Le ragioni per cui si deve rispondere sempre alle mail ricevute.

Sembra che ci sia una nuova moda che sta dilagando, trovando sempre più adesioni tra le persone che conosco.

Non sto parlando di fashion e nemmeno di cucina, ma di comunicazione, una delle parole più usate e abusate degli ultimi anni. Tutti vogliono occuparsene, tutti sono comunicatori, tutti sono affiancati nella loro quotidianità da tecnologie che dovrebbero facilitarla. Dal mio punto di vista, pochi sono quelli che sanno davvero comunicare e sempre più spesso, dato che tutti invece pensano di saperlo fare, si ottiene il risultato opposto: non si comunica. Tutto ciò ha aperto la strada a una nuova moda che spero sia solo una moda passeggera e che, secondo quanto elencato ne “I nostri valori” http://www.macseitalia.it/whos/mission_vision.asp esula da comportamenti professionali:

NON RISPONDERE ALLE MAIL

Ogni giorno, in Italia girano più di 350 mln di mail. Un’infinità. E’ come se ognuno di noi, compreso chi la mail non la usa, i bambini e gli analfabeti digitali, ne spedisse sei al giorno. Io per lavoro ne spedisco almeno 50, e per ragioni personali almeno un paio.

Vi sono però diversi tipi di mail: quelle di lavoro, con importanti allegati, dati specifici, elementi spesso fondamentali per svolgere quotidianamente la propria professione. Poi ci sono quelle personali, con inviti semiufficiali a feste o matrimoni, auguri di Natale e ricorrenze, lettere d’amore o dichiarazioni d’odio, resoconti sull’ultimo museo visto o la prossima vacanza progettata. Infine quelle pubblicitarie, spam e phishing che intasano la nostra casella.

Tra queste 350 milioni di mail vi sono anche mail con richieste specifiche. Mail dalle quali ci si aspetta una risposta, spesso importante. Si tratta di mail inviate generalmente a persone che si conoscono e per le quali ci si aspetta un riscontro.

Sono però mail che spesso non sono lette e cui non segue una risposta, anche quando la richiesta di rispondere è esplicita. (Vi prego di rispondermi, anche con un semplice NO, per consentirmi di procedere con qualche eventuale altro interlocutore).

All’inizio non ricevendo risposta ho pensato che chi sta dall’altra parte, chi le riceve e poi non risponde, forse non si è mai trovato nei panni di chi propone, di chi cerca di accendere dell’interesse su argomenti specifici e dedicati a chi riceve la comunicazione (non mando mai mail che non siano targettizzate).

Poi, mentre io perdevo tempo e risorse, i miei progetti si bloccavano e fallivano ho cominciato a pensare che le mie mail fossero ferme da qualche parte, in un recipiente intasato per noncuranza o che ci fosse una totale mancanza di curiosità intellettuale da parte del ricevente. E mi sono chiesta a cosa serva la tecnologia e tutti gli strumenti che oggi abbiamo per poterle leggere in qualsiasi punto ci si trovi. Più si moltiplicano questi supporti, più riscontro una difficoltà a comunicare attraverso questo (ancora straordinario) strumento.

Ogni volta che ho un’idea per migliorare e accrescere le nostre competenze, la studio, la butto giù sotto forma di progetto e la invio, nella speranza di ottenere un riscontro, cosa ottengo? Il nulla, la non risposta.

Ora mi chiedo, anzi vi chiedo. Anche voi vi sentite vittime di questo buco nero? E se invece ne foste gli artefici, potreste spiegarmi perché lo fate, o meglio, potreste suggerirmi come procedere? Magari è solo una questione di forma.

Noi di MACSE Italia oltre che alla sostanza, teniamo molto anche alla forma, perché è l’educazione che ci distingue dagli animali, è la tanto maltrattata “forma” che ci permette di vivere in un modo ancora civile.

Se non rispettassimo la “forma”, ci troveremmo in breve tempo senza regole e nell’anarchia totale.

Le mie regole:

Rispondere sempre alla prima mail che ricevo, anche solo con un semplice sì o un no, grazie.

Perchè?

1.      Non si può mai sapere a priori cosa ci viene proposto.

2.      Leggerla e ragionarci sopra, formulando una risposta ci può aprire orizzonti  sconosciuti.

3.      Ogni momento della nostra giornata può offrirci interessanti opportunità di crescita e perderne anche solo una sarebbe un vero peccato.

4.      E’ semplicemente buona educazione.

Le buone maniere e l’etichetta in ufficio

Le buone maniere sono fondamentali sul posto di lavoro.

Sapersi comportare correttamente e educatamente aiuta a migliorare i rapporti con i colleghi e anche, perché no? a fare carriera.

La capacità di saper stare a proprio agio in ogni tipo di situazione, personale professionale può essere un fattore decisivo nell’ottenere un lavoro, una promozione o un cambio di funzione all’interno della vostra azienda.

L’etichetta in ufficio

Come ho già detto essere in grado di confrontarsi con diversi interlocutori senza avere difficoltà e senza sentirsi in difetto è fondamentale nei rapporti di lavoro.

Qui di seguito alcuni suggerimenti su come comportarsi in modo educato e consono all’ambiente di lavoro.

La “vostra” etichetta

Anche se vi è sempre stato detto di non giudicare le persone dall’apparenza, sappiate che è quello che ognuno di noi fa quando vede un’altra persona per la prima volta.

Che vi piaccia o no, al primo incontro, l’essere umano “giudica” un altro essere umano in circa 10 secondi e senza che nessuno dei due abbia neanche proferito parola.

Quando incontrate qualcuno per la prima volta, cercate di essere sempre sorridenti e guardatelo negli occhi, quando vi date la mano, la stretta deve essere ferma – non stritolategli la mano, ma neanche dare una mano “molliccia” fa una buona impressione!

Presentatevi dicendo il vostro nome ed evitate di usare la comune formula “Piacere”, ma piuttosto preferite “Molto lieta di fare la sua conoscenza”, formula che mostra maggiore rispetto e educazione nei confronti di chi incontrate per la prima volta e che vi mantiene in confini formali e cortesi.

Etichetta telefonica

Ricordate che siete delle persone adulte e delle professioniste. Suonerie un po’ folli e sciocchine potevano andare bene finché non eravate nel mondo del lavoro, ma ora è il caso che le evitiate scegliendo qualcosa di più sobrio e che non disturbi chi vi sta intorno.

I cellulari non dovrebbero essere portati in riunione, è estremamente maleducato rispondere a una chiamata mentre si dovrebbe ascoltare un altro che parla. Se avete un’urgenza o aspettate una chiamata importante, informate chi partecipa all’incontro, in modo da evitare occhiatacce e disapprovazione in caso di squilli inaspettati. Scusatevi, chiudete velocemente la chiamata e tornate a rivolgere la vostra attenzione alla riunione. Se avete con voi il cellulare, mettetelo in modalità silenziosa e possibilmente lasciatelo nella borsa.

Anche i messaggini possono essere un ottimo metodo di comunicazione ma possono anche essere una grande distrazione se esagerate. Non messaggiate durante una riunione o peggio ancora durante una conversazione in cui siete coinvolte. Pensate come vi sentireste voi, se la persona con cui state parlando e da cui vi aspettate la massima attenzione, si facesse distrarre da sms e messaggistica istantanea di vario genere!

L’etichetta della mail

Ricordatevi che il vostro indirizzo di posta personale deve essere professionale e riconoscibile.

Quando scrivete una mail tenete presente che l’oggetto è fondamentale per far comprendere al destinatario l’importanza della vostra mail.

Firmate sempre con nome e cognome, il vostro ruolo e le informazioni necessarie a contattarvi e se avete un sito, inserite il link.

Salvo il caso in cui scriviate alla vostra migliore amica, non esprimetevi con espressioni gergali e ricordatevi di controllare sintassi, grammatica e punteggiatura.

Non utilizzate la mail per comunicare brutte notizie, in questi casi è meglio fare una telefonata.

Non rimproverate nessuno, non fate pettegolezzi e neppure diffondete notizie poco chiare o non certe, quello che scrivete resta per sempre. Se poi qualcuno inoltrasse la vostra mail a persone a cui non avreste mai voluto arrivasse l’informazione, sarebbe un vero disastro! E non usate MAI la funzione ccn (copia conoscenza nascosta) perché è molto spesso fonte di guai.
Mantenete le vostre mail brevi e professionali. Se la mail dovesse risultare troppo lunga è meglio allegare un file con le informazioni che il ricevente possa stampare e leggere con calma.

I social network

I datori di lavoro, anche i potenziali e futuri, i clienti e fornitori, usano i social media per scoprire più informazioni possibili sui loro impiegati e sui possibili partner.

Fate sempre attenzione a quello che pubblicate e se proprio volete esprimere un vostro parere, calcolate bene le conseguenze che potrebbe avere sul vostro futuro professionale e personale. Avrete sicuramente sentito di impiegati denunciati o licenziati, opportunità e occasioni perse per un commento stupido o avventato.

Non pubblicate mai niente che non vorreste mai vedere riportata da altri e messa in evidenza, ameno che non sia una notizia che davvero volete che circoli. Una volta messa on-line, sia che si tratti di una foto, di una storia, anche un solo un semplice commento, non potrete mai cancellarla! Non pubblicate le foto di altri senza autorizzazione e non “taggatele” con commenti inappropriati.

Tenete sempre presente che le persone intorno a voi vi apprezzeranno se saranno certe di avere a che fare con una persona serena ed equilibrate, quindi meglio un sorriso che un broncio! Anche se dentro di voi siete terrorizzate, non datelo a vedere. Se non siete sicure di qualcosa, chiedete. La conoscenza è potere e dà maggiore sicurezza. Restate sempre calme, composte e ferme sulle vostre posizioni e riuscirete a superare qualunque tipo di situazione per quanto terribile vi possa apparire.