. Nello schema che segue mostro qual’è il processo che il project manager deve seguire a partire dalla WBS per ottenere un piano di Project che sia aggiornabile con relativa facilità. E’ un cammino faticoso a cui il project manager non può sottrarsi se vuole gestire il progetto con maggiori probabilità di successo. La WBS è la base, le fondamenta di un edificio (la schedulazione) che se è stabile e forte reggerà l’intera struttura (schedulazione) se è debole la schedulazione ottenuta sarà debole e non reggerà durante l’esecuzione del progetto (verrà abbandonata). Purtroppo Microsoft Project non gestisce la definizione della WBS in modo gerarchizzato ad albero rovesciato (simile ad un organigramma) e che sarebbe molto utile per comprendere meglio l’intera schedulazione. Project implementa la WBS tramite l’Outline in cui la gerarchia è realizzata tramite le attività e sottoattività classiche del Gantt standard. Compito del Project Manager è quello di trasformare la visualizzazione verticale della WBS in una visualizzazione orizzontale tipica dell’outline di Project. Si tratta di girare di 90 gradi la WBS come nella figura che segue: Dalla figura precedente vediamo che in Project è rimasta la struttura gerarchica ottenuta con lo strumento software utilizzato (WBSChart Pro). Ma anche se non abbiamo a disposizione questo software la logica non cambia, anche se il project manager deve farlo a mano. Il passaggio successivo sarà quello di mettere in relazione le attività secondo la sequenza temporale necessaria. Il risultato finale sarà simile a quello mostrato nella figura seguente. L’operazione di creazione della schedulazione di Project l’ho realizzata con l’ausilio di WBSChart Pro, una utility di Microsoft Project molto utile e potente per costruire e manutenere WBS che ha la particolarità di “spedire” a Microsoft Project la WBS creando il GANTT e che installa in Project una macro che permette di “rispedire” il Gantt aggiornato indietro a WBSChart. Veramente potente e semplice da utilizzare. Se diamo uno sguardo più approfondito alla WBS ed al Gantt precedenti, possiamo notare che i “nodi” interni della WBS rappresentano le Fasi e Sottofasi del Ciclo di Vita del Progetto. I nodi interni (fasi e sottofasi) vengono trasformate nel Gantt come attività di riepilogo, mentre le foglie (work packages) sono trasformate in attività lavorative (barre blu del Gantt). Suggerimento Quando è stata completata la schedulazione del piano, associate le risorse, i costi e tutte le informazioni necessarie al progetto, si può salvare il piano di progetto come un Modello di Project, in modo da riutilizzare in futuro il lavoro fatto sulla WBS e sulla schedulazione lavorando sulle eccezioni e diversità piuttosto che rifare tutto da capo.